在PowerPoint工作時，您可以重覆上一次所操作的動作，例如：您剛剛將文字格式化粗體字，緊接著另一列文字也想設定相同的格式，此時您只要選取文字，在 編輯 功能表中按一下 重複粗體 指令，被選取的文字即設定為粗體字的格式。

在您編輯大綱文字時，您可能會需要尋找或取代某個文字。例如，在大綱文字中想要找出投影片上有公司名稱的文字；或想全面性更換在大綱文字中的銷售名稱等，您可以經由下列的說明，完成尋找或取代的工作。

如何尋找字串，請依照下列的步驟操作：

1. 在 編輯 功能表中按一下 尋找 指令。或按組合鍵 CTRL+F 。PowerPoint會顯示 尋找 對話方塊。


2. 在 尋找目標 文字方塊中輸入您要尋找的文字。
3. 按一下 尋找下一筆 按鈕。(或按 ENTER 鍵)此時被尋找到的字串會以選取模式(黑色方塊)被標示出來。

請注意，在 尋找 對話視窗中有三個核取方塊的項目，如果您選取 大小寫須相符 核取方塊，在尋找文字時只會找出完全符合大小寫的字串，例如您輸入man就不會找出「MAN」的字串。而選取 全字拼寫須相符 核取方塊，只會找出與尋找目標完全相同的字串，例如，您輸入constitution就不會找出constitutional的字串。而 全半型須相符 核取方塊，則針對中文字串。

如何取代字串，請依照下列的步驟操作：

1. 在 編輯 功能表中按一下 尋找 指令。或按組合鍵 CTRL+H 。(若 尋找 對話視窗已開啟，按一下 取代 按鈕。)PowerPoint會 顯示 尋找對話方塊。
2. 在尋找目標方塊中輸入要被取代的字串。
3. 在取代為方塊中輸入取代的字串。
4. 按一下尋找下一筆按鈕。


5. 之後，PowerPoint將標示被尋找到的字串，按一下 取代 按鈕，這個字串就被更換為取代的字串。例如，將 顯示 取代為 顥示 。

當然，如果您希望一次就能取代完簡報中被指定的字串，您只需按一下 全部取代 按鈕。建議您若沒有十足的把握，還是請您找到字串後再確認是否要取代。但您不妨利用 大小寫須相符、全字拼寫須相符 和 全半型須相符 核取方塊的設定，來加增您全部取代的準確性。

PowerPoint是個會記憶的程式，當您開啟 尋找 指令時，不妨先按下尋找目標旁的▼，在清單中是否會找到您之前曾經尋找或取代過字串。

如果在大綱文字中有英文字串，建議您在正式播放簡報時花點時間執行 英文拼字檢查 的功能！免得在眾目睽睽下被發現打錯字。

您是否注意到，在輸入英文資料時，某些單字的下方出現紅色波浪狀的線段，即表示該單字拼錯了，只需在該單字上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中挑選正確單字即可。

如何在簡報中執行英文拼字檢查，請依照下列的步驟操作：

最後，當PowerPoint顯示已完成拼字檢查的訊息時，請按一下 確定 按鈕以結束此項操作。

自訂拼字檢查字典 在執行拼字檢查時，若您按一下 新增 按鈕將目前這個單字加入到 CUSTOM.DIC 字典內，爾後Microsoft Office系列的軟體在執行此功能時，會認為這個單字是正確的而不會將它以拼錯的單字標示出來。因為它們共用同一套的字典─ CUSTOM.DIC 。 如果您在Microsoft Word中新增另一套補充字典，則同時可以在PowerPoint或其他Office軟體中使用這套字典來檢查英文單字。

提示

如果不小心將錯誤的單字加入到CUSTOM.DIC字典中，該如何移除呢？ 開啟 Microsoft Word 應用程式。 在 工具 功能表中按下 選項 ，然後再按一下 拼字與文法檢查 標籤，按一下 字典 按鈕。在 自訂字典 清單中選取 CUSTOM.DIC ，按一下 編輯 ，再按下 確定 。 在CUSTOM.DIC對話方塊中找出並選取這個錯誤的新增單字，按一下DEL鍵。 在 一般 工具列按一下 儲存檔案 ，因為這個CUSTOM.DIC並不是Word文件檔案，所以請按一下是，儲存這個檔案。 請關閉這個檔案，再輸入原先加入到CUSTOM.DIC字典中錯誤的單字，執行拼字檢查，看看是否會被標示為錯誤的單字。

警告

當您在繪製統計圖表、組織圖和插入內嵌物件時，PowerPoint是無法執行拼字檢查功能的。

自動校正的應用

在輸入英文資料時是否注意到，當您輸入teh按一下 空白鍵 即立刻變成the，這就是所謂的 自動校正 功能。如果您經常拼錯某個單字的某個字母，不妨將它加入到 自動校正 的清單中，當您下次再輸入這個拼錯的單字時，按一下 空白鍵 立刻變成正確的拼法。例如，當您輸入 captial 單字時，按一下 空白鍵 或 標點符號 立刻變成 capital 。此外您也可以利用這項功能，將經常輸入的較長文字(例如公司名稱、公司地址...等)加到自動校正內，只需先輸入代碼就能顯示您事先輸入的內容。

如何將字串加入到 自動校正 清單中，請依照下列的步驟操作：

1. 在 工具 功能表中按一下 自動校正 指令。 自動校正 對話方塊的畫面，如下圖所示：


2. 請確定 自動取代校正 核取方塊已被選取。
3. 在 取代 文字方塊中輸入錯誤單字(例如： monther )，再按一下右方的成為文字方塊，輸入正確單字(例如： mother )。然後按一下 確定 按鈕。又如，在 取代 文字方塊中輸入 微軟 ，在 成為 文字方塊中輸入 台灣微軟股份有限公司 。

所以下回當您輸入monther字串，再按一下 空白鍵 ，該錯誤單字即改正為mother單字。而如果輸入 微軟 ，將顯示為 台灣微軟股份有限公司 。若您想要 刪除 這個文字的自動校正，請在清單中挑選文字，再按一下刪除即可。

注意

如果您暫不需要這個自動校正的結果，請按組合鍵 CTRL+Z 或按一下 一般 工具列的 復原 按鈕。提醒您， 自動校正 功能在Microsoft Office系列軟體均可使用。

在大綱模式中組織文字的架構

當您要重新組織簡報中的文字時會發現 大綱模式 是個非常好的工作環境。您不僅可以重新排列標題文字或項目文字的次序，還可以將項目文字搬移到另一張標題之下。當然，刪除、複製或新增投影片標題或項目文字，都可以在大綱模式下完成。

選取標題和項目文字

在您重新組排文字的次序時，您必須先選取資料！您可以選取一個完整的標題(包含這張投影片的標題文字與項目文字)，或是數個標題文字，甚至是標題內的數個項目文字。

如何選取一個完整的標題資料，請參閱下列的方式：

• 按一下投影片編號


• 按一下標題文字左方的圖示


• 在標題文字上連按三下滑鼠左鍵


• 按一下標題文字，再按組合鍵 CTRL+SHIFT+向下鍵 

無論您利用上述那一種方式選取整個標題資料，其選取結果如下圖所示：

圖4-11.選取整個標題資料。

如何選取數個連續的投影片文字資料，請參閱下列的方式：

• 按住 SHIFT 鍵，再按一下每張標題文字左方的圖示


• 先按一下選取範圍的第一列文字，指標停在選取範圍的最後一列，按住 SHIFT 鍵，再按一下滑鼠左鍵。


• 指標停在投影片編號與圖示間，按住滑鼠左鍵並往下拖曳，就可以選取您所需要的投影片資料範圍。

如何選取投影片內的項目資料，如圖4-12所示。請參閱下列的方式：

• 按一下項目符號，即可選取這層項目和下層的所有文字。


• 在項目文字上，連按左鍵三下，即可選取這層項目和下層的所有文字。


• 將指標移到想要選取範圍的開頭文字上，拖曳到選取範圍最後的項目文字上。


• 在項目文字的開頭按滑鼠左鍵，再將指標移到該項目文字的結尾，按住 SHIFT 鍵，再按一下滑鼠左鍵。


• 將插入點移到項目文字的開頭，按住 SHIFT 鍵，再按 END 鍵，即選取這一列的項目文字。




圖4-12.選取一個項目的文字。

重新調整標題或項目文字的次序

在大綱模式中，您可以將選取的標題文字或項目文字往上或往下搬移，使您的簡報在邏輯與順序上更加堅強。例如：將敏感的標題放在簡報的頭幾張，好讓這些內容提早被發表，再將好的訊息放在後面，如此聽眾的情緒將被帶到最高點。

如何調整標題文字的次序，請參閱下列的畫面：

1. 指標移向要調整次序的投影片標題的圖示上。如圖4-13-1第三張投影片「客戶的需求」為例。
2. 按住滑鼠左鍵並往上(或往下)拖曳滑鼠，此時您會發現指標已改為「雙鍵號」的樣式，而且也顯示一條水平線，指引您當放開滑鼠左鍵時，這張投影片將被放在該處。
3. 當您放開滑鼠左鍵時，這張投影片已被放到新的位置上了。

結果將第三張「客戶的需求」投影片整張往上搬移到第二張的位置上，如圖4-13-2所示。

圖4-13.在 大綱模式 中利用 拖曳 投影片標題圖示來搬移(或調整)其的位置。

您也可以利用 大綱 工具列的 上移 或 下移 按鈕，將選取的投影片標題文字或項目文字往上或往下搬移。

在 投影片檢視模式 中，您也可以輕鬆的利用拖曳來搬移整張投影片；但在 大綱模式 中，您卻可以單獨將項目文字搬移到另一張標題(即另一張投影片)的項目文字內。這個操作與您搬移標題的做法一般。

將項目文字往上或往下搬移的方法，請根據以下的步驟操作：

1. 選取一個項目文字。
2. 按一下 大綱 工具列的 上移 或 下移 按鈕，直到您確定該項目文字的正確位置。或是將指標移向要選取的項目文字的圖示上，按住滑鼠左鍵並往上(或往下)拖曳滑鼠，此時您會發現指標已改為「雙鍵號」的樣式，同時也顯示一條水平線，指引您當放開滑鼠左鍵時，這個項目文字將被放在該處。



上移按鈕




下移按鈕

3. 放開滑鼠左鍵時，這個項目文字已被搬到新的位置上。

在 大綱模式 中，利用這種技巧您可很快速的將標題文字或項目文字調整到您認為適當的次序或位置上。這比您在 投影片檢視 中利用剪下和貼上的操作絕對省事多了。

提示

使用組合鍵調整標題或項目文字的次序 按 ALT+SHIFT+向下鍵 ，將選取的標題或項目文字往下移；而按 ALT+SHIFT+向上鍵 ，將選取的標題或項目文字往上移。

現在讓我們試著重新組織簡報的內容。

1. 請開啟先前我們儲存過的「新手機上市了」檔案。並切換到 大綱模式 中。(若您之前沒有儲存這個檔案，利用 內容大綱精靈 開啟 產品銷售或服務 ，並將它存檔為 產品與服務 。)
2. 在第三張標題文字 目標 的圖示上，按一下滑鼠左鍵，此時這張投影片的標題和項目文字全部被選取。指標移向該投影片的圖示，按一下滑鼠左鍵並往上拖曳，直到水平線移到上一張標題文字 客戶需求 上。
3. 放開滑鼠左鍵，標題文字 目標 就已成為第二張投影片。

接下來，試著將項目文字移到另一張投影片上。選取第四張投影片中的第二個項目文字，指標在項目符號上，按一下滑鼠左鍵往上拖曳到標題文字 客戶需求 之下，放開滑鼠左鍵，這個項目文字就從第四張被搬移到第二張。請再一次儲存檔案，因為在這章的後面單元，我們仍會使用到這個檔案做其他功能的應用。

改變標題或項目文字的層級

在本章稍前的單元中，我們曾經討論過如何將文字往右降一個層級，往左提升一個層級。如果您有需要將項目文字變為投影片的標題文字，或是將標題文字改為項目文字，請您利用下列的說明改變標題或項目文字的層級。

如何將項目文字提升一個層級，首先請選取某個項目文字，再參閱下列的說明：

• 按一下 大綱 工具列的 升級 按鈕。


• 按組合鍵 SHIFT+TAB 。或 ALT+SHIFT+向左鍵 。


• 按一下項目文字左方項目符號，並按住滑鼠左鍵往左拖曳滑鼠，放開滑鼠左鍵，您會發現不是只有這個文字往上升一層，連同它的下層文字也提升一層。

如圖4-14將第三張投影片的第一個項目文字「通訊新紀元」往上提一層，結果如圖4-14-2所示的結果是增加一個投影片的編號和圖示，也就是說「通訊新紀元」成為這張新投影片的標題文字。

圖4-14.提升一個項目文字為一張新投影片的標題文字。

如何將標題或項目文字降為下一個層級，首先請選取標題文字或項目文字，再參閱下列的說明：

• 按一下 大綱 工具列的 降級 按鈕。


• 按 TAB 鍵。或 ALT+SHIFT+向右鍵 。


• 按一下標題文字或項目文字左方的圖示，並按住滑鼠左鍵往右拖曳滑鼠，放開滑鼠左鍵，您會發現不是只有這個項文字往下降一層，連同其它的下層文字也下降一層。

當您在組織簡報中的標題與項目文字時，您本身可以很清楚的知道在投影片上有那些文字內容。例如，如圖4-15-1左方的大綱資料中，您會發現這份簡報的內容只有兩張投影片，而第二張投影片的項目文字太多，您不妨在「the action」的文字結尾按 ENTER 鍵以產生另一個新的項目文字，輸入「What I love to Do in New York」文字，再按一下 升級 按鈕讓這個項目文字變成為一張新投影片的標題文字。如圖4-15-2右方的結果。

圖4-15.太多項目文字的投影片(左圖)；分為兩張投影片的效果(右圖)。

隱藏或展開項目文字

當您在大綱模式中工作時，有時您會需要檢視所有的標題文字而想暫時不看項目文字。按一下 大綱 工具列的 全部摺疊 按鈕，將項目文字全部暫時隱藏起來，只顯示每張投影片的標題文字，而按一下 全部展開 按鈕，所有的項目文字會顯示出來了。當然您也可以按一下 摺疊 ，只隱藏目前這張投影片的項目文字，而按一下 展開 按鈕，只顯示目前這張投影片中被隱藏的項目文字。

如何隱藏項目文字，請依照下列的步驟操作：

1. 指標在任何文字上，按一下滑鼠左鍵。
2. 按一下 大綱 工具列的 摺疊 按鈕，或按組合鍵 ALT+SHIFT+－ 。此時在這項標題文字的下方會顯示灰色的底線，即表示它的項目文字被隱藏了。

摺疊按鈕

提示

為什麼要摺疊項目文字 當您將標題文字下的項目文字，利用 摺疊 功能將它們隱藏起來時，其實這些項目文字仍然是該投影片的一部份，所以當您搬移字大小標題文字時項目文字也一起被搬移。當項目文字被摺疊起來時，您會覺得更容易重新組織簡報的大綱。

如何展開被摺疊的項目文字，請依照下列的步驟操作：

1. 按一下該項目文字被摺疊的標題文字。
2. 按一下 展開 按鈕，或按組合鍵 ALT+SHIFT++ 。

若要將這份簡報中所有項目文字快速的摺疊起來，請按一下 全部摺疊按鈕 ，或按組合鍵 ALT+SHIFT+1 。同樣的，想要快速的展開所有被摺疊起來的項目文字，請按一下 全部展開 按鈕，或按組合鍵 ALT+SHIFT+A 。

展開按鈕

全部摺疊按鈕

全部展開按鈕

接下來，請開啟先前所儲存的 新手機上市了 檔案。(若您之前沒有儲存這個檔案，利用 內容大綱精靈 開啟 產品銷售或服務 ，並將它存檔為 產品與服務 。)並切換到 大綱模式中 ，按一下 全部摺疊 按鈕，將只顯示出這份簡報的標題文字。請將 客戶需求 標題文字搬移到 目標 標題文字之下，之後請按一下 展開 按鈕，此時只有這張投影片的項目文字一起被顯示，最後按一下 全部展開 按鈕，這份簡報的其他項目文字都已展開了。

或許您想要將這個檔案再儲存起來以備其他章節使用，但原則上這章稍後的單元並不會將這個檔案做太多的改變。

在大綱模式中格式化文字

在格式化簡報資料時， 投影片檢視 是個最佳的工作環境，因為您可以看到所格式化的文字是否適合投影片的背景設計。然而，您仍可在 大綱模式 中將一些特殊的名詞文字加上 斜體 的變化，或是將公式所需要的字串改為 上標 格式。

在 大綱模式 中要格式化文字請先選取該文字範圍，然後按一下 格式 工具列的 格式 按鈕，或按一下 格式 功能表的 字型 指令，或按一下滑鼠右鍵的快顯功能表。例如，按一下 格式 功能表的 字型 指令，或指標在選取範圍上按一下滑鼠右鍵在快顯功能表中選取 字型 ，將顯示 字型 對話方塊，如圖4-16。而這樣的格式化字型不論您是在 投影片檢視 或 大綱模式 都是相同的操作。

請參閱

想要進一步瞭解如何選取文字，請參閱 選取文字以執行編輯功能

圖4-16.字型對話方塊。

想要進一步瞭解如何格式化文字，請參閱 <在投影片檢視格式化文字> 。

在 投影片檢視 設定字型格式時您可以看到它的變化；但同樣的設定字型格式在 大綱模式 中卻無法立即顯示其改變，但在 格式 工具列中則能看見剛剛所設定的字型或大小，請在 大綱 工具列中按一下 顯示格式設定 按鈕顯示部份的格式設定。

匯入大綱資料

如果您已在其他軟體製作好一份完整的簡報大綱文字，您可以不需要經由PowerPoint冗長的建立簡報的過程，而只要將它 匯入 到PowerPoint即開始進一步編輯它。

從Microsoft Word匯入大綱

您可以在Microsoft Word產生簡報的大綱文字，然後再將它匯出到PowerPoint。而在Microsoft Word輸入簡報的大綱文字時，您可以充份利用Microsoft Word的同義字功能。

將Microsoft Word檔案匯入到PowerPoint是件非常容易的事，所以如果有人將整個簡報大綱建立在Microsoft Word並交給您來製作簡報，您只要將該Microsoft Word檔案匯入到PowerPoint中，再套上現有的範本格式即可了。

如何將Microsoft Word檔案匯入到PowerPoint，請依照下列的步驟操作：

1. 開啟Microsoft Word。
2. 請利用適當的 標題字樣式 分別定義各段落的層級，因為凡是被指定為標題字的各段落，才能轉換到PowerPoint中。並建議您更換到 大綱模式 ，因為您可以事先看到將顯示在PowerPoint中的結果。如何定義各段落的標題字樣式，請參閱 <取用Microsoft Word的大綱文件> 。
3. 在 檔案 功能表中按一下 傳送到 指令，再按一下 Microsoft Power-Point 。PowerPoint將被開啟，而Word大綱資料已轉換到PowerPoint的 標準檢視 中。您是否注意到：凡是標題1樣式的段落已成為投影片的標題文字，而以下的標題樣式文字，就是項目文字。

如圖4-17所顯示的是在Microsoft Word大綱模式中所看到的大綱文字，如圖4-18則是已匯入到PowerPoint的大綱文字。

圖4-17.在Microsoft Word中的大綱文字。

圖4-18.匯入到Power-Point中的Word大綱文字。

提示

在投影片上重新分配過多的項目文字 如果在Microsoft Word的大綱資料中包含太多詳細的資料，當匯入到PowerPoint時您會發現在這張投影片上太擁擠而不是您所希望的效果時，如果Office小幫手的程式已安裝且設定要顯示這個小幫手，您將發現在這張投影片上出現一個黃色燈泡的圖示，請您按一下這個圖示，它會建議您如何來分割這張投影片。

提示

複製Word大綱文字到PowerPoint最好的方法 一個最快速的方法可以讓您從Word大綱中建立出一份新的PowerPoint簡報，就是在 檔案總管 視窗(或 我的電腦 )將已儲存好的Word大綱檔案直接 拖曳 到PowerPoint視窗中，這樣一份新的簡報就在PowerPoint中被開啟，其內容與格式如同您在Word所看到的一般。

注意

Microsoft Word提供九層的標題字樣式，而PowerPoint只有五層，所以在Word的大綱文字最多只能使用到第五層的標題字，而其餘的標題文字將一律被轉換到第五層上。

從其他軟體匯入大綱文字

大部份的文書軟體能將大綱文字匯出，而PowerPoint也像其他簡報軟體一樣能匯入其他軟體的大綱文字。例如，在文字軟體中各段落以 縮排 方式區分簡報中的標題文字或項目文字，再將檔案存成 RTF (Rich Text Format)格式；或是將檔案存成 ASCII 格式，但大綱中的文字段落以 TAB 鍵來區分標題文字和項目文字。當PowerPoint 匯入 這些檔案時，就會依據是否有 縮排 或 定位點 來分析那些是標題文字或項目文字。

如何匯入大綱文字，請依照下列的步驟操作：

1. 在 一般 工具列按一下 開啟舊檔 按鈕，或在 檔案 功能表中按一下 開啟舊檔 指令。此時顯示開啟舊檔對話方塊。
2. 在 檔案格式 下拉式清單中，選取 所有檔案 。
3. 切換到您存放這些大綱檔案的資料夾上，按一下要 開啟 的檔案，再按一下開啟，PowerPoint將以簡報樣式開啟該檔案。

在目前的簡報中插入大綱檔案

除了利用將Microsoft Word大綱文字匯出到PowerPoint以建立簡報外，您也可以在現有的簡報中插入其他軟體所製作的大綱檔案，以補充簡報的內容而不需要再輸入相同的文字資料。

如何在現有簡報中插入大綱檔案，請依照下列的步驟操作：

1. 在 大綱模式 中，按一下某一投影片的標題文字，因為這即將插入進來的大綱文字將會被放在這張投影片之下。
2. 在 插入 功能表中按一下從 大綱插入投影片 指令，PowerPoint會顯示 插入大綱 對話方塊，如下圖所示：


3. 在 插入大綱 對話方塊中，切換到存放大綱檔案的資料夾上，按一下要開啟的檔案，再按一下 插入 。PowerPoint會依據 縮排 或 定位點 來判斷那些是標題文字和項目文字，並加上投影片編號和圖示。若原來的大綱文字超過五層，其餘的文字將一律被放在第五層上。

注意

在匯入大綱檔案時，您也可以在 投影片檢視 中執行這項功能，只要切換到之後要插入大綱檔案的投影片，再依照之前所提的步驟2~3操作即可。

不論您是以匯入的方式產生一份新的簡報，或是在現有的簡報中插入大綱檔案，您都可以像在 大綱模式 中自行輸入簡報文字一般修改並編輯它們。

在本章，您學習如何在大綱模式中產生和修改簡報大綱的文字，這是一個能讓您專心從事組織文思架構的最佳工作環境。而在下一章中，您將會學習如何在 投影片檢視 中建立簡報文字，而且還可以檢視並修改單一的投影片設計外觀和格式。

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