簡報的傳送

當您的簡報成功的被展示呈現時，所有的努力都是有代價的。雖然投影機和幻燈片看起來似乎很不錯，但與電子放映投影片相比卻相形見絀，因為電子放映投影片可以展示出投影片的動畫效果、音樂、旁白音效，甚至是一小段的影片。

如果您拿到類似這樣的簡報檔案，您或許會想是否需攜帶一組小型的技術人員和一貨車的電腦設備等才能播放出這樣的簡報內容呢？其實是不需要的。實際上，您只需攜帶一些磁片和您的簡報概要到開會或簡報地點，使用當地的電腦(它們只要能夠連上您辦公室Web伺服器)，即可以播放您的簡報。而如果您是Microsoft PowerPoint 2000的新手，您可以暫不考慮這樣的做法：因為在網站上做簡報您必須擁有使用網路資源的權限。事實上經由PowerPoint的線上會議和簡報的廣播，您可以傳送簡報到那些在公司或世界各地的人，而這些人可以參與您的簡報卻不需要離開他們的辦公桌。


親自傳送投影片放映

給予簡報一種有生命力的感覺，無論是在小型的會議室針對一小組的人員做簡報，或是在一個大型的演講廳為一群人演說，讓您的簡報既生動又活潑是您表達想法最受歡迎的溝通方式。而您可以使用許多的方法讓這簡報充滿活力。

從Web伺服器播放簡報

如果您正準備在公司的某個地點做簡報，而該地點也可以連上公司的網路，您或許可以在瀏覽器上播放儲存在簡報站台內的簡報，而不需要攜帶電腦及簡報檔案前往會議地點，同時也不用擔心非得找到有安裝PowerPoint軟體的電腦。

請參閱

想要進一步瞭解如何將簡報儲存為Web畫面及建立Web資料夾，請參閱 <網頁的發佈及線上討論>。 

在展示簡報前，請先將投影片放映(即製作完成的簡報)儲存為 Web畫面 ，並注意儲放在 Web資料夾 的網址名稱。(您或許曾經在簡報站台中，使用電子郵件以連結的方式將簡報傳送給某個人，而這如同是備份。)當您已有這個簡報站台名稱，請開啟這部電腦中的瀏覽器，連上網路後，輸入您要開啟這份Web簡報的Web資料夾網址。

雖然Web簡報可以在任何的瀏覽器上被開啟，但如果您是使用Microsoft Internet Explore 4.0或5.0將顯示完整的畫面，並以全螢幕播放投影片。在這個畫面，您的觀眾將不太可能察覺出您正在使用瀏覽器播放簡報而不是使用PowerPoint程式。

如果您需要傳送簡報到另一個公司或其他的接收站台，您仍然可以在網站瀏覽器上執行簡報，但前題是您必須 被授權 可以將簡報儲存(上傳)到該Web伺服器上，而且該伺服器也能經由網際網路做連結。當您使用 用戶端 的電腦連上網際網路，而且經由瀏覽器連上簡報站台時，即可以在該瀏覽器上播放簡報。

在一台電腦中的簡報站台來播放簡報

若您無法確定是否可以找到一台能連上網際網路或區域網路的電腦，進而使用瀏覽器連上簡報站台的話，您可以將簡報檔案存放在磁碟片上，然後將磁片上的檔案安裝到有簡報站台的電腦中。而PowerPoint的 隨身簡報 指令可以協助您如何將簡報檔案中相關的內容儲存在磁片上。

如何使用 隨身簡報 指令，請依照下列的步驟操作：

  1. 在PowerPoint視窗中，請開啟儲存在電腦中的簡報檔案，或開啟在Web伺服器中的Web簡報檔案。
  2. 請在 檔案 功能表中按一下 隨身簡報 指令。
    3. 注意

    如果在您安裝Microsoft Office時沒有安裝這個部份，當您第一次使用 隨身簡報 時將會顯示 請放入Microsoft Office光碟片 訊息，請依照安裝步驟操作。

  3. 請在 隨身簡報精靈 對話方塊中按一下 下一步 按鈕。
  4. 在第二個步驟，請選取 目前簡報 項目。如下圖所示：

    5. 提示
    包裝數個簡報

    如果要同時包裝好幾個簡報檔案，請在第二個步驟選取 其他簡報 項目，再按一下 瀏覽 按鈕，然後在 選取要包裝的簡報 對話方塊中切換到儲存簡報檔案的資料夾內，按住 CTRL 鍵不放，再使用滑鼠按一下數個檔案。

  5. 在精靈的第三個步驟中，請選取 A:\磁碟機 為放置簡報的目的磁碟，再按一下 下一步 按鈕。
  6. 在精靈的第四個步驟中，請選取您希望包含在簡報內的項目，再按一下 下一步 按鈕。
    • 選擇 包含連結檔案 \項目，指包含您連結到PowerPoint簡報中的資料或檔案，例如Excel的工作表、Word文件資料或是其他的檔案。

    • 選擇 內嵌True Type字型 項目，指包含您在簡報中使用的字型。如果您沒有選擇此項目，屆時，當這個檔案被安裝到另一部電腦播放簡報時，將會根據該部電腦系統中最接近原來簡報的字型顯示出來。

  7. 在第五個步驟中，如果您希望在一部可能沒有安裝PowerPoint軟體的電腦中播放簡報，請選擇 Windows 95或以上的播放機 項目，再按一下 下一步 按鈕。
    8. 注意

    同樣的，如果您第一次使用 播放機 ，而當初在安裝Microsoft Office時並沒有安裝這個部份，將會顯示 請放入Microsoft Office光碟片 訊息，請依照安裝步驟來操作。

  8. 在最後的步驟中，您只需按一下 完成 按鈕，即開始執行檔案的包裝。

    9. 這個 隨身簡報 的執行過程是指將簡報檔案壓縮並轉換到磁碟片上，如果簡報的檔案很大而一張磁碟片無法容納時，將會提醒您插入另一張磁碟片，請您記得在磁片上標註編號，以方便您在另一部電腦中安裝這份簡報檔案時能依序放入正確的磁片。

當您到達簡報地點並找到可用的電腦後，開啟電腦進入視窗環境，請開啟桌面上 我的電腦 ，再將要安裝到這部電腦的簡報檔案的第一張磁碟放入到磁碟機，再 3.5磁片 圖示上連按兩下滑鼠左鍵，請在 pngsetup.exe 檔案名稱上連按兩下滑鼠左鍵，即開啟 安裝隨身簡報 對話方塊，請指定 目的資料夾 (如果所指定的資料夾不存在，系統將自動為您新增)，按一下 確定 按鈕，接下來您只需依照提示將磁片一張一張的按照編號放入磁碟機即可。一旦完成安裝的操作，將會詢問您 是否要馬上進行簡報放映 ？您可以按一下 是 立即播放簡報；若按一下 否 請您稍後再開啟安裝簡報時的 目的資料夾 ，然後在 Ppview32.exe 檔案上 連按兩下滑鼠左鍵 開啟 Microsoft PowerPoint Viewer 對話方塊，此時請按一下要播放的簡報檔案名稱，按一下 放映 按鈕，即可播放簡報。

請參閱

有關安裝PowerPoint播放機的相關資訊，請參閱 <安裝PowerPoint Viewer> 。

從您的筆記型電腦來播放簡報

將簡報檔案放在筆記型電腦，您有好幾種的操作方式。如果在您桌上型電腦或網路上的這份簡報是PowerPoint的標準檔案，下列是您的選擇：

  • 在膝上型電腦安裝PowerPoint軟體，然後在桌上型電腦或網路上將 .ppt 檔案(PowerPoint簡報的標準檔案格式)複製到磁碟上，放在膝上型電腦中，開啟桌面上 我的電腦 圖示，再開啟 3.5磁片圖示 ，請在該簡報檔案上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 放映 指令，即可直接播放簡報而不需要開啟PowerPoint程式；或是直接在該檔案上連按兩下滑鼠左鍵開啟PowerPoint程式和簡報檔案，然後按一下視窗左下角的 投影片放映 按鈕，即可播放簡報。

  • 在筆記型電腦安裝PowerPoint軟體，然後在桌上型電腦或網路上將 .pps 檔案(PowerPoint的另一種檔案格式以放映投影片為主)複製到磁碟上，然後在筆記型電腦中，請在該檔案上連按兩下滑鼠左鍵開啟播放該簡報的畫面。

  • 在膝上型電腦安裝 PowerPoint播放機 程式而不需要安裝整個PowerPoint程式，您就可以直接開啟 .ppt 或 .pps 的簡報檔案，而以 投影片放映 的畫面呈現在螢幕上，這就如同您在PowerPoint中切換到 投影片放映 模式。

如果簡報已經儲存為Web簡報，而且放在您部門或公司的Web伺服器內，而且可以從您的膝上型電腦連結到這個網路，您有下列選擇：

  • 在您的筆記型電腦，使用瀏覽器開啟這個Web簡報，然後選擇在PowerPoint中編輯這個檔案。一旦這個簡報在PowerPoint中被開啟您就可以將它儲存為 .ppt 或 .pps 的檔案格式，然後帶走這個檔案。

建立一個簡報播放檔

您可以將任一個簡報檔案儲存為播放檔，當執行這個檔案時即放映簡報。也就是說當您在檔案視窗(例如 我的電腦 或 檔案總管 )中在該檔案上連按兩下滑鼠左鍵時，即開始放映投影片，結束時PowerPoint也一併結束。但您必須在欲開啟播放檔的電腦中安裝PowerPoint程式。

若要建立一個簡報播放檔，請先開啟這份簡報，然後在 檔案 功能表中按一下 另存新檔 指令，在 檔案類型 的下拉式清單中按一下 PowerPoint播放檔(*.pps) 格式即可。

安裝PowerPoint Viewer

當您想安裝PowerPoint到電腦中時也可以同時選擇要安裝 PowerPointViewer ，但您必須知道在播放簡報的過程中是不可以編輯這份簡報的，因為一旦播放完畢也就關閉這個檔案，除非在PowerPoint程式中開啟這個 .pps 簡報檔案。或許您現在只希望利用這個程式播放映投影片，並不需要編輯這個檔案，則您可以安裝這個程式以節省硬碟的空間。

 Microsoft PowerPoint Viewer 對話方塊

若要安裝這個程式您可以選擇下列的方式操作：

  • 在Microsoft Office 2000光碟片中的 Pfiles\Msoffice\ Office\Xlators 資料夾內所有檔案， 複製 到您的硬碟上 C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Xlators 的相同資料夾上。

  • 在 Microsoft Web站台 下載相關檔案其網址名稱如下到 C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Xlators 。

http://officeupdate.microsoft.com/downloadCatalog

之後您就可以在 C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Xlators 資料夾中的 Ppview32.exe 檔案上連按兩下滑鼠左鍵開啟 Microsoft PowerPoint Viewer 對話方塊，如下圖所示，然後檔案清單中按一下您要放映的簡報，按一下 放映 按鈕即可。如果您希望這個程式可以在桌面上設個捷徑，請在 Xlators 資料夾內將指標移向 Ppview32.exe 檔案，按住滑鼠右鍵不放將它拖曳到桌面上，放開按鍵後，請在快顯功能表中按一下 在此建立捷徑 指令。

注意

在使用 PowerPoint Viewer 放映投影片時， 圖片項目符號 及 自動編號 的設定將無法顯示，而以一般的項目符號取代。但自行輸入的編號則會正常顯示。所以請留意這個說明！

設定投影片放映方式

經由在 設定放映方式 對話方塊中的選項，您可以選擇放映類型及放映過程應該如何進行。而您所選擇的項目會與這份簡報一同被儲存起來，所以無論您以何種方式開啟簡報的放映，這些指定的項目將會有效的被執行。請在PowerPoint視窗中的 投影片放映 功能表中按一下 設定放映方式 指令，開啟 設定放映方式 對話方塊，如圖17-1。

圖17-1. 設定放映方式 對話方塊。

在 設定放映方式 對話方塊中， 要播放整份簡報的 投影片 請在此視窗右方的投影片選項中按一下 全部 項目；您也可以在 從...至... 文字方塊中輸入播放簡報時的開始投影片和結束投影片編號；而若要在一個無固定觀眾的場合(例如商店的櫥窗或辦公大樓的大廳)播放一段宣導影片或商品資訊，請在 放映類型 選項中按一下 連續放映，按Esc鍵貼停止 項目，如此這份簡報將不斷重播，除非有人按鍵盤上的Esc按鍵或按一下滑鼠右鍵，才會被打斷這份簡報的放映。想要讓Esc鍵無效，您可以在開始放映簡報後拿走鍵盤及滑鼠，只留下主機及螢幕。

同樣在 設定放映方式 對話方塊中，您也可以在 放映類型 選項中選擇 放映時不加旁白 或 放映時不加動畫 等項目。而且您還可以在投影片換頁選項中決定是否要以手動按滑鼠來換頁，或是根據您在排練投影片放映時所記錄下的時間播放簡報。而您將在本書 <排練投影片的放映> 學習如何排練投影片的放映。

特殊的放映類別

在設定放映方式對話方塊中，PowerPoint提供三種較為特殊的投影片放映類別。第一項是 由演講者簡報(全螢幕) ，這是一種傳統的全螢幕放映方式；第二項 觀眾自行瀏覽(視窗) 項目，是以有導覽控製按鈕如在網際網路視窗上般的環境展示簡報，這將令讓觀眾很容易地切換投影片。而第三項 在資訊站瀏覽(全螢幕) 項目，也是以全螢幕的展示簡報，一旦播放完畢會靜止5分鐘後再重新放映，以避免觀眾更改這個播放。若您選擇這一項，則 連續放映，按Esc鍵貼停止 項目將自動被選取。

設定電腦與放映機間的連接

如果您是將電腦上的簡報資料經由投影機放映在觀眾面前，您可以執行 放映機精靈 設定，在您放映簡報之前，它會協助您偵測出您目前所連接的投影機，並給予適當的設定值。

要執行 放映機精靈 設定，請在 投影片放映 功能表中按一下 設定放映方式 指令，然後在這個對話方塊中按一下 放映精靈 按鈕，這個 放映機精靈 對話方塊顯示在畫面下，如圖17-2。請您依照它所提示的步驟操作即可。

圖17-2.這個 放映機精靈 的設定將會協助您電腦與投影機之間的連接。

使用滑鼠來控製投影片放映

我們都喜歡去控制一個簡報，但通常都不如在PowerPoint中那樣來的容易。在放映投影片的期間，您可以使用這個 放映 按鈕和快顯功能表，如圖17-3，這些都可以讓您很方便的指定想顯示的投影片，如何投影片上標示您的重點。而這個 放映 按鈕是在您放映投影片時移動滑鼠才會顯示在該投影片的左下角，當您按一下這個按鈕快顯功能表就會顯示，而您的簡報也將暫時停止播放。(若您的簡報設定為 自動換頁 ，請您移動滑鼠的速度要快些，以免錯過這個 放映 按鈕；您也可以直接在放映時直接按下滑鼠右鍵顯示快顯功能表。)

圖17-3.在放映投影片時，按一下 放映 按鈕(或按一下滑鼠右鍵所顯示的快顯功能表。

在快顯功能表上的 下一張 及 前一張 指令可以讓您在放映投影片時移動到下一張或上一張投影片。若要移到指定的投影片上，請在快顯功能表上按一下 到 指令，再按一下 投影片導覽器 指令，您就可以在 投影片導覽 對話方塊中選擇您要前往的投影片，並按一下 移至 按鈕。若要移到這份簡報中已被隱藏的投影片上，請在快顯功能表上按一下 投影片導覽器 指令，您會注意到被隱藏的投影片其編號以括弧括起來，按一下它再按一下 移至 按鈕即可。在放映投影片的過程中如果停止放映，請在快顯功能表按一下 結束放映 按鈕，結束簡報的播放回到PowerPoint上(或瀏覽器視窗)；假設您的簡報是以 幾秒鐘自動換頁 放映投影片，如果您臨時想要暫時停止播放，請立刻按鍵盤上的 S 鍵，此時畫面會停留在原放映的螢幕(或在快顯功能表上按一下 螢幕 指令，再按一下 暫停 項目)，如果要繼續放映，請按一下按一下滑鼠左鍵或鍵盤上 Enter 鍵。

而在放映投影片中的快顯功能表(請按一下投影片左下角的 放映 按鈕，或按一下滑鼠右鍵)中其餘的指令，如 會議記錄 指令可以讓您在放映簡報時記錄下參與者(或觀眾)對這張投影片的評論文字，而 演講者備忘稿 指令，可以讓簡報的主講人在觀眾的面前公開檢視這張投影的備忘資料。如果在放映簡報時，您希望在這張投影片上用筆畫出那些是重點文字或圖形，請在快顯功能表上按一下指標選項指令，再按一下 畫筆 項目，此時您可以利用拖曳的方式在文字或圖形上畫出線條或圈圈等圖案，以讓觀眾知道您所要強調的內容，當然在 畫筆顏色 項目您還可以選取畫筆的顏色。最後，如果在簡報進行中需要被暫時停止，您可以按鍵盤上的S鍵，或在快顯功能表上按一下 螢幕 指令中的 螢幕變黑 項目，此時將會以一個全黑的畫面暫時取代之前的投影片，若要繼續放映請快顯功能表上按一下 螢幕 指令中的 螢幕還原 項目。

提示
在放映投影片時隱藏放映按鈕

在放映投影片的過程中，如果想要隱藏 放映 按鈕，請在 工具 功能表中按一下 選項 指令，然後再按一下 檢視 標籤，清除 顯示快顯功能表按鈕 核取方塊。(但請不要清除 按下滑鼠右鍵時顯示快顯功能表 核取方塊)。而在放映投影片的期間，當您需要放映功能時，按一下滑鼠右鍵也仍就可以顯示 快顯功能表 。

使用鍵盤來控製投影片的放映

在放映投影片的過程中，除了使用快顯功能表的指令外，您可以使用按鍵控制投影片的放映，如表17-1按鍵與投影片放映參照表。

表17-1按鍵與投影片放映的參照表
按鍵功能
按 空白鍵、Enter、向右鍵、向下鍵、PageDown 或 N 換到下一張投影片
按 倒退鍵、向左鍵、向上鍵、Page Up 或 P 翻回到前一張投影片
輸入投影片編號並按 Enter 直接切換到該投影片
按 B 使螢幕變黑/還原
按 W 使螢幕變白/還原
按 CTRL+A 轉換為箭號指標
按 CTRL+P 轉換為畫筆指標
按 S 或 數字鍵旁的+ 暫時停止/繼續放映
按 CTRL+H 隱藏指標和按鈕
按 CTRL+U 顯示指標和按鈕
按 Tab 標示出有設定超連結的物件
按 Enter (當超連結物件被標示)如同動作設定中的按一下滑鼠
按 Shift+Enter 完成動作設定中的滑鼠移過
按 Esc 結束放映

排練投影片自動放映的時間

當您在發表演說時建立一份投影片的放映而由它自行播放。您可以很簡單的在 投影片放映 功能表中按一下 投影片切換 指令，然後在 投影片切換 對話方塊中輸入每張投影片要停留在畫面上的時間。然而，另一個方法是先試著以排練的方式播放簡報，而由PowerPoint記錄您為每投影片所發表的內容所需時間(即該投影片要在晝面上停留多久)，最後PowerPoint會統計出您排練完這份簡報播放的總長度，也就是說您可以在正式播放簡報前就已經知道所需要的時間。而您可以不斷排練簡報播放，直到這份簡報在播放時能與您的口述分亳不差的展示在觀眾面前。

若要用人工的方式輸入每張投影片展示的時間，首先請在 投影片檢視模式 中選取投影片，然後在 投影片瀏覽 工具列中按一下 投影片切換 按鈕(或將指標移向被選取的投影片上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 投影片切換 指令)，或在 投影片檢視 的 投影片放映 功能表中按一下 投影片切換 指令，然後在 投影片切換 對話方塊中， 換頁方式 選項中的 每隔 文字方塊內輸入所要停留的秒數。

在 投影片瀏覽 工具列上的 排練時間 按鈕

若要記錄投影片在投影片放映時的排練時間，您可以在 投影片檢視模式 中按一下 投影片瀏覽 工具列的 排練時間 按鈕，或在其他的檢視畫面上在 投影片放映 功能表中按一下 排練時間 指令，即開始投影片的放映此，此時您會注意到在投影片上有個時間記錄器，如圖17-4，它將會記錄下每張投影片在畫面上所停留的時間。

圖17-4. 排練 工具列。

現在您可以試著以正式發表簡報的方式一邊為這張投影片做說明，一邊按一下 排練 工具列上的 下一步 按鈕顯示投影片中的其他物件或下一張投影片，此時您會注意到記錄器中間的數字是記錄 目前這張投影片在畫面上停留的時間 ，而右方的數字是統計這份簡報 目前總共花費的時間 。如果在排練的過程中您需要為目前這張投影片重新演練一次，請在 排練 工具列中按一下 重覆 按鈕；如果想要暫停一會請在 排練 工具列中按一下 暫停 按鈕；如果想要重新排練前幾張投影片，請按一下暫停按鈕後，再利用滑鼠或鍵盤的方式切換到指定的投影片中，再重新排練一次。

當您完成最後一張投影片的排練後，將會顯示一個對話方塊告訴您這份簡報片放映時間的總長度，並詢問您是否要將這個時間設定為播放的時間，如果按一下 是 按鈕，您會在 投影片檢視模式 中看到每張投影片的左下角記錄排練所記錄時間。若要以這個時間播放這份簡報前，請在 投影片放映 功能表中按一下 設定放映方式 指令，然後在 投影片換頁 選項中按一下 若有的話，使用預存時間 項目，再執行投影片放映。

注意

建議您開啟一份在 自訂動畫 的 時間設定順序 標籤中沒有設定啟動動畫時間的簡報，因為這時間的設定將會顯示在排練的過程中，而無法重新被設定。

提示
在Web簡報中使用投影片放映時間

如果您已經在簡報中記錄下投影片的放映時間，而且也指定要以預存時間放映投影片，您就可以建立一份可以自動切換到下一張投影片的簡報以方便觀眾透過網站來瀏覽它。請使用Internet Explorer 4.0或5.0瀏覽器開啟一份Web簡報的 支援檔資料夾 中的fullscreen.htm檔案，在Internet Explorer以全螢幕的方式開啟這個檔案同時也開始放映這份簡報。

若要移除投影片放映的時間，請在 投影片檢視模式 中選取一張或多張投影片，在 投影片放映 功能表中按一下 投影片切換 指令開啟 投影片切換 對話方塊，然後在 換頁方式 選項中清除 每隔 幾秒的時間。

在簡報中為投影片標出重點

想要引起觀眾對這張投影片的注意，或在投影片放映時不知道您的手該做些什麼，其實您可以利用滑鼠指標在這張投影片上直接畫出一些符號，例如將投影片上的文字或圖形圈起來，或畫個箭號，或是畫一些文字，就如同運動播報員在電視螢幕上當比賽進行中以畫圖的方式解說這場球賽的攻守方式。

若要在投影片上畫圖案，請立刻按 CTRL+P 呼叫出 畫筆 ，或按一下 放映 按鈕，或按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中 選擇指標 選項指令中的 畫筆 。然後在投影片中按住滑鼠左鍵不放再拖曳滑鼠時，即產生線條，則您就可以開始在該投影片上以塗鴉的方式畫圖案，如果要清除在投影片中所有的塗鴉，請按鍵盤上的 E 鍵，或在快顯功能表中按一下 螢幕 指令，再按一下 橡皮擦 指令，即清除這張投影片上所有您畫的圖案。之後，請按 CTRL+A ，或在快顯功能表中按一下 指標選項 指令中的 箭號 指令，就可以繼續放映簡報。如圖17-5所示在投影片上利用畫筆所繪製的圖案。

圖17-5.在投影片放映中以 畫筆 加強說明。

您也可以改變畫筆的顏色，請在 快顯功能表 中按一下 指標選項 指令，然後再按一下 畫筆顏色 從中選取適合的色彩。

提示
隱藏滑鼠指標

在投影片放映的過程中，如果想要隱藏滑鼠指標，無論是畫筆或箭號的指標樣式，請按 CTRL+H ，而按一下 CTRL+A 即可再指標樣式顯示。

在兩個螢幕上顯示簡報

如果您的電腦是Windows 98或Windows 2000的作業系統，您可以使用兩個圖形顯示卡和兩個螢幕顯示這份簡報。觀眾可以經由其中一個螢幕觀看您的簡報，而您可以在另一個螢幕中檢視您先前準備的備忘稿，或在會議進行中檢視或記錄在 會議記錄 項目中的內容。

一旦您的電腦中安裝兩種圖形顯示卡，您就可以在PowerPoint視窗中 投影片放映 功能表中按一下 設定放映方式 指令，開啟 設定放映方式 對話方塊，然後在下方的 顯示 下拉式清單中選取您的簡報所要顯示螢幕。

簡報的會議記錄

您是否曾經在離開一個會議後因無法得到共職的一份工作確認單而感到頭痛，因為您很難知曉這些工作是否已完成？無論您是在樓下的會議室或在辦公座位上開會，在會議的途中您可以使用 會議記錄簿 這項功能協助您建立一個有效率的會議記錄，它可以建立指派的工作項目和會議記錄。而當會議結束後，按一下 匯出 按鈕即可將這份會議記錄和工作項目傳送到Microsoft Word，在此處您可以編輯資料，執行英文拼字檢查，而 會議記錄簿 將經由Microsoft Exchange或Microsoft Outlook的電子郵件功能將會議記錄傳送給與會的人員。

在您開始播放簡報前，可以在 工具 功能表中按一下 會議記錄簿 指令，開啟 會議記錄簿 對話方塊，或在放映投影片的過程按一下滑鼠右鍵在快顯功能表中選擇 會議記錄簿 指令。如圖17-6。

圖17-6. 會議記錄簿 對話方塊。
注意

在會議中如果您是經由電腦螢幕或投影機放映投影片，當您開啟 會議記錄簿 功能時，您的觀眾不僅看到投影片也看到這個 會議記錄簿 視窗，很可能您會為了要記錄會議中討論的事項及指派工作項目的內容而中繼簡報，也使得觀眾分心了。您不妨使用這些雖然不是上等之選但值得您參考的方法：先在 備忘稿 中為投影片寫下備註文字，然後將它列印出來。而如果您使用2台電腦檢視簡報，您可以利用其中的一台開啟 會議記錄簿 ，這樣就不會影響到會議中的出席人員。

當您開啟 會議記錄簿 對話方塊後，您可以在 會議記錄 標籤中輸入有關這個會議的資訊，然後在 動作項目 標籤中輸入指派的工作項目和執行者。當這項指派工作的相關資料輸入完成後，請按一下 新增 按鈕，再按一下 確定 按鈕，即可關閉這個視窗以繼續簡報。如果播放到其他張投影片而需要記錄一些資訊時，您仍然可以再開啟 會議記錄簿 。(如果目前是在投影片放映中，請按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中選擇 會議記錄簿 指令；而如果是在投影片的畫面，請在 工具 功能表中按一下 會議記錄 簿指令。)

而另一種可以檢視會議記錄和工作項目的方法是：將它們 匯出 到Microsoft Word或Microsoft Outlook。將會議記錄匯出到Microsoft Word，可以讓您有機會在發佈這份會議記錄給會議的參與者之前將它潤飾的更好。當會議結束後要匯出項目，請在 會議記錄簿 對話方塊中按一下 匯出 按鈕，此時將顯示 匯出會議記錄簿 對話方塊，如圖17-7。其提供兩個選項供您選擇，如果您選取 將執行項目轉至Microsoft Outlook 核取方塊，將把 動作項目 中的所有 工作 項目傳送到Microsoft Outlook中的工作資料夾，而如果您選取 傳送會議記錄與工作項目給Microsoft Word 核取方塊，將把 會議記錄 及 動作項目 的資料轉換到Word，同時將自動啟動Microsoft Word，您將立即在一份文件中檢視到在PowerPoint 會議記錄簿 所記錄的資訊，在這個畫面中您可以做任何的修改。現在請選取您所要匯出的項目再按一下 馬上匯出 按鈕。

圖17-7. 匯出會議記錄簿 對話方塊。

在 會議記錄簿 對話方塊的 動作項目 標籤中，您可以按一下 時間表 按鈕，開啟Microsoft Outlook的 約會 對話方塊，在這個視窗中您可以安排一個後續的會議，並邀請其他的參與者。

在會議進行中，您在 會議記錄簿 對話方塊的 動作項目 標籤中所輸入的任何工作項目，將會在最後一張投影片之後顯示，也就是說 會議記錄簿 的 動作項目 資料將會在這份簡報的最後一張再新增一張投影片以放置其內容。如此一來，在所有的參與者離席前都能透過這張投影片確認並提醒所被指派的工作項目，之後，將這份會議記錄傳送到Microsoft Word之後您就可以稍加修改或潤飾後，利用在 檔案 功能表上的 傳送到 指令中的 郵件收件者 或 傳真收件者 (需安裝數據機才可以使用)，就可以將這份會議記錄傳送給各參與者。




Copyright1997-2001 SoftChina Corporation. All rights reserved.