如果目前投影片上有一個統計圖表的物件，可以為這個圖表設定動畫效果。例如，設定直條圖或橫條圖上的條圖一個一個的顯示。若要為圖表加上動畫效果，必須開啟 自訂動畫 對話方塊，請參閱下列的方式將這個對話方塊顯示：

• 在 投影片放映 功能表中按一下 自訂動畫 指令。


• 在 動畫效果 工具列中按一下 自訂動畫 按鈕。


• 將指標移向某個物件按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 自訂動畫 指令。

進入 自訂動畫 對話方塊，請在 檢查動畫物件順序 上按一下圖表物件，並按一下 圖表效果 標籤，如圖15-12所示。首先請在 圖表元件顯示方式 中指定是以整個圖表或以圖表中整組或個別的數列或類別顯示，然後在右方的 動畫和聲音 選項中選取播放的動畫效果及音效，最後再決定 播放動畫後 是否要改變物件的顏色或將它隱藏。同時您不妨在 圖表元件顯示方式 選擇 依數列 或 依數列元素 的顯示方式，然後按一下 預覽 按鈕，看看這兩者的不同之處。

多媒體元件就是放在投影片上的聲音、影片或動畫圖案物件，而在 自訂動畫 對話方塊中，它們以多媒體字樣表示。

利用 自訂動畫 的選項可以改變多媒體物件的播放方式，首先請在 檢查動畫物件順序 上按一下多媒體物件，並按一下 多媒體播放設定 標籤，如圖15-13所示。請選取 使用動畫順序播放 核取方塊，其中當播 放時暫停放映投影片 是預設值(這個設定比較適合影片物件)；如果音效物件是播放投影片時的背景音樂，請設定為 繼續放映投影片 ，或在 停止播放 選項中指定這個音效在播放到第幾張投影片時就停止播放。而按一下 其他選項 按鈕，可以設定這個多媒體物件是否要循環播放。

在 投影片放映 時如果不希望顯示多媒體圖示(例如音效圖示)，請在 檢查動畫物件順序 清單中選取這個物件，並在 多媒體播放設定 標籤中選取 不播放時隱藏起來 核取方塊。

當完成一份簡報後，您或許會發覺有些投影片並不適合在某場合中出現，但在其他場合又需要它們，則您可以將它們隱藏。在放映投影片時不會將其顯示，除非您呼叫它。如何隱藏暫不放映的投影片呢？請切換到 投影片檢視模式 ，然後選取想隱藏的投影片，在 投影片瀏覽 工具列中按一下 隱藏投影片 按鈕；或按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 隱藏投影片 指令；或 投影片放映 功能表中按一下 隱藏投影片 指令。此時在這些投影片右下角的編號方塊中會顯示一條斜線即表示隱藏。

如果在放映投影片時需要播放出被隱藏的投影片，請快速地移動指標到目前投影片左下角的按鈕上按一下滑鼠左鍵，如圖15-14所示，此時將會跳出一個功能列，按一下 到 指令並選擇 投影片導覽器 或 依標題 指令，會發現有些投影片的編號以括號顯示，其就是被隱藏的投影片，只要按一下它就可以播放該投影片。

如果要取消隱藏投影片的設定，請在 投影片檢視模式 中選取被隱藏的投影片，然後在 投影片瀏覽 工具列中再按一下 隱藏投影片 按鈕；或在快顯功能表或 投影片放映 功能表中按一下 隱藏投影片 指令。

什麼樣的設定，會比多樣性的投影片切換及物件動畫設定的效果來的吸引人呢？就是讓觀眾掌控他所想要看到的，而且真的顯示在他眼前！PowerPoint的 動作按鈕 及 動作設定 可以讓您在投影片上加入一個按鈕，讓線上的觀眾按一下這個按鈕後即跳到任一張投影片上或播放一段影片、一個音效、甚至開啟某個網站或某個應用程式的檔案。當然，如果主講人就是您自己，不妨利用 動作按鈕 控制簡報的放映流程。

在投影片上如何加入 動作按鈕 並指定動作，請依照下列的步驟操作：

1. 切換到 投影片檢視 。
2. 在 投影片放映 功能表中按一下 動作按鈕 指令。
3. 在動作按鈕的清單中，如圖15-15，選取一個按鈕。

提示

為投影片上的其他物件指定動作 其實您也可以為投影片上的其他物件，如為文字方塊、圖片或是快取圖案...等物件，設定它們所需要執行的動作即可。請在 投影片檢視 中選取一個影像或圖形物件，然後在 投影片放映 功能表中按一下 動作設定 指令。




圖5-15. 動作按鈕 選項。

指標移到投影片上，按一下滑鼠左鍵拖曳一個大小適中的圖案(如果不滿意請事後再調整)，放開滑鼠左鍵，即顯示如圖15-16所示的 動作設定 對話方塊。




圖5-16. 動作設定 對話方塊。

請在 按一下滑鼠 標籤中選取 跳到 選項，然後在 跳到 下方的下拉式清單中選取所要的選項。而有關這個標籤中的各選項，如表15-3的說明。

表15-3按一下滑鼠標籤中的說明

選項	意義
跳到	允許簡報主講人或線上觀眾按一下按鈕後，跳到指定的投影片、自訂投影片放映、開啟URL(網址)，或開啟另一個簡報檔、另一個應用程式的檔案...等多項選擇。
執行程式	允許簡報主講人或線上觀眾按一下按鈕後，開啟不同的應用程式。
執行巨集	允許簡報主講人或線上觀眾按一下按鈕後，執行VBA的巨集。
物件動作	允許簡報主講人或線上觀眾按一下按鈕後，開啟、編輯或播放這個插入或內嵌的物件。
播放聲音	允許簡報主講人或線上觀眾按一下按鈕後，播放出指定的音效。

當您按一下 跳到 選項後，如圖15-17， 請在 跳到 下拉式清單中指出您希望觀眾按一下這個按鈕時，投影片的 放映要移到那個畫面上。如果您按一下的是 投影片 ...將會顯示 跳到投影片 對話方塊，在這裡您可以指定播放任一張投影片甚至是隱藏的投影片 ；而按一下 URL 選項，請輸入完整的網址名稱，例如： http://www.microsoft.com 或http://Web伺服器名稱/資料夾 /HTML檔案。 如果指定 播放聲音 ，請一在其下拉式清單中選取一種適合的音效。而 當您指定 執行程式 時，請按下 瀏覽 按鈕，然後切換到要執行的程式所在資料夾上，例如：切換到儲放Microsoft Word程式的資料夾上，以方便觀眾在Word中閱讀並列印資料。當投影片上的物件是多媒體元件(例如：聲音及影片)或從其他軟體複製的物件(例如：Excel工作表、圖表，或Word表格...等)時，在 動作設定 對話方塊中為它們指定 物件動作 (開啟、編輯或播放)，例如：為插入的Excel圖表在 物件動作 中設定為編輯功能，屆時觀眾按一下這個物件按鈕開啟這個圖表並修改它的資料。

在 動作設定 對話方塊中的第二個 滑鼠移過 標籤，其所有設定與 按一下滑鼠 標籤相同，不同之處在於只要滑鼠移動過的按鈕或圖片，即自動執行被指定的動作。您不妨在物件上設定播放聲音的動作，當滑鼠移過時即播放這段旁白或音效。

提示

在隱藏的投影片上加入補充資料 您可以利用隱藏的投影片提供一些額外的訊息給觀眾，您可以在按鈕或圖形上指定它的動作是到隱藏的投影片上，而當觀眾需要這些資料時按一下動作按鈕才會檢視到該隱藏投影片上的資料。

圖15-17. 跳到 選項的下拉式清單內容。

加入一個文件圖示

如果在其他的視窗軟體中已有現成的資料可以輔助說明您的簡報或提供額外的資訊，您都可以將它們嵌入到投影片上。(就像插入物件一樣，只不過是以圖示顯示而已。)如果您希望在放映投影片時，只需按一下按鈕即開啟檔案，請在 動作設定 對話方塊中將 物件動作 設定 開啟 或 編輯 。如此一來在放映投影片時只要在該圖示上按一下滑鼠左鍵或滑鼠移過即可開啟檔案。例如：嵌入一個Microsoft Word文件檔或Microsoft Excel工作表圖示(這個檔案在投影片上可以連按兩下滑鼠左鍵開啟它)。實際上，您可以嵌入任何一個視窗軟體的檔案或是具有OLE物件的應用程式。

如何嵌入檔案物件呢？請依照下列的步驟操作：

1. 在 插入 功能表中按一下 物件 指令。
2. 按一下 檔案來源 ，並按一下 瀏覽 按鈕。
3. 請在 瀏覽 對話方塊中，切換到要嵌入檔案的資料夾位置，選取檔案後按一下 確定 按鈕。
4. 回到 插入物件 對話方塊，請選取 以圖示顯示 核取方塊，再按一下確定按鈕，即可在投影片上看見嵌入進來的圖示，如圖15-18。此時您仍可以在該圖示上連按兩下滑鼠左鍵開啟這個檔案。
5. 接下來，將指標移在這個圖示上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 動作設定 指令，在 物件動作 選項中按一下 開啟 或 編輯 指令。之後在放映投影片時只要在該圖示上按一下滑鼠左鍵，即可開啟這個檔案。



圖15-18.插入的Excel工作表以按鈕型式顯示。

在 投影片檢視 中，您當然可以在嵌入的圖示上連按兩下滑鼠左鍵，開啟它原本的程式視窗。而某些軟體也允許您使用拖放技巧將檔案從 檔案視窗 (例如 我的電腦 或 檔案總管 )拖曳到PowerPoint視窗中的投影片上，這也是一種建立嵌入物件的方法之一。請試試您電腦中的軟體是否有支援這樣的功能特色。

建立一個自訂放映的投影片

在投影片中您也可以插入檔案物件一般嵌入另一個簡報檔案，以方便讓您在放映投影片的過程中再開啟另一個簡報檔案並播放它。嵌入的簡報所提供的效果是為這個主要簡報的某個主題做更詳細的說明。利用嵌入簡報的主要目的是：建立一個互動式的講習或新聞式的簡報，方便觀眾選取興趣的主題做瀏覽。要嵌入一個簡報檔案其操作過程請參閱第462頁中討論的<加入一個文件圖示>。

在投影片放映的過程中，您可以按一下某個 動作按鈕 開啟另一個簡報播放；但也可以指定某個 動作按鈕 跳到檔案上的 自訂投影片放映 中斷目前放映的順序，而播放這個單元的投影片。 自訂投影片放映 包含的投影片是為了適合不同的觀眾或目標所組合成的，您可以設定 自訂投影片放映 後是否跳回到之前的投影片放映以繼續執行簡報。所以製作 自訂投影片放映 是以觀眾的問題及回應為基礎所設計的一群投影片。

要建立 自訂投影片放映 ，請在 投影片放映 功能表中按一下 自訂放映 指令，在 自訂放映 對話方塊中按一下 新增 按鈕，將顯示 自訂定義 對話方塊，如圖15-19所示。首先請在 投影片放映名稱 文字方塊中為這個單元的投影片取個適合的名稱(例如：這個單元的投影片都與筆記型電腦的資訊有關，您就可以輸入 notebook )，然後在左方窗格中配合 CTRL 鍵選取要加入的投影片，再按一下 新增 按鈕，凡是選取的投影片都會新增到右方清單項目中，確定無誤後請按一下 確定 按鈕，再按一下 關閉 按鈕，即完成 自訂投影片放映 的建立。

圖15-19. 自訂定義 對話方塊。

當完成 自訂投影片放映 設計後，您有下列的方式播放它們：

• 在 投影片放映 時按一下動作按鈕播放。首先，請在投影片上指標移向某個物件按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 動作設定 指令，然後在 跳到 下拉式清單中選取 自訂放映 ，再選擇自訂放映的名稱。如果您希望播放完這個單元後要再回到之前的播放畫面，請選取 顯示並返回 核取方塊，再按一下 確定 按鈕。


• 播放簡報時指定要放映 自訂放映 的投影片。投影片放映時請按一下目前投影片左下角的按鈕，在功能表選項中按一下 到 指令，再按一下 自訂放映 ，選擇要放映的名稱。當自訂放映播放完畢後即結束所有的投影片放映。


• 固定播放 自訂放映 的投影片。請在 投影片放映 功能表中按一下 設定放映方式 指令，然後請在 自訂放映 選項按一下放映名稱。如此一來每回播放這個簡報檔時只會播放自訂放映中的投影片。

在投影片上加入註解文字

在一個簡報中，您想要用您的精力和說服的魅力向大家表達您的偉大想法，而不是將次要的技術資料完全顯示在圖表上。則您可以在投影片上的文字或圖形物件旁留下所謂的原因或我明白了的文字註解，以幫助他人瞭解您的簡報。如圖15-20所示的投影片，就是個典型且有用的文字註解方塊。

圖15-20.一個重要的資訊以文字註解的方式加入到投影片上。

在這個小單元中您將學習如何增加文字註解，就如同在 標準檢視 或 備忘稿檢視 (請在 檢視 功能表中選取！)增加主講人對投影片的文字說明一樣。儘管這個文字註解的設計是為了讓觀眾看到。在 備忘稿檢視 中您將注意到上半部份是目前投影片的縮小畫面，而下半部份是投影片的備忘稿內容，如果有需要為目前的投影片寫下任何的提示訊息，請將指標移到備忘稿的方塊中輸入文字。

加入註解

文字方塊按鈕

在文字配置區輸入文字與加入一個文字方塊(如註解文字)，最主要的不同在於：您是如何開始輸入文字的。在投影片上輸入主要的文字，如標題文字或項目文字，是在文字配置區上按一下滑鼠左鍵即可開始輸入資料；而要建立一個註解文字方塊您必須經由 繪圖 工具列的 文字按鈕 產生一個文字方塊後再輸入註解文字。

對投影片的內容加入註解，您可以加入許多的文字方塊以符合您需要，當然這些文字方塊的搬移與複製也與其他的物件操作相同。但在物件不多的投影片請節制地使用文字方塊，以免這些文字方塊塞滿在投影片上，而造成投影片紊亂的印象。

要新增一個文字方塊並輸入註解文字，請依照下列的步驟操作：

1. 在 投影片檢視 ，切換到要加入文字註解的投影片上。
2. 在 繪圖 工具列中按一下 文字方塊 按鈕(或直排文字方塊)。
3. 將指標移向投影片需加入文字方塊的位置上，按住滑鼠左鍵不放往外拖曳一個方塊。如果文字方塊中只需輸入幾個字，請選取 文字方塊 按鈕後，直接在投影片上按一下滑鼠左鍵，文字方塊即顯示。如下圖所示的文字方塊是以拖曳方式產生的。


4. 請輸入註解文字，如下圖所示，如果文字很多，這個方塊將會往下拉高，或請調整文字方塊以容納所輸入的文字。

注意

如果您是以按一下滑鼠左鍵以加入文字方塊，則在輸入文字時這個方塊會自動往右拉寬，甚至可能超過投影片。如果要改變文字自動換行，請在文字方塊上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 文字方塊格式 指令，再按一下 文字方塊 標籤，選取 快取圖案的文字自動換行 核取方塊。

格式化文字註解

格式化文字方塊的文字註解，其操作方式與您平日格式化文字一樣。而要設定文字方塊的 格式 可以使用 格式 工具列上的格式按鈕，或格式功能表上的指令或滑鼠右鍵的快顯功能表。到目前為止您應該記得，若要格式化已輸入的文字，請先選取範圍，若要選取部份文字請使用拖曳的方式標示文字；若要選取整個文字文塊的文字，請將指標在這個文字方塊的邊框上按一下滑鼠左鍵。

請參閱

想要進一步瞭解如何格式化文字，請參閱 <在投影片檢視建立投影片> 。

請注意如果文字方塊的文字有英文字串，在沒有選取文字或文字方塊的狀態下，只將插入點停在某英文單字上，則執行文字格式後只有這個字改變格式。

除了改變文字方塊中文字的外觀外，還可以進一步調整文字與方塊間的位置與間距。選取文字方塊後，在 格式 功能表中按一下 文字方塊 指令，或將指標移在文字方塊的邊框上連按兩下滑鼠左鍵，開啟 文字方塊 對話方塊，如圖15-21，請按一下 文字方塊 標籤，在 文字錨點 的選項中可以改變文字在方塊的左右或上下的位置(比較適合應用在標題文字物件！)，而 內邊界 選項是指文字與方塊邊界上下左右間的距離，也可以選取文字自動換行的方式，和指定文字旋轉90度的設定。

圖15-21. 文字方塊格式 對話方塊中的 文字方塊標籤 。

文字方塊的搬移、改變大小及格式設定

文字方塊的搬移、改變大小及格式設定都與之前所討論的物件格式設定方法相同。例如，利用拖曳文字方塊的邊框可以將它搬移到其他的位置上；如果在拖曳的過程中配合 CTRL 鍵，可以製造複製的結果。當拖曳文字方塊上的控點時可以加大或縮小文字方塊，而同時也能看出方塊內文字的換行情況。如果您有興趣當然也可以改變文字方塊的線條及填滿色彩，這些都是PowerPoint所具備的格式設定。您不妨依照下列的操作方式搬移文字方塊：

1. 請先選取文字方塊，當文字方塊的邊框顯示後，將指標移向邊框(不是控點)。
2. 按一下滑鼠左鍵移動滑鼠，此時這個文字方塊也跟著移動到新的位置上。

注意

當您在文字方塊中輸入文字後，可以按ESC鍵結束輸入，然後按方向鍵微調這個文字方塊的位置。

文字方塊的大小與其內部的文字多寡有很大的關係，如果文字很多，拖曳方塊上左右的控點可以將方塊加寬(仍無法加高，因為方塊的高度是自動調整的)，但如果文字很少將無法改變文字方塊的大小。

不論您是以螢幕、印表機或35mm的幻燈片展示或列印簡報，其文字方塊的格式預設值是沒有線條及填滿顏色的，因此只顯示文字。若要格式化文字方塊的框線及填滿色彩，請先選取這個文字方塊後，在 繪圖 工具列中您可以選擇 填滿色彩、線條色彩、線條樣式， 甚至可以為它加上陰影或立體的效果(都在 繪圖 工具列中)，如果要改方塊中的文字顏色請在 繪圖 工具列中按一下 文字色彩 按鈕。

或許您會比較偏好在 格式 功能表中按一下 文字方塊 指令，或在該文字方塊的邊框上連按兩下滑鼠左鍵，開啟 文字方塊 格式對話方塊，其中 色彩及線條 標籤的選項幾乎可以一次就設定完成文字方塊的大部份格式，如圖15-22所示。

圖15-22. 文字方塊格式 對話方塊。

例如，在 色彩 下拉式清單中，可以選取其他的色彩或填滿效果(漸層、材質、圖樣或圖片)，在 線條 選項中您可以在這些選項的下拉式清單中選取線條色彩、線條樣式及寬度。最後，如果您對文字方塊格式的設定感到滿意，而希望將這些設定也套用到將來在這份簡報中所繪製的文字方塊，您可以 選取設定為新物件的預設值 核取方塊。

提示

將註解加在快取圖案上以代替文字方塊 如果想要建立一個更有趣的註解文字，您可以繪製一個快取圖案在投影片上，選取這個圖案後請直接輸入註解文字在圖案上。如果要製作更生動活潑的註解文字，不妨加到美工圖案上。想要進一步瞭解如何取用快取圖案，請參閱 <快取圖案> ，或想要進一步瞭解如何取用美工圖案，請參閱 <在投影片上加入照片及多媒體藝廊>。

製作文字方塊的複本

利用 複製物件 的功能產生與原來一模一樣的文字方塊，將節省您重複操作的時間。所以請先為這個文字方塊及其文字設定好格式，將指標在文字方塊的邊框上按一下滑鼠左鍵以選取這個物件，然後在 編輯 功能表中按一下 複製物件 指令，或按 CTRL+D ，此時被複製的文字方塊會重疊在原來的上方，您只需將新的文字方塊拖曳到其他的位置上，然後指標停在新的文字方塊中以拖曳的方式選取內部的文字，輸入新的文字字串來取代原來的文字，即完成新增文字方塊的操作。當然如果您還記得 CTRL 鍵的用法，即可以按住 CTRL 鍵不放，再拖曳現有的文字方塊到其他的位置上，放開按鍵即完成複製的功能。

插入註解

文字註解方塊將會在投影片上呈現出來，而您可以取用 註解 來代替文字註解方塊。當工作群組中的每個人在網站上檢視這份簡報而在發表之前， 註解 是個有用的功能設定。插入 註解 會以一個黃色的陰影方塊顯示在投影片上，而且所建立的註解，PowerPoint會自動將這部電腦所設定的使用者名稱(請參閱 工具 功能表上的 選項 指令)顯示在註解方塊的上方。當然 註解 也可以在投影片上被隱藏，因此當播放這份簡報時註解就不會顯示。

要加入 註解 ，請在 插入 功能表中按一下 註解 指令，然後在使用者名稱之下輸入註解的文字。

您會注意到，當插入一個註解到投影片上時 檢閱 工具列會自動顯示在畫面上，如圖15-23。所以如果要隱藏 註解 ，請在檢閱工具列中按一下 顯示/隱藏註解 按鈕即可隱藏或顯示這份簡報中所有的註解。

圖15-23. 檢閱 工具列。

加入演說者的備忘文字

在簡報中的每張投影片都可以有一種特別的輸出模式，我們稱之為：演說者的備忘或投影片。當切換到 備忘稿 檢視時可以看到兩個部份：上方是投影片的縮影，下方的文字配置區正是輸入備忘文字的位置。投影片中的備忘稿是構成簡報的主要成員之一，而且其資料也將儲存在同一的簡報中。您也可以在 投影檢視 中輸入備忘稿的資料，如圖15-24所示的畫面。

15-24.請在 標準檢視 的下方窗格內輸入備忘稿資料。

任何顯示在備忘稿的提示文字都只會顯示在 標準檢視 或 備忘稿 檢視。但在列印時您可以指定以 備忘稿 樣式列印簡報。

要輸入備忘稿文字，請在 標準檢視 或 備忘稿 檢視中在 按一下加入備忘稿 配置區按一下滑鼠左鍵即可在此輸入資料，而文字的輸入與編輯操作與之前討論的或在文書軟體中使用的方法相同。所以當輸入很長的描述文字時，碰到方塊右邊界再輸入的文字會自動移到下列，而想從新的段落開始輸入文字請按 ENTER 鍵即可。

在列印備忘稿之前可以再檢視或修改它 ，建議您在 檢視 功能表中按一下 備忘稿 指令，以切換到 備忘稿 檢視模式(當然也可以在 標準檢視 模式 檢視或修改！)。使用 格式 工具列上的 格式按鈕，或使用 格式 功能表或滑鼠右鍵的快顯功能表的指令改變文字的格式，請先選取現有的文字後再執行格式設定。例如，為備忘稿中數個段落的文字加上編號或項目符號，請先選取這些文字，然後在 格式 工具列中按一下 編號 或 項目符號 按鈕；如果想要加寬行距或段落間距，請在 格式 功能表中按一下 行距 指令，然後在 行距 或 段落前、段落後 文字方塊中輸入間距的數值即可。如圖15-25所示的是在 備忘稿 模式中，加上項目符號及加寬間距的段落文字。

圖15-25. 備忘稿 檢視模式。

注意

自動的 英文拼字檢查 功能不僅檢查投影片上的英文資料同時也會檢查在備忘稿上的英文資料。

在 備忘稿 模式中，想要輸入下一張投影片的備忘稿文字，請右方垂直捲軸上按一下 下一張投影片 按鈕，相對按一下 上一張投影片 按鈕則可以回到上一張投影片上；或按 Page Up 或 Page Down 。

請參閱

想要進一步瞭解如何列印備忘稿，請參閱 <投影片的列印及35-mm投影片的製作> 。

當您完成簡報中備忘稿資料的輸入後，請記得再儲存這個檔案，因為這些資料是簡報中的一部份。

在本章中，您已學習如何建立投影片的播放方式及物件的動畫效果。而在下一章中，您將會學習如何在公司內部的Intranet或網際網路上親自播放簡報。

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