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取用Microsoft Excel的工作表資料

如果您已在Microsoft Excel的工作表輸入統計圖表所需要的資料，您或許希望在PowerPoint中也能建立相同的圖表，而不需再次輸入相同的資料。如您所願，您可以很輕鬆的將Excel的工作表資料轉換到PowerPoint上，實際上如果您需要，甚至可以將Excel工作表資料連結到PowerPoint上，一旦來源資料(指Excel工作表資料)更改，在PowerPoint上的資料也將隨時更新。當然您也可以將繪製在Excel的圖表以拖放方式搬移(或複製)到PowerPoint視窗上。

將Excel資料匯入到PowerPoint的圖表上

將Excel資料匯入PowerPoint的圖表上，請在圖表視窗上，編輯功能表中按一下匯入檔案指令，然後選取要匯入的Excel檔案，再輸入其資料範圍的位置(例如，sheet1工作表或範圍b2:e5)。

為了練習上述內容，現在請先在Excel程式中輸入如下圖所示的工作表資料，並存檔在 My Documents 資料夾內，並將檔案命名 expenses 。

而如何將它匯入PowerPoint的圖表，其操作步驟如下：

請先確定在PowerPoint中已開啟圖表視窗，而且已顯示工作表。如果工作表沒有出現在畫面上，請在一般工具列中按一下 檢視資料工作表 按鈕。

請選取在工作表中最左上方的儲存格，這是匯入的資料將被放置的位置。

在編輯功能表中按一下 匯入檔案 指令，以開啟 匯入檔案 對話方塊，如下圖所示：

請按一下查詢旁的▼(下拉式按鈕)；或按一下 向上一層 按鈕，將資料夾切換到放置 expenses 檔案的資料夾上。

在 expenses 檔案上連按兩下滑鼠左鍵。

請在活頁薄中選取匯入資料的工作表名稱。

如果匯入的並不是整張工作表的資料(或並不從A1儲存格開始的資料)，請在匯入選項的範圍文字方塊中輸入要匯入的儲存格位址(例如:A2:E5)，或範圍名稱(例如，支出 )。

請清除蓋過現有儲存格核取方塊，匯入的資料將不會覆蓋工作表；若選取這個核取方塊，則匯入的資料會取代工作表原有的資料。

按一下確定，被指定要匯入的Excel資料即顯示在圖表視窗的工作表內，如下圖所示：

提示

將數個Excel工作表資料合併到工作表上

您可以利用匯入資料的指令，將數個Excel工作表的資料合併到PowerPoint圖表中的同一張工作表。匯入第一張工作表後，在圖表的工作表再選取另一個儲存格(請確認這個儲存格位置與之前匯入的資料具有延續性)，再匯入第二張工作表，以此類推。同時要注意在選取資料選項對話方塊中，務必清除蓋過現有儲存格核取方塊，以避免之後匯入的資料覆蓋之前的資料。

注意

在圖表視窗中，當您只想單純的複製Excel工作表上的資料，可以使用匯入檔案指令；然而，如果想要建立一份PowerPoint與Excel有連結的資料，您必須使用不同的處理過程，這個部份將在下一節中討論。

建立Excel與Microsoft Graph的連結tc "建立Excel與Microsoft Graph的連結"

在Excel與Microsoft Graph(即PowerPoint的圖表程式)中建立一份相同資料的連結，這將允許您在Excel修改數字資料時，立即自動的更新在PowerPoint上的資料。

請先在Excel中將資料複製，再切換到PowerPoint中的圖表視窗，然後在編輯功能表中按一下 貼上連結 指令，則被貼在工作表上的資料將與Excel的原始資料自動建立連結。

要如何建立工作表資料的連結，請依照下列的步驟操作：

在Excel視窗中，請選取想連結到PowerPoint上的資料。如下圖所示：

在Excel 編輯功能表中按一下複製指令(或您已習慣的操作方式)。這個被選取的資料將複製到Windows的剪貼簿上。

切換到PowerPoint視窗，在圖表配置區的位置上連按兩下滑鼠左鍵開啟圖表視窗，並將工作表顯示在畫面上。(如果沒有顯示出來，請在一般工具列中按一下 檢視資料表 按鈕。)然後在工作表選取最左上角的儲存格勝(要貼上資料的位置)。

在圖表的編輯功能表中按一下 貼上連結 指令，此時顯示注意視窗，按一下確定按鈕，所貼上的資料將取代工作表原有的資料；若按一下取消按鈕，請再點取其他空白的儲存格位置，再執行一次貼上連結指令。最後，在圖表的工作表中將顯示Excel的資料，如下圖所示：

更新連結資料

當您在Excel與PowerPoint間建立資料的連結，這個連結功能將自動的執行更新動作，除非您在PowerPoint中設定手動更新連結。為了證明連結互動結果，您可以將Excel與PowerPoint兩個視窗並排在畫面上，然後在Excel視窗中更改某些數字資料，則您將隨即在PowerPoint視窗中看到其資料已自動更新。

在PowerPoint的工作表中雖然您也可以編輯資料，但修改PowerPoint的工作表內容，在Excel中將回復成Excel修改過的結果。因為這是單向的連結，也就是說，當您更改資料來源(在此指的是Excel)的內容時，貼上連結的目的資料(在此指的是PowerPoint)才會被更新；反之，更改目的資料則不會影響到來源資料。

在圖表視窗的編輯功能表中按一下連結指令，可以改變連結的屬性。當連結對話方塊顯示時，如圖6-18，請在左下方的更新選項中按一下手動項目，如此一來，您必須按一下 立即更新 按鈕，才能執行更新連結資料的動作。至於其他的選項，如開啟來源 ─允許您在開啟資料來源後再做修改(如此就不必為了找不到來源資料而傷腦筋)；或是更改來源 ─選擇不同的Excel檔案或工作表中的資料範圍；或是中斷連結 ─中斷與來源程式的連結，假設您更改Excel資料(來源資料)，其PowerPoint的工作表資料(目的資料)將不會有任何的改變。

圖6-18. 連結對話方塊。