同樣的，如果您選取的是儲存格範圍，當您執行刪除功能時，會顯示 刪除 對話方塊，在這個對話方塊中，您可以指定要刪除後其右側儲存格往左移，或是下方儲存格往上移，亦或是指定要刪除整欄或整列。

但如果您只是想要刪除儲存格的資料，而不希望右方或下方的儲存格被移上來，您只要選取儲存格後，在 編輯 功能表中按一下 清除 指令，然後再按一下 內容 ；或指標停在選取範圍上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 清除內容 指令即可。當然，最快速的方法是直接按 DELETE 鍵。

在統計圖表中，您或許希望某組的資料暫時不要顯示出來，而又不想在工作表中將它刪除， 指定欄列的顯示與否 將是利用相同工作表而製作出數個圖表中最有效的功能設定。例如，在一圖表中您要比較某幾組特定的資料，而另一個圖表則是比較不同性質的組別資料，然而都要使用相同的工作表。

指標移向暫不顯示在圖表的欄名或列號上連按兩下滑鼠左鍵，該欄列將以灰暗的顏色標示，且在圖表上該資料也立刻消失。如果想要回復這組資料，只要在該欄列再連按兩下滑鼠左鍵即可。

但如果您希望能同時排除鄰近的數欄或數列的資料，首先請先選取該數欄或數列，在 資料 功能表中按一下 不包含列或欄 指令，此時請在 不包含列或欄 對話方塊中，如圖6-10，選擇 欄 或 列 即可。

同樣的，如果要回復被排除的數欄數列，請先選取該數欄或數列，在 資料 功能表中按一下 包含列或欄指令 ，此時請在 包含列或欄 對話方塊中選擇 欄 或 列 即可。

在建立圖表時， Microsoft Graphic 會依照非常明確的規則說明如何安排工作表上的資料。您必須知道這些原則才能確保您所選擇的圖表類型是否正確的將資料表達出來。而接下來的單元將解釋在不同圖表類型中其使用的原則。

圓形圖只能將一組數列的資料繪製成圖形，再將項目上的每組數字轉換成百分比(可更改為顯示數字)顯示在每一個扇形方塊上。而環圈圖可以繪製出數個數列資料，並以同心圓為軸每一項目就是一個實心圓。如果要以立體的方式顯示圖表，建議您使用直條圖或橫條圖的副圖表類型中的堆疊圖或100%堆疊圖，而每個直條圖或橫條圖都可以表現出不同數列資料上每個類別。

如果您在工作表上新增資料，原則上圓形圖將以第一個數列的資料來繪製圖形，如果想以其他數列來繪製圓形圖，請用 不包含列或欄 指令來隱藏其他數列的資料，或將指標移向暫不顯示的列號上連按兩下滑鼠左鍵。例如，只要繪製第三數列資料為圓形圖，請將第一列及第二列的資料排除在外。如圖6-11所示，這個圓形圖只繪製第三列的資料，而在工作表中第一列及第二列的資料也已被排除(以灰色的字顯示)。您同時也注意到在第三列資料的列號上標示圓形圖的圖示。

無論您選取直條圖、橫條圖、折線圖或曲面圖，它們一律將工作表上所有的資料繪製成指定的圖表。一旦您在工作表上增加項目或組別資料，圖表將立即繪製成圖形。在預設值中， Microsoft Graphic 將列資料解釋為項目(即 圖例 )，而欄資料則繪製成為X軸。若在圖表上要將欄資料換成項目，請在 一般 工具列中按一下 循欄 按鈕即可。

當您在列中輸入數字後選擇循欄而無論建立的是橫條圖或直條圖，您同樣可以正確的檢視這資料。實際上，您不妨試著以循列或循欄做為圖表的項目，比較看看那一種圖表看起來較為清楚。例如，如圖6-12，是以循列為項目繪製的圖表，如圖6-13，是以循欄為項目所繪製的圖表。您是否看出圖6-12是各項郵件傳送的對照表，而圖6-13是比較各種郵件種類的對照表。

要建立XY軸散佈圖，必須在某一欄上輸入X軸的數值，然後在隔壁的一欄輸入Y軸上的數字。而要建立泡泡圖，除了輸X、Y軸的數值外，請在緊鄰的一欄上輸入泡泡的大小。如圖6-14所示的是XY軸散佈圖及工作表資料，而如圖6-15所示的是泡泡圖與工作表資料。

將數列的數字資料做為不同放射狀軸線的資料點，以產生雷達圖。所有的資料點都以直線連結同一數列的資料點，以形成網站式的雷達圖。當您在列上輸入資料，每一欄則以不同的放射狀軸線(將每欄最上的文字標籤定義為軸名稱)代表。如圖6-16所示的雷達圖與工作表資料。

要建立一張股票圖，您必須分別在不同的數列上輸入該股票的最高點數字、最低點數字...等諸如此類的資料。而您輸入數字的次序是非常重要的。如果這股票是以列的方向來繪製圖表，如表6-1所提供的組合方案：

如圖6-17所示的最高-最低-收盤的股票圖與工作表資料

如果想要繪製「成交量-最高-最低-收盤」或「成交量-開盤-最高-最低-收盤」其中「成交量」的數字資料，請務放在第一列上。而且「成交量」的數值將會顯示為主座標軸的數值Y軸上，並顯示在圖表上的左方。所以您可以在 圖表選項 對話方塊的 座標軸 標籤中，在 主要座標軸 項目中單獨格式化數值Y軸。

如果您已在Microsoft Excel的工作表輸入統計圖表所需要的資料，您或許希望在PowerPoint中也能建立相同的圖表，而不需再次輸入相同的資料。如您所願，您可以很輕鬆的將Excel的工作表資料轉換到PowerPoint上，實際上如果您需要，甚至可以將Excel工作表資料 連結 到PowerPoint上，一旦來源資料(指Excel工作表資料)更改，在PowerPoint上的資料也將隨時更新。當然您也可以將繪製在Excel的圖表以拖放方式搬移(或複製)到PowerPoint視窗上。

將Excel資料匯入PowerPoint的圖表上，請在圖表視窗上， 編輯 功能表中按一下 匯入 檔案指令，然後選取要匯入的Excel檔案，再輸入其資料範圍的位置(例如，sheet1工作表或範圍b2:e5)。

為了練習上述內容，現在請先在Excel程式中輸入如下圖所示的工作表資料，並存檔在 My Documents 資料夾內，並將檔案命名 expenses 。

而如何將它匯入PowerPoint的圖表，其操作步驟如下：

1. 請先確定在PowerPoint中已開啟 圖表視窗 ，而且已顯示工作表。如果工作表沒有出現在畫面上，請在 一般 工具列中按一下 檢視資料工作表 按鈕。
2. 請選取在工作表中最左上方的儲存格，這是匯入的資料將被放置的位置。
3. 在 編輯 功能表中按一下 匯入檔案 指令，以開啟 匯入檔案 對話方塊，如下圖所示：
4. 請按一下 查詢 旁的▼(下拉式按鈕)；或按一下 向上一層 按鈕，將資料夾切換到放置 expenses 檔案的資料夾上。
5. 在 expenses 檔案上連按兩下滑鼠左鍵。



6. 請在活頁薄中選取匯入資料的工作表名稱。
7. 如果匯入的並不是整張工作表的資料(或並不從A1儲存格開始的資料)，請在 匯入 選項的 範圍 文字方塊中輸入要匯入的儲存格位址(例如:A2:E5)，或範圍名稱(例如， 支出 )。

請清除 蓋過現有儲存格 核取方塊，匯入的資料將不會覆蓋工作表；若選取這個核取方塊，則匯入的資料會取代工作表原有的資料。
8. 按一下 確定 ，被指定要匯入的Excel資料即顯示在圖表視窗的工作表內，如下圖所示：

提示

將數個Excel工作表資料合併到工作表上 您可以利用 匯入資料 的指令，將數個Excel工作表的資料合併到PowerPoint圖表中的同一張工作表。匯入第一張工作表後，在圖表的工作表再選取另一個儲存格(請確認這個儲存格位置與之前匯入的資料具有延續性)，再匯入第二張工作表，以此類推。同時要注意在 選取資料選項 對話方塊中，務必清除 蓋過現有儲存格 核取方塊，以避免之後匯入的資料覆蓋之前的資料。

注意

在圖表視窗中，當您只想單純的複製Excel工作表上的資料，可以使用 匯入檔案 指令；然而，如果想要建立一份PowerPoint與Excel有連結的資料，您必須使用不同的處理過程，這個部份將在下一節中討論。

建立Excel與Microsoft Graph的連結tc "建立Excel與Microsoft Graph的連結"

在Excel與Microsoft Graph(即PowerPoint的圖表程式)中建立一份相同資料的連結，這將允許您在Excel修改數字資料時，立即自動的更新在PowerPoint上的資料。

請先在Excel中將資料複製，再切換到PowerPoint中的圖表視窗，然後在 編輯 功能表中按一下 貼上連結 指令，則被貼在工作表上的資料將與Excel的原始資料自動建立連結。

要如何建立工作表資料的連結，請依照下列的步驟操作：

1. 在Excel視窗中，請選取想連結到PowerPoint上的資料。如下圖所示：


2. 在Excel 編輯 功能表中按一下 複製 指令(或您已習慣的操作方式)。這個被選取的資料將複製到Windows的剪貼簿上。
3. 切換到PowerPoint視窗，在 圖表 配置區的位置上連按兩下滑鼠左鍵開啟圖表視窗，並將工作表顯示在畫面上。(如果沒有顯示出來，請在 一般 工具列中按一下 檢視資料表 按鈕。)然後在工作表選取最左上角的儲存格勝(要貼上資料的位置)。
4. 在圖表的 編輯 功能表中按一下 貼上連結 指令，此時顯示 注意 視窗，按一下 確定 按鈕，所貼上的資料將取代工作表原有的資料；若按一下 取消 按鈕，請再點取其他空白的儲存格位置，再執行一次 貼上連結 指令。最後，在圖表的工作表中將顯示Excel的資料，如下圖所示：

更新連結資料

當您在Excel與PowerPoint間建立資料的連結，這個連結功能將自動的執行更新動作，除非您在PowerPoint中設定 手動 更新連結。為了證明連結互動結果，您可以將Excel與PowerPoint兩個視窗並排在畫面上，然後在Excel視窗中更改某些數字資料，則您將隨即在PowerPoint視窗中看到其資料已自動更新。

在PowerPoint的工作表中雖然您也可以編輯資料，但修改PowerPoint的工作表內容，在Excel中將回復成Excel修改過的結果。因為這是單向的連結，也就是說，當您更改資料來源(在此指的是Excel)的內容時，貼上連結的目的資料(在此指的是PowerPoint)才會被更新；反之，更改目的資料則不會影響到來源資料。

在圖表視窗的 編輯 功能表中按一下 連結 指令，可以改變連結的屬性。當 連結 對話方塊顯示時，如圖6-18，請在左下方的 更新 選項中按一下 手動 項目，如此一來，您必須按一下 立即更新 按鈕，才能執行更新連結資料的動作。至於其他的選項，如 開啟來源 ─允許您在開啟資料來源後再做修改(如此就不必為了找不到來源資料而傷腦筋)；或是 更改來源 ─選擇不同的Excel檔案或工作表中的資料範圍；或是 中斷連結 ─中斷與來源程式的連結，假設您更改Excel資料(來源資料)，其PowerPoint的工作表資料(目的資料)將不會有任何的改變。

圖6-18. 連結 對話方塊。

取用資料庫檔案中的資料

當您要建立圖表的資料是建立在一個ASCII檔案(一個無任何格式的純文字檔)，您可以利用 匯入檔案 指令將它匯入到圖表視窗上的工作表，而這個檔案將以Tab鍵、分號、逗號或空格被分隔成數欄。

如何匯入純文字檔案到圖表視窗，請依照下列的步驟操作：

1. 在圖表視窗的工作表上，按一下最左上角的儲存格位置，其為匯入資料的所在位置。
2. 在 編輯 功能表中按一下 匯入檔案 指令，在 匯入檔案 對話方塊中按一下 檔案類型 旁的▼(下拉式按鈕)，選取 文字檔案 。
3. 請按一下 查詢 旁的▼下拉式按鈕，或按一下 向上一層 按鈕，將資料夾切換到放置文字檔案的資料夾上，然後在您要匯入的檔案名稱上連按兩下滑鼠左鍵。此時 匯入字串精靈 對話方塊，如下圖所示：


如果純文字資料是由 Tab鍵、分號 或 逗號 做為分欄字元，則在 匯入字串精靈 步驟3之1對話方塊中，在 輸入資料類型 選項中，將自動判定為以 分隔符號 做為各欄之間的分欄字元；但若是以 空 格做為分欄字元則判定為 固定寬度 。而在下方的 預覽檔案 窗格中，您將事先檢視將被匯入的檔案樣式。
4. 請按一下 下一步 到步驟3之2，如下圖所示：


5. 如果 匯入字串精靈 無法正確判定這個純文字檔是以何種分欄字元為做欄與欄之間的分隔設定，請您在 分隔符號 選項中選取正確的分欄字元。(原則上， 匯入字串精靈 是以 Tab鍵 為預設的分隔符號。)例如，文字檔是以逗號或分號做為分隔符號，則請選擇逗號或分號。而其結果請參閱下方 預覽分欄結果 的窗格。
6. 請按一下 下一步 到步驟3之3，如下圖所示：


7. 如果您在 預覽分欄結果 窗格內，發現某個欄位的格式不正確，請在 預覽分欄結果 窗格內選取該欄，然後在右上角的 欄位的資料格式 選項中選取該欄正確的格式。
8. 按一下 完成 按鈕，即完成 匯入檔案 的操作，此時這個文字檔的資料已顯示在圖表中的工作表上，您仍可以再格式化這些資料，使它們與圖表相稱。

圖表的其他功能，請參閱 第七章 ，您將學習如何修改圖表以滿足高品質的需求。

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