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在投影片上加入註解文字

在一個簡報中，您想要用您的精力和說服的魅力向大家表達您的偉大想法，而不是將次要的技術資料完全顯示在圖表上。則您可以在投影片上的文字或圖形物件旁留下所謂的原因或我明白了的文字註解，以幫助他人瞭解您的簡報。如圖15-20所示的投影片，就是個典型且有用的文字註解方塊。

圖15-20.一個重要的資訊以文字註解的方式加入到投影片上。

在這個小單元中您將學習如何增加文字註解，就如同在標準檢視或備忘稿檢視 (請在檢視功能表中選取！)增加主講人對投影片的文字說明一樣。儘管這個文字註解的設計是為了讓觀眾看到。在備忘稿檢視中您將注意到上半部份是目前投影片的縮小畫面，而下半部份是投影片的備忘稿內容，如果有需要為目前的投影片寫下任何的提示訊息，請將指標移到備忘稿的方塊中輸入文字。

加入註解

文字方塊按鈕

在文字配置區輸入文字與加入一個文字方塊(如註解文字)，最主要的不同在於：您是如何開始輸入文字的。在投影片上輸入主要的文字，如標題文字或項目文字，是在文字配置區上按一下滑鼠左鍵即可開始輸入資料；而要建立一個註解文字方塊您必須經由繪圖工具列的文字按鈕產生一個文字方塊後再輸入註解文字。

對投影片的內容加入註解，您可以加入許多的文字方塊以符合您需要，當然這些文字方塊的搬移與複製也與其他的物件操作相同。但在物件不多的投影片請節制地使用文字方塊，以免這些文字方塊塞滿在投影片上，而造成投影片紊亂的印象。

要新增一個文字方塊並輸入註解文字，請依照下列的步驟操作：

在投影片檢視，切換到要加入文字註解的投影片上。

在繪圖工具列中按一下 文字方塊 按鈕(或直排文字方塊)。

將指標移向投影片需加入文字方塊的位置上，按住滑鼠左鍵不放往外拖曳一個方塊。如果文字方塊中只需輸入幾個字，請選取 文字方塊 按鈕後，直接在投影片上按一下滑鼠左鍵，文字方塊即顯示。如下圖所示的文字方塊是以拖曳方式產生的。

請輸入註解文字，如下圖所示，如果文字很多，這個方塊將會往下拉高，或請調整文字方塊以容納所輸入的文字。

注意

如果您是以按一下滑鼠左鍵以加入文字方塊，則在輸入文字時這個方塊會自動往右拉寬，甚至可能超過投影片。如果要改變文字自動換行，請在文字方塊上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 文字方塊格式 指令，再按一下 文字方塊 標籤，選取 快取圖案的文字自動換行 核取方塊。

格式化文字註解

格式化文字方塊的文字註解，其操作方式與您平日格式化文字一樣。而要設定文字方塊的格式可以使用格式工具列上的格式按鈕，或格式功能表上的指令或滑鼠右鍵的快顯功能表。到目前為止您應該記得，若要格式化已輸入的文字，請先選取範圍，若要選取部份文字請使用拖曳的方式標示文字；若要選取整個文字文塊的文字，請將指標在這個文字方塊的邊框上按一下滑鼠左鍵。

請參閱

想要進一步瞭解如何格式化文字，請參閱 <在投影片檢視建立投影片> 。

請注意如果文字方塊的文字有英文字串，在沒有選取文字或文字方塊的狀態下，只將插入點停在某英文單字上，則執行文字格式後只有這個字改變格式。

除了改變文字方塊中文字的外觀外，還可以進一步調整文字與方塊間的位置與間距。選取文字方塊後，在格式功能表中按一下 文字方塊 指令，或將指標移在文字方塊的邊框上連按兩下滑鼠左鍵，開啟文字方塊對話方塊，如圖15-21，請按一下 文字方塊 標籤，在文字錨點的選項中可以改變文字在方塊的左右或上下的位置(比較適合應用在標題文字物件！)，而內邊界選項是指文字與方塊邊界上下左右間的距離，也可以選取文字自動換行的方式，和指定文字旋轉90度的設定。

圖15-21. 文字方塊格式對話方塊中的文字方塊標籤。

文字方塊的搬移、改變大小及格式設定

文字方塊的搬移、改變大小及格式設定都與之前所討論的物件格式設定方法相同。例如，利用拖曳文字方塊的邊框可以將它搬移到其他的位置上；如果在拖曳的過程中配合 CTRL 鍵，可以製造複製的結果。當拖曳文字方塊上的控點時可以加大或縮小文字方塊，而同時也能看出方塊內文字的換行情況。如果您有興趣當然也可以改變文字方塊的線條及填滿色彩，這些都是PowerPoint所具備的格式設定。您不妨依照下列的操作方式搬移文字方塊：

請先選取文字方塊，當文字方塊的邊框顯示後，將指標移向邊框(不是控點)。

按一下滑鼠左鍵移動滑鼠，此時這個文字方塊也跟著移動到新的位置上。

注意

當您在文字方塊中輸入文字後，可以按ESC鍵結束輸入，然後按方向鍵微調這個文字方塊的位置。

文字方塊的大小與其內部的文字多寡有很大的關係，如果文字很多，拖曳方塊上左右的控點可以將方塊加寬(仍無法加高，因為方塊的高度是自動調整的)，但如果文字很少將無法改變文字方塊的大小。

不論您是以螢幕、印表機或35mm的幻燈片展示或列印簡報，其文字方塊的格式預設值是沒有線條及填滿顏色的，因此只顯示文字。若要格式化文字方塊的框線及填滿色彩，請先選取這個文字方塊後，在繪圖工具列中您可以選擇 填滿色彩、線條色彩、線條樣式， 甚至可以為它加上陰影或立體的效果(都在繪圖工具列中)，如果要改方塊中的文字顏色請在繪圖工具列中按一下 文字色彩 按鈕。

或許您會比較偏好在格式功能表中按一下 文字方塊 指令，或在該文字方塊的邊框上連按兩下滑鼠左鍵，開啟文字方塊格式對話方塊，其中色彩及線條標籤的選項幾乎可以一次就設定完成文字方塊的大部份格式，如圖15-22所示。

圖15-22. 文字方塊格式對話方塊。

例如，在色彩下拉式清單中，可以選取其他的色彩或填滿效果(漸層、材質、圖樣或圖片)，在線條選項中您可以在這些選項的下拉式清單中選取線條色彩、線條樣式及寬度。最後，如果您對文字方塊格式的設定感到滿意，而希望將這些設定也套用到將來在這份簡報中所繪製的文字方塊，您可以 選取設定為新物件的預設值 核取方塊。

提示

將註解加在快取圖案上以代替文字方塊

如果想要建立一個更有趣的註解文字，您可以繪製一個快取圖案在投影片上，選取這個圖案後請直接輸入註解文字在圖案上。如果要製作更生動活潑的註解文字，不妨加到美工圖案上。想要進一步瞭解如何取用快取圖案，請參閱 <快取圖案> ，或想要進一步瞭解如何取用美工圖案，請參閱 <在投影片上加入照片及多媒體藝廊>。

製作文字方塊的複本

利用複製物件的功能產生與原來一模一樣的文字方塊，將節省您重複操作的時間。所以請先為這個文字方塊及其文字設定好格式，將指標在文字方塊的邊框上按一下滑鼠左鍵以選取這個物件，然後在編輯功能表中按一下 複製物件 指令，或按 CTRL+D ，此時被複製的文字方塊會重疊在原來的上方，您只需將新的文字方塊拖曳到其他的位置上，然後指標停在新的文字方塊中以拖曳的方式選取內部的文字，輸入新的文字字串來取代原來的文字，即完成新增文字方塊的操作。當然如果您還記得 CTRL 鍵的用法，即可以按住 CTRL 鍵不放，再拖曳現有的文字方塊到其他的位置上，放開按鍵即完成複製的功能。

插入註解

文字註解方塊將會在投影片上呈現出來，而您可以取用註解來代替文字註解方塊。當工作群組中的每個人在網站上檢視這份簡報而在發表之前，註解是個有用的功能設定。插入註解會以一個黃色的陰影方塊顯示在投影片上，而且所建立的註解，PowerPoint會自動將這部電腦所設定的使用者名稱(請參閱工具功能表上的選項指令)顯示在註解方塊的上方。當然註解也可以在投影片上被隱藏，因此當播放這份簡報時註解就不會顯示。

要加入註解，請在插入功能表中按一下註解指令，然後在使用者名稱之下輸入註解的文字。

您會注意到，當插入一個註解到投影片上時檢閱工具列會自動顯示在畫面上，如圖15-23。所以如果要隱藏註解，請在檢閱工具列中按一下 顯示/隱藏註解 按鈕即可隱藏或顯示這份簡報中所有的註解。

圖15-23. 檢閱工具列。

加入演說者的備忘文字

在簡報中的每張投影片都可以有一種特別的輸出模式，我們稱之為：演說者的備忘或投影片。當切換到備忘稿檢視時可以看到兩個部份：上方是投影片的縮影，下方的文字配置區正是輸入備忘文字的位置。投影片中的備忘稿是構成簡報的主要成員之一，而且其資料也將儲存在同一的簡報中。您也可以在投影檢視中輸入備忘稿的資料，如圖15-24所示的畫面。

15-24.請在標準檢視的下方窗格內輸入備忘稿資料。

任何顯示在備忘稿的提示文字都只會顯示在標準檢視或備忘稿檢視。但在列印時您可以指定以備忘稿樣式列印簡報。

要輸入備忘稿文字，請在標準檢視或備忘稿檢視中在 按一下加入備忘稿 配置區按一下滑鼠左鍵即可在此輸入資料，而文字的輸入與編輯操作與之前討論的或在文書軟體中使用的方法相同。所以當輸入很長的描述文字時，碰到方塊右邊界再輸入的文字會自動移到下列，而想從新的段落開始輸入文字請按 ENTER 鍵即可。

在列印備忘稿之前可以再檢視或修改它，建議您在檢視功能表中按一下 備忘稿 指令，以切換到備忘稿檢視模式(當然也可以在標準檢視模式檢視或修改！)。使用格式工具列上的格式按鈕，或使用格式功能表或滑鼠右鍵的快顯功能表的指令改變文字的格式，請先選取現有的文字後再執行格式設定。例如，為備忘稿中數個段落的文字加上編號或項目符號，請先選取這些文字，然後在格式工具列中按一下編號或 項目符號 按鈕；如果想要加寬行距或段落間距，請在格式功能表中按一下行距指令，然後在行距或段落前、段落後文字方塊中輸入間距的數值即可。如圖15-25所示的是在備忘稿模式中，加上項目符號及加寬間距的段落文字。

圖15-25. 備忘稿檢視模式。

注意

自動的英文拼字檢查功能不僅檢查投影片上的英文資料同時也會檢查在備忘稿上的英文資料。

在備忘稿模式中，想要輸入下一張投影片的備忘稿文字，請右方垂直捲軸上按一下 下一張投影片 按鈕，相對按一下 上一張投影片 按鈕則可以回到上一張投影片上；或按 Page Up 或 Page Down 。

請參閱

想要進一步瞭解如何列印備忘稿，請參閱 <投影片的列印及35-mm投影片的製作> 。

當您完成簡報中備忘稿資料的輸入後，請記得再儲存這個檔案，因為這些資料是簡報中的一部份。

在本章中，您已學習如何建立投影片的播放方式及物件的動畫效果。而在下一章中，您將會學習如何在公司內部的Intranet或網際網路上親自播放簡報。