開始一份簡報

如果您是簡報的初學者，您會發現PowerPoint已經準備好協助您一步步的完成簡報的製作；如果您已是箇中好手，PowerPoint同樣的提供好用的工具，讓您輕鬆完成平日繁瑣的工作；若您的程度介於其間，PowerPoint也提供許多您在工作中所需要的輔助說明。

PowerPoint認為，製作專業的簡報必項包含兩項最基本的作業：草擬的大綱和一致性的設計。令人興奮的是PowerPoint能協助您完成這項初步的工作。您可以容易的發現到一個簡報圖形程式伴隨而來的是可供挑選的一系列專業設計範本。PowerPoint是個好用的程式它會協助您說什麼及如何說。

在這一章您將學習到如何開啟一份新的簡報，而且當您在工作時，PowerPoint將顯示許多輔助說明讓您知道該如何做。而在這一章的其他單元中，也將學習如何在PowerPoint的範例文件中工作，例如輸入文字、加入圖形、組織圖和花俏的視覺性的效果。


開始於簡報的內容

    如果您已經大致瞭解這份簡報的大概內容，您可利用下列的3種方法，將您的想法轉換到PowerPoint上，開始製作簡報。

  • 利用 內容大綱精靈 。您可以從中選擇已製作好的簡報，這些簡報由數張投影片組合而成，它們分別提供建議性的主題和相關大綱。而您的工作只需將這些建議的文字改為您自己的說明。若要加上圖形、統計圖表、其他的物件或是自行設計的圖案，就隨您了！

  • 直接讀取 Microsoft Word大綱檔案 。如果您在Word軟體中已擬好簡報草稿，您只需要執行一個步驟就能將這個大綱檔案載入。從自己建立的簡報內容開始工作會比挑個範例簡報來的方便，而且您會看到word大綱中的主題，在PowerPoint中就是一張張投影片。之後您可以再加上一些圖片或其他的物件充實您的簡報內容。

  • 您可以在PowerPoint中草擬簡報內容，在 大綱模式 中安排文字或是輸入文字在右上的投影片上，然後再將所需要的圖表、圖片或註解文字加入。

而這一章的開始單元，將逐一且詳細的解說上述三項的內容：

內容大綱精靈

PowerPoint或許不知道您需要說什麼，但它卻瞭解一個成功的溝通者是如何組織他們的簡報。所以PowerPoint的內容大綱精靈就收集了許多實用的簡報範例，大綱是開始簡報的起點。您可以選取大綱以符合下列這些需求：

  •  一般性簡報 

  •  公司簡報 

  •  專案簡報 

  •  業務/行銷簡報 

當建立一份簡報時， 內容大綱精靈 會要求您從下列的項目中做選擇：

  • 簡報類型，具體指出簡報的整體性主旨與主題內容。

  • 簡報樣式，請選定您的簡報將以何種方式輸出。(例如：在螢幕上播放簡報、在網站上播放或是製作成35mm幻燈片。)

  • 一般資訊將被包含在第一張和每張接續產生的投影片。

完成內容大綱精靈的操作後，將在 標準檢視 中顯示這份簡報。展示大綱文字也顯示它們的投影片。

您可以利用兩種方法來啟動 內容大綱精靈： 

  • 啟動PowerPoint，當 PowerPoint 對話方塊顯示(如圖2-1請參閱第30頁)，請在 內容大綱精靈 項目上連按兩下滑鼠左鍵，或選擇內容大綱精靈，按一下 確定 按鈕。

  • 或者，如果PowerPoint已經在執行中，請在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 指令，在 建立新簡報 對話方塊按一下 一般 標籤，然後在 內容大綱精靈 上連按兩下滑鼠左鍵。

無論您以那一種方式開啟 內容大綱精靈 ，您會看到如下圖所示的畫面。

 內容大綱精靈 將有三個詢問螢幕要求您做選擇，請依照下列的說明使用這個精靈：

  1. 第一個螢幕介紹內容大綱精靈給您，請按一下 下一步 按鈕，或鍵盤上 N ，到下一個螢幕。
  2. 在 內容大綱精靈 的第二個螢幕中，要求您選擇一個簡報類型。請按一下左方任一個 簡報類別 按鈕，例如按一下 一般 或 專案 簡報類型。然後再從右方的清單點中選擇 簡報樣式 ，例如選擇 策略建議 或 腦力激盪時間 ，按一下 下一步 繼續。

  3. 在 簡報樣式 畫面要求您選擇一種簡報的輸出方式(例如簡報將展示在您的電腦上、一個Web簡報、投影機或35mm幻燈片)。請按一下您要的選項，再按一下 下一步 。

  4. 最後的螢幕一簡報選項，詢問您這份簡報的標題和其他資訊，其包含每一張投影片的頁尾資料。您也可以選擇是否要加上日期和投影片編號而這些資訊也將顯示在每張投影片。在具體的指出您要的資訊後請按一下 下一步。 

  5. 當內容大綱精靈最後的螢幕出現後，按一下 完成 。這份新簡報即顯示在 標準檢視 中，大綱顯示在左方窗格而投影片顯示在右方。
    6. 請參閱

    想要進一步瞭解大綱模式和標準檢視的資訊，請參閱 <在大綱模式中輸入文字> 


請注意這份簡報不但包含每張投影片的標題也包含每張投影片的建議性內容，同時也套上了彩色的背景和一些圖案。

新增自製的簡報

除了來自內容大綱精靈的一系列標準簡報外，您可以增加您已經建立過的簡報。這不僅讓您自己製作的簡報在未來可以很容易的取用，它也可以協助您分門別類這些使用過的一般性簡報。因此您必須在這個精靈中將每個自訂的簡報放在所建議的簡報類別中。

要新增自製的簡報到 內容大綱精靈 ，您首先要將該檔案儲存成 簡報範本 ，然後再加入到內容大綱精靈的清單中。請依照下列的步驟操作：

  1. 請開啟要加入到內容大綱精靈中的簡報檔案。
  2. 在 檔案 功能表中按一下 另存新檔 指令，在另存新檔對話方塊中，按一下 檔案類型 旁的▼(下拉式按鈕)，從下拉式清單中選取 簡報範本 項目。
  3. 請在 檔案名稱 文字方塊中輸入這份簡報的名稱(或沿用之前的檔案名稱也可以)，再按一下 儲存 按鈕。

    4. 您的簡報現在已儲存成一個範本檔案。
  4. 開啟 內容大綱精靈 ，您可以在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 指令開啟 建立新簡報 對話方塊，然後按一下 一般 標籤，最後在 內容大綱精靈 上連按兩下滑鼠左鍵。
  5. 按一下 下一步 到 簡報類別 畫面。
  6. 請按一下您所需要簡報的類別代表按鈕。

    7. 請不要選擇 全部 ，因為這個類別所顯示的簡報名稱並沒有分類，將會花去您許多時間。
  7. 按一下 新增 按鈕，開啟 選取簡報範本 對話方塊。
  8. 在 選取簡報範本 對話方塊，請在您剛儲存的簡報範本檔案上連按兩下滑鼠左鍵。

    9. 您的簡報已經加入到某個您所選擇的簡報類型清單中。
  9. 按一下 完成。 

要在 內容大綱精靈 中 移除 新增的簡報，請開啟 內容大綱精靈 ，然後在內容大綱精靈的簡報類別(第二個畫面)按一下您要刪除的簡報名稱，然後按一下 移除 。請別擔心，這份簡報並沒有從您的電腦中被刪除，只是不再顯示在 內容大綱精靈 的簡報類型清單中。

使用已設計好的簡報

如果您想要直接開啟並使用已經設計好的內容大綱簡報和已製作好的簡報樣式，之後自己再來修改。這與 內容大綱精靈 項目不同，您不需要經由一連串的詢問才能開啟一份新的簡報。請依照下列的步驟操作：

  1. 啟動PowerPoint，在PowerPoint對話方塊如圖2-1，(請參閱第30頁)，然後在 簡報設計範本 項目上連按兩下滑鼠左鍵，在 建立新簡報 對話方塊中按一下 簡報 標籤。

    2. 或是，如果PowerPoint已經開啟，請在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 指令，然後在 建立新簡報 對話方塊中按一下 簡報 標籤。
    一系列已設計好的簡報清單顯示後，如果您按一下一個簡報，在右方的預覽窗格中將檢視第一張投影片和其他投影片的設計版面。
  2. 然後在您想要已設計好的簡報上連按兩下滑鼠左鍵。

定作一份內容大綱簡報

無論您是經由啟動PowerPoint時的 內容大綱精靈 項目或是在 建立新簡報 的 簡報 標籤中來選取一份已設計好的簡報，您都可以藉由修改投影片上的文字或是改變這份範本所提供給簡報的設計樣式，而定作出一份符合自己需求簡報的內容和設計外觀。

請參閱

想要進一步瞭解如何改變一份已設計好的簡報樣式，請參閱 改變簡報的外觀 。

要自訂一份內容大綱簡報，請啟動PowerPoint後，依照下列的步驟操作：

  1. 在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 指令，然後按一下 簡報 標籤。
  2. 請在您想要修改的簡報上連按兩下滑鼠左鍵。例如，開啟 腦力激盪時間 簡報。
  3. 請做任何您想要的改變，如編輯文字或改變範本的設計。(例如，請將第3張投影片上的概觀文字改為會議目的，並將「右下角的圖案拖曳到左下角」。)
  4. 修改完成後，請在 檔案 功能表中按一下 另存新檔 指令。
  5. 在 另存新檔 對話方塊中，在 檔案類型 的下拉式清單，選取 簡報範本 項目。
  6. 如果有需要，可以按一下 向上一層 按鈕或是在 儲存位置 下拉式清單中去尋找存放 自動內容大綱 簡報範本的資料夾位置。

    7. 而這個資料夾的代表位置是： \Program Files\Microsoft Office\Templates\編號子資料夾 。(您也可以在 另存新檔 對話方塊中的工具列上按一下 新增資料夾 按鈕，新增一個自己的資料夾將簡報範本檔案儲存在此，您可以在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 ，在 建立新簡報 對話方塊中檢視新增的資料夾標籤名稱和所儲存的範本檔案。)
  7. 然後按一下您先前開啟並修改的簡報範本(或是給予一個新的檔案名稱，以保留原來的)，例如 腦力激盪時間 簡報範本，按一下 儲存 ，當它提示您「這個檔案已存在，是否要取代...」再按一下 是 。

    8. 而當您下次再使用 內容大綱精靈 項目或在 建立新簡報 對話方塊的 簡報 標籤中選擇簡報時，您將可以選取相同的簡報類型，而它將反應在您之前這份簡報上所做的修改內容。

取用Microsoft Word的大綱文件

如果您已在Microsoft Word中準備好簡報的大綱資料，則可以很容易的將這份大綱 傳送 到PowerPoint中，然後使用這份資料做為製作簡報的起點。請依照下列的步驟操作：

請參閱

想要進一步瞭解如何變更現有的大綱資料，請參閱 匯入大綱資料 。

  1. 在Word中使用適當的樣式以產生出簡報的大綱文字，因為只有被標示為 標題樣式 的段落文字才能被轉移到PowerPoint的投影片上。在 Word 中將段落文字設定為標題字樣式後，建議您在 大綱模式 中來檢視這份文件以幫助您事先預覽這些投影片是如何的顯示在PowerPoint中。

    1. 游標停在「2000年電腦課程訓練計畫」段落上。
    2. 在 格式 工具列中按一下 樣式 旁的▼在清單中選 擇標題1。 
    3. 再選取「資訊室」及「John Wu」段落，在 樣式 下拉式清單中選擇 標題2。 
    4. 請依照上述的操作再分別為下列的段落設定標題1和標題2的樣式。
  2. 在 檔案 功能表中按一下 傳送到 指令，然後再按一下Microsoft PowerPoint指令。

    3. PowerPoint被啟動後，Word的大綱資料即轉換成PowerPoint的簡報。在 標準檢視 中，左方是大綱模式而右方是投影片的外觀和內容。而在Word中設定為 標題1 樣式的段落就成為投影片的標題文字，而 標題2 樣式就成為投影片中的項目文字，如下圖所示：

在空白投影片中草擬簡報內容

當您知道在這份簡報中要說些什麼時，您就要建立投影片，您可以直接跳到一份新簡報然後開始輸入簡報的草稿內容。您只需簡單的啟動PowerPoint後，在 PowerPoint 對話方塊中直接選取 空白簡報 項目，然後選取所需要的投影片版面配置。而如果PowerPoint已啟動，請依照下列的步驟來新增一份空白的簡報：

  • 在 一般 工具列中按一下 開新檔案 按鈕，然後在 新投影片 對話方塊中選取一種版面配置。


    • 開新檔案按鈕

  • 在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 以開啟 建立新簡報 對話方塊，然後在 一般 標籤的 空白簡報 上連按兩下滑鼠左鍵，然後在 新投影片 對話方塊中選取一種投影片版面配置。

  • 在 檔案 功能表中按一下 開新檔案 以開啟 建立新簡報 對話方塊，然後在 簡報設計範本 標籤中，選取一個簡報設計檔案，之後請在 新投影片 對話方塊中選取一種投影片版面配置。

無論您是使用那一種做法建立簡報，PowerPoint會在 標準檢視 中顯示您的第一張投影片。下列選項說明依據您的需要以調整投影片的檢視畫面：

  • 切換到 大綱模式 好讓您專心在簡報的文字及其組織結構。

  • 切換到 投影片檢視 來新增一張張的投影片，並輸入簡報的文字和圖案。此外您還可以在此環境中設計投影片的背景色彩和投影片的播放效果。

  • 切換到 標準檢視 您可以同時看到大綱、投影片和備忘稿的三合一畫面。



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