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錄製一個簡單的巨集

在早期個人電腦的巨集(macroinstruction術語的縮寫)就是簡單的錄製下一連續的按鍵動作，然後將它指定在某個鍵盤上按鍵，而當按一下這個按鍵就可以再執行一次您所錄製的電腦操作。而Microsoft重新開發及延伸這早期的巨集觀念，而建立一個完全可以編輯程式的巨集程式語言以符合Office應用軟體的需求。之後Microsoft以真實的程式語言VBA融入到巨集的編輯語言中，VBA於是誕生。

巨集語言就是一種程式的語言，它內建在Microsoft Office軟體，以讓您自動完成一連串的工作，而這些工作被組合在一個單一的命令上。巨集的錄製允許您錄製下所需要的程式碼而自動完成一連串的工作。之後，當您再次需要完成這項工作時您可以再執行一次這個巨集。Microsoft Excel、Microsoft Word和Microsoft PowerPoint等應用程式都提供巨集錄製的功能，即VBA程式。

如何使用巨集的錄製功能

雖然當您使用巨集錄製的一長串的程式碼時您必須要很小心，因為當您錄下巨集的這些程式碼是一個延伸巨集內容很好的開始點。

如何錄製一個PowerPoint巨集

若要使用PowerPoint的巨集錄製功能，請依照下列的步驟操作：

在PowerPoint視窗中請在工具功能表中按一下巨集按鈕，再按一下 錄製新巨集 指令，此時開啟錄製巨集對話方塊，如圖20-1。

圖20-1. 在錄製巨集對話方塊中，您可為您所錄製的巨集取個名稱。

在錄製巨集對話方塊中，您可以指定下列的設定：

改變巨集名稱以更貼切描述這個巨集的功能。

指定將巨集儲存在某個已開啟的檔案上。而PowerPoint預設將巨集儲存在目前的簡報檔案。

在敘述的文字方塊中可以加入一些有關這個巨集的說明文字。

在錄製巨集對話方塊中按一下確定按鈕，PowerPoint將會顯示停止錄製工具列在畫面上，而在這個工具列中只有一個停止錄製按鈕。

在PowerPoint中開始執行您所要錄製的操作。

完成巨集的錄製後，請按一下 停止錄製 按鈕。

如何執行巨集

無論您錄製什麼樣的巨集，只要您希望所錄製的巨集再執行一次，即可以執行這個巨集。在某些案例中，您或許會得到一個錯誤的訊息以指出這個巨集不能完成它試圖執行的命令。有時候像這樣的錯誤訊息產生是因為您正試著再執行一些已經做過的工作。例如，您試著開啟已經被開啟的檔案，或關閉已經被關閉的檔案。所以如果遇上這樣的例子，請先做必要的調整後再執行這個巨集。

若要執行您已經錄製完成的巨集，請依照下列的步驟操作：

在工具功能表中按一下巨集指令，在該層選單中再按一下巨集指令，此時開啟巨集對話方塊，如圖20-2。

圖20-2.在巨集對話方塊中，您可以執行、編輯、建立和刪除巨集。

請選取您要執行的巨集稱，再按一下執行按鈕。

如何檢視(或編輯)一個PowerPoint的巨集

當您錄製完或一個巨集後，您或許想要檢視它的內容，甚至想要編輯它。如何檢視(或修改)這個巨集呢？請依照下列的步驟操作：

請在工具功能表中按一下巨集指令，在該層選單中再按一下巨集指令，開啟巨集對話方塊。

在巨集清單中選取您要檢視或編輯的巨集名稱，再按一下編輯按鈕。

當您要編輯這個巨集，其實您是在PowerPoint視窗中開啟另一個應用程式─ Visual Basic編輯器。(您是否注意到這個 Microsoft Visual Basic 視窗已經顯示，而且包含巨集程式的功能表及工具列。)當您第一次編輯這個巨集，這個Visual Basic編輯器視窗將會顯示如下所說明的三個視窗：

Module X(程式碼) 視窗，這是其中最大的視窗並顯示在右方。它是讓您編輯或輸入程式碼的視窗。

專案-VBAProject視窗，位在左方的視窗中，它管理您所產生的VBA專案元件，也就是說您所錄製的巨集將以VBA程式語言記錄在Module程式碼的視窗內，而每一個檔案就是一個專案，而每一個專案可以包含數個Module。如果想要檢視另一個Module的程式碼，請在該Module上連按兩下滑鼠左鍵，即開啟它的程式碼視窗並顯示在右方。如果在 Microsoft Visual Basic 視窗中沒有看到這個視窗，請在檢視功能表中按一下 專案總管 指令。

屬性- Module 視窗，它通常是位在專案視窗的下方，它列出所有與程式碼有關的屬性及其設定值。

因為您可以排列、放大縮小或關閉這些視窗，所以在您目前所看到的 Microsoft Visual Basic 視窗並不一定如同本書圖20-3所顯示的一樣。想要關閉專案-VBAProject 視窗，請按一下該視窗右上角 關閉視窗 按鈕。

圖20-3.Visual Basic編輯器視窗。

若要關閉這個 Microsoft Visual Basic 視窗，請在檔案功能表中按一下 關閉並回到PowerPoint 指令，或直接關閉這個視窗。

如何閱讀VBA

想要看懂VBA程式語言最好的方法是錄製一個簡單的巨集，然後在切換到 Microsoft Visual Basic 視窗瞭解它們的意思。之後您將學習如何寫下一些簡單的式碼。這些範例的程式碼都是簡短的，所以您可以很容易的複製這些程式碼並且在您的電腦上執行它。

舉例說明，我們要錄製一個開啟範例簡報檔案的巨集，而這個巨集名稱請取為開啟範例簡報，它的目的是開啟一個PowerPoint現有的檔案。在您錄製巨集前請先開啟一個新簡報檔案(或一個已存在的檔案)，並將它儲存在C:\My Documents資料夾，檔案名稱為範例簡報。然後請關閉這個檔案，再開啟另一個新簡報檔案要在這個檔案上錄製巨集，但您也可以開啟一個舊檔案錄製巨集。

若要錄製這個巨集，請依照下列的步驟操作：

請在工具功能表中按一下巨集指令，再按一下 錄製新巨集 按鈕，此時開啟錄製巨集對話方塊。

在錄製巨集對話方塊，請在巨集名稱文字方塊中輸入開啟範例簡報檔案，(若輸入英文名稱請在單字間不要留下空白！)然後按一下確定按鈕。

此時您會發現在PowerPoint視窗中出現一個停止錄製按鈕(如果這個工具列沒有顯示，請將指標移向任一工具列的按鈕上，按一下滑鼠右鍵，在快顯功能列上選擇 停止錄製 )。現在請在檔案功能表中按一下 開啟舊檔 指令。

請將查詢位置切換到 My Documents 資料夾上(如果目前的資料夾位置不在 My Documents 資料夾上，請您切換到該位置)。

請在這個資料夾內選取範例簡報檔案，再按一下確定按鈕。

請在停止錄製工具列中按一下 停止錄製 按鈕。

如果想要看看您剛剛所錄製的巨集內容，請在工具功能表中按一下巨集指令，然後在該層選單中再按一下巨集指令，然後在巨集對話方塊中選取 開啟範例簡報檔案 巨集名稱，再按一下編輯指鈕。

這巨集程式的內容應該如下所示：

Sub開啟範例簡報()
'
' 巨集錄製者: John Wu  錄製日期: 1999/10/12
'
Presentations.Open FileName:="C:\My Documents_
\範例簡報.ppt", ReadOnly:=msoFalse
End Sub

注意

在這些程式碼中，如果有出現底線( _ )符號，即表示以下的程式碼是這一列的延續。

若要閱讀在這個巨集中的VBA程式碼(如以上所示的)，您必須對巨集有個基本的認識。第一點，每個被錄製下來的巨集就是一個程序，而它被定義成一個命令以完成指定的工作。而每一個程序都以這個英文單字 Sub 開始，例如這個案例，在 Sub 之後就是巨集名稱和一對括弧。而所有的程序都以 End Sub 字串為結束點。

Sub NameOfThisSubroutine()
        Code
End Sub

第二點，VBA程式碼由主要的物件即一串的功能所組合而成，而您有兩種方式運用它們：

設定或檢索這個物件的屬性

使用這個物件的方法(或處理的過程)

例如，PowerPoint簡報就是一個物件，您在程式碼中得到簡報名稱，這就是物件中 Name 的屬性，而在程式碼中開啟這份簡報，這 Open 就是方法。所以操作物件的一般語法是：

object.property或object.method

在任何一行的程式碼，您可以設定物件的屬性或完成的方法，但不能同時執行這兩項。

這個範例的程式碼如之前所示(或重覆如下)，Presentation 物件使用Open 方法 (以粗體字顯示)。在這個程式碼中，第一個程式碼是Presentation這個物件，而這個物件的第一個動作是Open的方法，如下所示：

 Presentations.Open
FileName:="C:\My Documents_\範例簡報.ppt", ReadOnly:=msoFalse

接續在Open 方法的程式碼是由一串的描述文字所組成的(或其他的資訊)，這些是方法所要求的，為的是去做一些事情。在這同一個的程式碼中(如上所示)，第一個描述是FileName，第二個是ReadOnly。每一個描述都接者一個「: =」(冒號等於)，然後根據這描述的資訊執行所指定的方法。而這每個描述的資訊都以粗體字來顯示。

Presentations.Open FileName:= "C:\ My Documents_
\範例簡報.ppt"
, ReadOnly:= msoFalse

這個FileName描述的資訊使用中括弧及等於符號，用來說明您要開啟的簡報檔案路徑及名稱，並且由字串符號(")括起來。在VBA中，所有的文字字串都必須使用字串符號(")將它們前後括起來，以讓VBA知道這是一般的文字而不是拼錯單字的物件、屬性或方法。而ReadOnly描述的資訊是一個值(也稱之為內部的常數)，它是內建在VBA而且等於False。這 ReadOnly:=msoFalse 所產生的結果是：這個檔案是在唯讀的情況下，不可以開啟這份簡報檔案。

有關VBA語法

這裡有兩種其他的方法是您必須知道如何閱讀(或寫下)VBA：

每一個VBA的屬性或方法以及每個VBA的陳述或功能(專為命令所產生的程式名稱)，都是單一的一列程式碼(即使這些程式碼為了展示其目的而陳述太長，將會自動換列)，而在最後都以一個換行鍵為結束。例如，在這個範例的巨集中 Presentations.Open FileName:="C:\My Documents\範例簡報.ppt", ReadOnly:=msoFalse 就是一列的單一程式碼，而最後以換行鍵為結束點。

文字開始於一個撇號(')之後即表示這是巨集的一個備註說明。(這個備註說明將供您參閱的，而巨集將會忽略它並不認為它是程式碼。)這備註文字的預設顏色是綠色。所以就之前所提供的範例巨集，這備註文字如下所示：

' 巨集錄製者: John Wu  錄製日期: 1999/10/12

請注意這個備註文字將被視為單一的一列程式碼，即使為了陳述其內容而自動換列。而這個備註文字也在最後的字串1999/10/12之後出現換行鍵。

注意

請不要隨意的按 ENTER 鍵，否則將打斷 VBA 的屬性、方法、陳述、功能及備註，而將其分為好幾個列。

如何延伸巨集的內容

使用錄製巨集的功能所產生的程式碼在某些陳述上是指固定的位置，換句話說，它只能完成您錄製時的指定動作。例如，就您之前所錄製的巨集而言，它只能開啟您指定位在My Documents資料夾內的檔案─範例簡報。若要將這位置的陳述轉換為適用性更寬廣的程式碼需要使用這兩項技術：一是加入變數，另一種是由使用這巨集的人自行輸入所需要的可變資訊。

如何使用變數

想像電視機是接受單一頻道的硬體，所以您必須擁有3台電視機以觀看主要的三個網路頻道。(請暫時不要考慮有線電視。)程式碼將不會使用如電視機般無效率的只選用單一的頻道。

變數是以單一的文字來命名，它們儲存不同型態的資料。這個資料或許來自於使用者或來自於另一個巨集。每一個程式語言能夠讓您將兩個一般型態的資料放在一起─字串資料(string)和數值資料(integers)。一些程式語言，如VBA，也支援很多種其他的資料型態。

最好的練習方法，當常去呼叫一個變數，也就是說在開始撰寫一個程式時即列出變數清單和代表每個變數可使用的資料型態項目。您可以使用鍵盤輸入這個呼叫的變數 Dim...As 然後緊接著單一字串的變數名稱(例如，FileToOpen)再加上資料型態(例如字串"C:\My Documents\範例簡報.ppt")。

例如，在下列的範例程式碼中，緊接在 MyName 這個變數之後的是文字字串，再設定這個變數等於 "Sharon" ，然後將這個變數所指定的文字內容顯示在訊息方塊中，則這個MsgBox就是VBA的一個功能，它開啟一個訊息視窗在您的螢幕上，而在 MsgBox 之後的文字資訊將立即顯示在這個訊息視窗中。請注意因為 MyName 是個變數，所以這個變數的文字將不會顯示在訊息視窗中，而是顯示 MyName 所等於之後的字串，以這個例子來說就是 Sharon 。(請注意這些變數名稱並不包含引號內的字串。)

Sub MyName ()
Dim MyName As String
MyName = "Sharon"
MsgBox prompt:= MyName
End Sub

請依照下列的步驟操作，您可以建立一個新的巨集並輸入上述的程式碼，然後試驗這變數是如何執行的(同時看看如何寫下程式碼)：

開啟一份新的簡報。

在工具功能表中按一下巨集指令，在該層選單中再按一下巨集指令。

在巨集對話方塊中，請在巨集名稱文字方塊中輸入一個單一的文字串(即文字間不加入空白)，例如，輸入 MyName 。

按一下建立按鈕，開啟 Microsoft Visual Basic 編輯器視窗。

如果您剛建立的巨集是在您目前PowerPoint簡報中的第一個巨集，這個MyName程序將會顯示在這程式碼視窗的最上一列。不然，它將會顯示在這份簡報檔案中其他巨集之後。(如果您所開啟的簡報檔案已建立過一些巨集，而當您再根據上述的步驟操作撰寫另一個VBA程式時，將會新增一個Module(模組)儲存您目前的程式。)此時將會在程式碼視窗中看到如下所示的內容：

Sub MyName()
End Sub

注意

您可調整程式碼視窗以方便您只查看目前想要編輯的巨集名稱的程式碼內容，請在程式碼視窗的左下角上按一下 程序檢視 按鈕，即只顯示目前插入點所在的巨集名稱的程式碼內容，而不顯示其他在同一個模組(Module)內的巨集，當然您只要再按一下 全模組檢視 按鈕可再檢視這個模組內的所有巨集程式碼。

若要加入程式碼在這個程序內，請依照下列的步驟操作：

插入點目前應該停在 End Sub 這一列的上方空白列上。

請輸入第二列程式碼的內容，以宣告MyName這個變數是包含一連串的文字。

Dim MyName As String

請注意當您在輸入時，Visual Basic編輯器會提出一連串的關鍵字清單(其排序根據英文字母的次序)，而這個選項也會因為您所輸入的第二個或第三個的字母而提出相關的項目，例如，當您開始輸入 string 時，Visual Basic編輯器會列出第一個字母是s開頭的項目(如圖20-4)，但當您輸入到 str 字串時在這清單中 string 即顯示出來，此時您不需要完全輸入這個變數的全部字串，只需按 ENTER 鍵就會將這個 string 變數放在插入點所在的位置上。

當輸入完第二列的程式碼後，請按 ENTER 鍵新增第三列，在這一列要設定變數 MyName 等於 Sharon 字串。

MyName="Sharon"

同樣的輸入完第三列的程式碼後，請按 ENTER 鍵新增到第四列，在這一列中將 Sharon 字串顯示在一個訊息方塊中。

MsgBox Prompt:=MyName

您是否注意到當輸入 MsgBox 函數後按一下 空白鍵 時，Visual Basic編輯器會列出一串 MsgBox 函數所需要的完整引數串列，如圖20-5。雖然它會花去您一些時間在閱讀像這樣的提示引數串列，但之前請您務必要瞭解，在這引數串列中粗體字的引數是必要的，而其他無粗體字樣式的文字引數是可供選擇的。所以這個提示的意思是：在 MsgBox 函數緊接著需要一個 Prompt 引數，以告知這個 MsgBox 函數將顯示的內容。在這個例子中，將會顯示變數名稱 MyName 所指定的內容。

圖20-4.當您輸入程式碼時，Visual Basic編輯器將顯示其相對應的程式提示。

圖20-5. 當您輸入MsgBox這關鍵字串時，Visual Basic編輯器將顯示這個MsgBox函數所需要的完整引數串列。

現在，您可以利用下列這兩種方法執行這個巨集(程式)。

切換到PowerPoint視窗後，然後在巨集對話方塊中執行這個巨集。

在 Visual Basic編輯器視窗，請確定插入點(即游標)已停在該MyName程序的任一列程式碼，然後在一般工具列中按一下 執行Sub或UserForm 按鈕。(如圖20-6。)

圖20-6. Visual Basic編輯器的一般工具列。

當您執行這個巨集後，您應該可以看到如圖20-7所顯示的一個訊息方塊。

圖20-6. 執行MyName巨集所顯示出變數名稱MyName所指定的內容。

若要想改變這個巨集以顯示另一個姓名，請在這個程式碼中，將第二列MyName = "Sharon"的Sharon改為其他的姓名。例如，輸入 John Wu 。

MyName = " John Wu "

根據下列所顯示的程式碼內容，將會在訊息方塊中顯示 George Washington 是美國第一任總統。

MyName = "George Washington是美國第一任總統"

若要結束Visual Basic編輯器，請在檔案功能表中按一下 關閉並回到Microsoft PowerPoint 指令。

提供訊息方塊以便執行這巨集的人輸入資料

雖然這些在您的巨集中，其變數的內容可以很輕易的被修改，如同上述所舉的一個程序(巨集)例子，但仍然是固定的陳述程式碼。換言之，只有這個程式設計者(就是您本人)可以在變數 MyName 輸入要顯示在訊息方塊中的資訊。然而，如果能讓使用者(不是程式設計者)指定訊息方塊所要顯示的內容，這將更有意義。

若想讓使用者提供資訊到您的巨集中，最簡單的方法是：使用 Inputbox 函數，它將在訊息方塊中提供一空白列，讓使用您巨集的人輸入資料。這個 Inputbox 函數與 MsgBox 函數類似，都會要求需要Prompt引數。在這個例子中，將告訴您的使用者您所希望他們輸入的資料。所以在下列的範例巨集中將要求使用者在訊息方塊中輸入他們的姓名，之後即顯示在隨後的訊息方塊中。

Sub YourName()
Dim YourName As String
YourName=InputBox(Prompt:="請輸入您的姓名")
MsgBox Prompt:= YourName
End Sub

請注意在這個程序中，變數 YourName 並不是等於任何的文字，如 Christine 或王一一，而是等於 InputBox 函數的結果。換言之，變數 YourName 的內容是設定成等於使用者在 InputBox 所顯示的方塊中所輸入的資料。而在 InputBox 函數後方由 Prompt 引數所指定的文字資訊(即在字串符號內的文字)且由括弧所括起的，即是顯示在訊息方塊中的提示資訊，以讓使用者在執行這個函數時知道需輸入什麼資料。當使用者輸入他姓名後，這訊息將會傳回到變數 YourName ，然後再由 MsgBox 函數將它的內容顯示在另一個訊息方塊中。如圖20-8-1和圖20-8-2左方的輸入方塊提示使用者輸入資料，右方的訊息方塊中顯示和使用者輸入資料的結果。