建立文件

讀完本章後，您將可以：

 文書處理 就是利用電腦程式建立、編輯並產生文件，文書處理程式可以讓您輸入文字、格式化文字、修正錯誤，然後在列印或分類文件之前預覽文件，所以，文書處理程式可幫助您建立專業品質的文件。

Microsoft Word是一種文書處理程式，您可以使用它來建立並更新所有的商業及個人文件，另外，Word提供許多 桌上出版 的功能，供您美化文件的外觀，使文件吸引人也更容易閱讀，無論您需要建立信件、備忘錄、傳真、年報、新聞通訊或書籍，Word擁有強大的功能及彈性，能幫助您迅速輕鬆地產生專業的文件。

在本章中，您將為高登園藝公司建立並編輯文件，高登園藝公司的營業項目為園藝工作者提供園藝補給品。首先，您將輸入文字以建立文件，然後將文件儲存成檔案，接下來您將開啟其他文件以進行瀏覽及轉換。當您用新檔名為文件儲存命名時，也需要為檔案建立一個資料夾。最後，您將要插入、刪除、移動及複製文字，然後尋找及取代文字來編輯文件。

在這一章中，您將會使用並覆寫您從隨書光碟安裝的幾個範例檔案：包括 ExistDoc、EditDoc、OpenDoc 及 ReplaceText 等。有關安裝範例檔案的方式，請參照本書前面的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

開始使用Word

當您開啟Word應用程式視窗時，視窗內包含許多與Microsoft Office XP相同的功能表、工具列及其他功能，其中某些是Ｗord獨特的功能。您輸入及編輯所使用的Word文件視窗，是Word應用程式視窗的一部分。插入點是顯示在文件視窗內的閃爍直線，標示您目前輸入文字的位置。

Word空白文件及工作窗格.

Word使用個人化功能表及工具列，減少您在螢幕上眾多指令及工具列按鈕中尋找的時間，因為它會自動顯示您最常使用的指令及按鈕。當您按一下功能名稱，會先顯示一個短功能表，包含您最常用的指令。要查看完整的長功能表，可以將滑鼠指標停留在功能名稱幾秒鐘、按兩下功能名稱或者在功能表展開後，再按一下短功能表上的雙箭頭。當長功能表展開之後，未曾在短功能表中顯示的指令，會顯示為淺灰色。為了避免讓您看到所有的按鈕，預設的 一般 及 格式化 工具列會顯示在同一列上。 工具列選項 清單可以讓您取用其他的按鈕，如果書上所提到的按鈕並未顯示在工具列上，請按一下工具列末端的 工具列選項 鈕來顯示其他所有按鈕。為了讓您更方便找到按鈕，本書中 一般 及 格式 工具列會顯示成兩列，如果想要讓您的設定，符合書上的螢幕顯示，請按一下 工具 功能表／ 自訂 ，勾選 選項 標籤上的 顯示一般和格式工具列於兩列上 核取方塊後，按一下 關閉 。



工具列選項

文件視窗下方的檢視鈕讓您可選擇不同檢視文件的方式， 標準模式 是預設的編輯檢視畫面，您可使用標準模式來輸入編輯文件， Web版面配置模式 所顯示的文件，就如同在Web網頁上所見一樣，這種檢視模式有助於檢視及編輯為網頁瀏覽器所設計的文字及圖表， 整頁模式 所顯示的文件就如同列印出來的文件一樣，這種檢視模式對變更頁面、欄位邊界、編輯頁首、頁尾及使用拖曳物件等，有很大的助益。 大綱模式 能顯示文件的結構，包含標題及內文，這種檢視模式對檢視、移動、複製及重組文字有很大的幫助。

Word把一般工作常用的指令組成 工作窗格 ，並且以小小的篇幅顯示在文件的右側，以便使用者需要時自動開啟。例如，當您開啟Word時，您會看到 新增文件 工作窗格，其中包括開啟及建立文件的指令，使用 新增文件 工作窗格可開啟現有或空白的文件、以現有文件建立新文件，或是以 範本 來建立新文件。範本內含現成的結構及樣式，協助您建立特定的文件，例如，備忘錄或履歷表。您可以隨時顯示或隱藏任何工作窗格，如果您想要的工作窗格沒有顯示出來，可以手動顯示工作窗格，並從 其他工作窗格 中選擇想要顯示的工作窗格。如果您不需要工作窗格，可將它隱藏以便空出視窗內的空間。在 檢視 功能表中，重覆按一下 工作窗格 指令可以隱藏顯示中的工作窗格，或顯示隱藏中的工作窗格。

工作窗格會在每次開啟Word時開啟，且在開啟文件後關閉，如果您不要在每次開啟Word時顯示工作窗格，請您取消工作窗格中 啟動時顯示 核取方塊。

當您有使用Word的相關問題時，可以直接利用 詢問問題 方塊節省時間，而不需要使用線上說明，只要在輸入問題或關鍵字之後按下 Enter 鍵，Word便會列出說明主題，您可選取其中的項目來解答問題，也可以求助於 Office小幫手 。當您工作時， Office小幫手 會顯示在畫面上並提供您操作上的提示，例如，建立信件並予以格式化。為了檢視完整的說明主題，您可以開啟小幫手視窗，並且進一步使用它的內容、索引及解答精靈，或者求助於Microsoft網站。

在練習中，您將學習如何開始使用Word，關閉 新增文件 工作窗格，並在線上說明中詢問需解答的問題。

  1. 在工作列上按一下 開始／程式集／Microsoft Word 

    2. Word應用程式視窗會先開啟空白文件並顯示 新增文件 工作窗格。
    另一個開啟Word及建立新文件的方法是按一下 開始 功能表頂端的 新增Office文件 指令， 新增Office文件 對話方塊出現時，按兩下 空白文件 圖示。
  2. 在 新增文件 工作窗格的標題列，按一下 其他工作窗格 下拉清單， 其他工作窗格 功能表即刻開啟。
  3. 按下Esc鍵或按一下文件空白處，Word便會關閉 其他工作窗格 功能表。
  4. 按一下 新增文件 工作窗格的 關閉 鈕， 新增文件 工作窗格立即關閉起來。


    5. 關閉
  5. 在 檢視 功能表上，按一下 工作窗格 ，開啟 新增文件 工作窗格。
  6. 按一下功能表列上右側的 詢問問題 方塊。
  7. 輸入「如何使用說明」，然後按 Enter 。

    8. 清單會與您詢問的相關說明主題一起顯現。
  8. 若是有必要，請您按一下 請參考下一頁 ，然後按一下 關於在工作中取得協助 ，便會開啟 Microsoft Word說明 視窗
  9. 按一下 詢問問題方塊 項目。

    10.  Microsoft Word說明 視窗會顯示詢問問題方塊更多的資訊。
    Microsoft Word小幫手及詢問問題
  10. 按一下 Microsoft Word說明 視窗的 關閉 按鈕，關閉視窗。


    11. 關閉
  11. 在 說明 功能表上，按一下 顯示Office小幫手 
  12. 按一下 Office小幫手 ，會顯示黃色的說明方塊，如下圖，您可以在方塊中輸入問題，然後按一下 搜尋 鈕或說明主題

  13. 對 Office小幫手 按一下滑鼠右鍵，並選擇快顯功能表內的 隱藏 指令，隱藏Office小幫手。
您也可以開啟 Microsoft Word說明 視窗來代替使用 詢問問題 方塊或 Office小幫手 。請您在 Office小幫手 上按一下滑鼠右鍵，選擇 選項 標籤並取消勾選 使用Office小幫手 核取方塊，按一下 確定 鈕。然後在 說明 功能表內按一下 Microsoft Word說明 。若要再次開啟 Office小幫手 時，請按一下 說明 功能表上的 顯示Office小幫手 。

建立文件

其實建立一份Word文件就如同輸入文字一樣的簡單。插入點會標示出在文件中文字輸入的位置。當您輸入的文字超過了右邊界，Word的 自動換行 功能會將文字轉換到下一行， 自動換行 是文書處理及桌上出版軟體常見的功能。而 Enter 鍵則是用來啟動一個新的段落而非新的一行。

您在文件視窗所輸入的文字，將會暫時儲存在電腦的記憶體中，如果您想保存文字副本，您必須將文件儲存成 檔案 ，並指定檔案名稱及儲存路徑，往後您便可以重新開啟檔案，編輯或使用文件。

當您在Word內儲存檔案時，請按一下 一般 工具列上的 儲存檔案 鈕。當您第一次儲存文件時，螢幕會顯示 另存新檔 對話方塊，供您輸入檔案名稱並指定儲存路徑。為了使您的文件能更有組織並易於存取，您可將檔案儲存於自訂的資料夾中，將相關文件儲存於同一個資料夾內。按一下 另存新檔 對話方塊上方的 建立新資料夾 鈕，來建立新的資料夾。

存檔

建立新資料夾

一旦在您使用 另存新檔 對話方塊儲存文件之後，可以按一下 一般 工具列上的 儲存檔案 鈕來儲存文件修改內容，換言之，新版本的文件內容會覆蓋掉原始版本。如果您想保留原始檔案及最新改版，請按一下 檔案 功能表上的 另存新檔 指令，然後使用新檔名來儲存新版文件，您可在原始資料夾或新的資料夾中用新檔名儲存文件。如果兩份文件使用相同的檔案名稱，則不可儲存於同一個資料夾內。

為了幫助您標示儲存新資料夾及新檔案的位置，請您按一下 移到上一層 鈕來向上移動資料夾，或是使用 儲存位置 移動到電腦的其他位置中。位於 另存新檔 及 開啟 對話方塊左邊的 位置列 ，是提供您快速連結到一般常用儲存及開啟檔案位置的捷徑。


往上一層

高登園藝公司正準備新的園藝商品目錄，目錄內頁需要一些花園用新品的相關文章。

在此練習中，您將學習如何輸入文字並儲存新文件。

  1. 按一下 一般 工具列上的 開新檔案 ，開啟新文件視窗。


    2. 新增空白文件
  2. 在新文件頂端的插入點位置，輸入「高登人！工欲善其事必先利其器！」然後按 Enter 鍵。文字顯示在新文件中。
  3. 再次按 Enter 鍵，並在標題下方插入空白行。
  4. 輸入「春天已悄悄來到，您是否注意到花朵及植物即將盛開。讓我們開始規劃今年的花園，讓頭等的百日草及南瓜佈滿您的花園。讓我們為您準備花園內使用的一切工具。」

    5. 請注意，當插入點到達右邊界時，您不需要按Enter鍵，文字會自動轉換到下一行的左邊界。
    如果文字或段落底下出現波浪狀的紅色或綠色底線，那是Word用來標示文字可能是拼字或文法錯誤，如果文字或段落底下出現紫色虛線，便表示是 智慧標籤 ， 智慧標籤 會將特定樣式文字辨識為您在其他程式也可使用的資料，例如，Word以資料方式標示某人的名字，以便您可新增到電子通訊錄。不過現在請您先忽略任何錯誤及智慧標籤。

    文字自動轉換到下一行
  5. 按一下 一般 工具列的 儲存檔案 鈕。


    6. 存檔
    螢幕顯示 另存新檔 對話方塊，並預先開啟 我的文件 資料夾。
    您也可使用 另存新檔 對話方塊的儲存位置列來移動位置，例如，將檔案存到磁片，按下位置列上的 3.5軟碟機 (A:) 
  6. 按一下 儲存位置 清單，然後選擇硬碟，通常是C磁碟。
  7. 在檔案及資料夾清單上，按兩下SBS資料夾／Word資料夾，在 另存新檔 對話方塊中出現Word資料夾內容。
  8. 按兩下 CreatingDoc 資料夾，則 另存新檔 對話方塊中出現 CreatingDoc 資料夾內容，您可以看到第一個字「高登人」出現在 檔案名稱 方塊。

    9. 顯示CreatingDoc資料夾的 另存新檔 對話方塊
    Word會使用文件的前幾個字元或文字作為預設檔名，您可以接受或是輸入新的檔名。
  9. 按一下 建立新資料夾 ，即出現 新增資料夾 對話方塊，您所建立的子資料夾會包含在CreatingDoc資料夾內。


    10. 建立新資料夾
    新資料夾對話方塊
  10. 輸入「NewFolder」，然後按一下 確定 。

    11. NewFolder即變成目前的資料夾
  11. 在 檔案名稱 方塊，清除 高登人 ，輸入「FirstSave」然後按一下 儲存檔案 鈕，而 另存新檔 對話方塊關閉，且FirstSave出現在標題列上。
  12. 按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，關閉FirstSave文件。


    13. 關閉視窗

儲存檔案以便在其他程式使用

Word允許您以其他的檔案格式來儲存Word文件。 檔案格式 是程式儲存檔案的一種方式，以便下次可以在此程式中開啟檔案，將檔案存成其他格式對於要與使用其他程式或Word先前版本（例如，Word6.0/95或Word Perfect）的人來分享檔案時是很有幫助的，例如，您家的電腦是用Word6.0，您可以用Word2002建立文件，存成Word6.0格式，然後在家中開啟及編輯這份文件 。

儲存檔案為其他檔案格式的方法：

  1. 按 檔案 功能表／ 另存新檔 ，顯示 另存新檔 對話方塊。
  2. 在 檔案名稱 方塊中，輸入文件的新檔名。
  3. 按一下 檔案類型 清單，然後選取想要的檔案格式。
  4. 按一下 存檔 。

使用現有文件

一旦您將文件儲存成檔案後，下次依然可以在Word中開啟它。您可以使用一般工具列上的 開啟舊檔 鈕或是 開新文件 工作窗格上的選項來開啟現有的檔案。在使用 新增文件 工作窗格時，您可使用現有的文件為基礎來建立新的文件，這有利於您在不改變原始文件內容的情況下，以現有文件內容來開啟新文件。

您可以指定插入點來輸入或修改文字，在特定的位置按一下，或按下方向鍵來移動文件上的插入點。當您使用 組合鍵 時，請同時按下兩個按鍵進行一個動作。例如，按下 End 鍵是移動插入點至本行的最後一個字，而同時按下 Ctrl+End 鍵則是將插入點移動至文件的末端。使用組合鍵時，請您先按住第一個鍵(例如， Ctrl )，然後再按下第二個鍵。完成動作後，再放開兩個鍵。

以下表格顯示一些您可以快速移動插入點的按鍵及組合鍵。

按這些鍵…移動插入點到…
向左鍵一次向左移動一個字元
向右鍵一次向右移動一個字元
向下鍵一次向下移動一行
向上鍵一次向上移動一行
 Ctrl+ 向左鍵一次向左移動一個字
 Ctrl+ 向右鍵一次向右移動一個字
 Home 移到同一行的起點
 End 移到同一行的結尾
 Ctrl+Home 移到文件的起點
 Ctrl+End 移到文件的結尾
 Ctrl+Page Up 到前一頁的起點
 Ctrl+Page Down 移到下一頁的起點
 Page Up 往上一個畫面
 Page Down 往下一個畫面

您也可以利用垂直及水平捲軸移動文件，但移動捲軸時並不移動插入點，插入點只有在視窗中文件檢視下才能被變更，例如，如果您拖曳垂直捲軸向下到捲軸底端將看到文件底端，但插入點並未隨著移動，狀態列會顯示插入點的位置 (以頁、節、英吋、行及欄的方式)，按下垂直捲軸上的向上或向下箭頭來移動文件視窗每次向上或向下一行；按下水平捲軸上的向左或向右箭頭來移動文件視窗每次向左或向右一行。

當您在建立長篇文件時，可以使用垂直捲軸底端的 選取瀏覽物件 功能表來快速移動。當您按一下 瀏覽選取物件 鈕，會出現瀏覽選取功能，例如， 逐頁瀏覽 、 瀏覽註解 及 瀏覽圖形 。

瀏覽選取物件

當您開啟文件時，工作列會出現顯示Word圖示及文件名稱的應用程式鈕，您可以同時開啟很多文件，但只有一個是目前或使用中文件。若您要在開啟的文件之間切換，按一下工作列上的應用程式鈕，或開啟 視窗 功能表，它列出所有開啟的文件。 視窗 功能表內，文件名稱左側有勾選符號的文件，便是目前使用中的文件。

高登園藝公司在春季期間將廣告行銷信件寄給他們的顧客以促銷新產品。在信件尚未更新之前，編輯人員想要檢視去年的信件內容，以查看哪裡需要變更。

在本練習中，您會學習如何移動文件並在視窗中切換已開啟的文件。首先，請您開啟SBS/Word/CreatingDoc/ExistDoc文件，然後移動文件並檢視文字。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟

    您也可以按一下 檔案 功能表／開啟舊檔；或是按一下 新增文件 工作窗格的 文件 ，或 更多文件 來開啟現存檔案。

  2. 瀏覽到SBS資料夾，然後按兩下Word資料夾／Creating Doc資料夾。
  3. 按兩下ExistDoc檔案，並在Word視窗開啟ExistDoc文件。
  4. 在問候語部分中，請在冒號後按一下插入點位置。
  5. 按下Home鍵將插入點移到同一行起點。
  6. 按5次 向右 鍵，將插入點移到問候語「親愛的高登之友」的起點。
  7. 按2次 向下 鍵將插入點移到第一段的起點。
  8. 按下End鍵將插入點移到第一行的結尾。
  9. 按下Ctrl+End鍵，將插入點移到文件結尾。
  10. 按Ctrl+Home鍵，將插入點移到文件起點。
  11. 拖曳垂直捲動軸至底端。

    12. 插入點仍在文件起點，但也可以看到文件底端。
  12. 在垂直捲軸中，按向上捲動5次。

    13. 則文件多出5行文字。
  13. 上拉垂直捲動軸來改變螢幕的文件畫面。
  14. 在水平捲動列中，按向右捲動箭頭兩次，如此文件右邊幾個字元將進入畫面。
  15. 往左邊拖曳水平捲動軸。

    16. 文件重新改變位置。請注意，插入點位置未改變，只是文件畫面改變。
  16. 按下Ctrl+Home鍵，來移動插入點至文件起點。
  17. 按一下視窗右邊的 瀏覽選取 鈕，當您按一下這個按鈕時，會出現一個物件色盤。


    18. 選擇瀏覽物件
    瀏覽選取色盤
  18. 指標移動到物件色盤上。

    19. 當游標指到物件時，會出現每一個物件的名稱。
  19. 按一下 逐頁瀏覽 鈕，插入點會從第一頁移至第二頁的開頭。


    20. 逐頁瀏覽
  20. 請在一般工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    21. 開啟舊檔
  21. 瀏覽到硬碟中的SBS資料夾，按兩下Word資料夾／CreatingDoc資料夾，並按兩下OpenDoc檔案，開啟OpenDoc文件。
  22. 在工作列上，按一下ExistDoc程式鈕，將ExistDoc設定為目前文件。

    23. ExistDoc變成第一個視窗，工作列顯示兩個功能鍵，每個都有開啟檔案的名稱，按鈕會標示出目前主動式文件是ExistDoc文件。
  23. 在功能列上按一下 視窗 ，兩個開啟的檔案將列於視窗功能的下方。
  24. 按一下 視窗 功能表／ 並排顯示 ，兩份文件會被調整成文件相疊的形式。

    25. 並排文件視窗
  25. 請按一下ExistDoc文件視窗上的 關閉視窗 鈕，然後按一下OpenDoc文件視窗上的 關閉視窗 鈕


    26. 關閉視窗
  26. 按一下Word視窗上的 最大化 鈕，還原文件原來的大小。


    27. 最大化

編輯文件

當您在編輯文件時，修訂文字內容。編輯工作包含許多工作，例如，插入及刪除文字及片語、更正錯誤、移動文字和複製到文件中不同位置，編輯也包括搜尋文字、片語或其他格式及取代不同的文字。

插入文字的方法就如同您在移動插入點的位置與輸入文字一樣容易。當您插入文字時，現有的文字會向右移動並挪出空位給插入的文字，當文字到達右邊時，文字會自動換到下一行。

在您編輯或使用文字之前，請您先選取好所要的文字，被選取的文字會反白顯示在螢幕上。請您快速選取一個文字區塊，或是利用選取區域來進行選取文字的動作。 選取區域 就是在文件左邊界的一片空白區域，當指標移到選取區域時，游標會從I字形狀變成向右指標。欲取消選取文字，請您按一下選取文字外的任何地方，即可取消選取。

選取區域

以下表格說明在文件中選取文字的方式。

選取內容操作方法
單一文字按兩下文字
一行文字按一下選取區域到同一行最左邊
單一句子按一下句子的任何地方且同時按住 Ctrl 鍵，句子第一個字元到句尾的標點符號皆會被選取
單一段落在段落左邊的選取區域中按兩一，或在段落中任何一處按三下
整份文件按選取區域的任何一處同時按住 Ctrl 鍵，或按三下選取區域

欲選取文件中不相鄰的文字區塊，您可選取第一個文字區塊，按住 Ctrl 鍵，然後選取下一個文字區塊，也可以使用 Shift 鍵及方向鍵來選取不相鄰的文字、行或段落。指出文字插入點的位置，按住 Shift 鍵，然後按一下方向鍵或文字結尾來選取。

刪除文字對您而言也是一件很容易的工作，您可用 Backspace 或 Delete 鍵來刪除幾個字元。按一下 Delete 是刪除插入鍵右邊的字元。這些鍵可快速修正小錯誤。然而，若要刪除整個句子或大區塊的文字，請先按一下文字，然後按 Backspace 或 Delete 鍵。

當您在編輯文件時，Word會保留更改的記錄，因此您可以輕鬆移除變更或恢復原始的文字。當您發生錯誤的動作時（例如，不慎刪除文字），保留記錄對您可是有很大的幫助。請您按一下一般工具列上的 復原 鍵復原您做過的最後一個動作，按一下 復原 鍵旁的下拉清單，可顯示您最後5個或6個動作。選擇您復原清單上復原動作，則此動作及清單上後續的動作都將復原回來。

復原

如果您想要復原一個動作，您可以按一下 取消復原 恢復或重作一次。另外您也可以按一下 取消復原 下拉清單來恢復多個已復原的動作。

取消復原

您可用剪下及貼上的方式移動選取的文字，您所移動或剪下的文字不會顯示在文件中，但仍暫存在電腦記憶體稱為 Office剪貼簿 中。複製文字與移動文字操作方法很相似；然而，當您複製選取的文字時，被選取的文字仍保留在原地，而您是在另一個位置貼上選取文字的副本。貼上副本後，文字會在插入點的所在位置顯示。

您可以用Office剪貼簿來儲存多個項目，這些項目是由幾個不同的資訊來源，但由所有Office程式共享的儲存區域而來。Office剪貼簿可以在工作窗格中顯示您所儲存的項目內容。您也可將單一或全部的儲存項目貼到任何的Office程式中。

當您在複製多重項目時，除非是Office剪貼簿選項被關閉起來，否則視窗中都會顯示Office剪貼簿。若要手動開啟Office剪貼簿，請您按一下 編輯 功能表上的 Office剪貼簿 或按兩下工作列／狀態區域的Office剪貼簿圖示，當Office剪貼簿中有包含項目時，Office剪貼簿圖示會出現在工作列上。Office剪貼簿在頁數及文件間移動及複製資訊是很有幫助的。假如您必須在段落或一行文字中移動或複製文字，您可拖曳文字而不必使用Office剪貼簿。在移動文字時，請您拖曳選取的文字到另一個位置。欲複製或選取文字，請按住 Ctrl 鍵，然後拖曳到另一個位置。

剪貼簿

編輯人員已將去年的行銷廣告信件檢查過了，現在高登園藝公司的助理將會使用它來建立今年銷售活動的行銷信件。而建立新信件最有效方法就是編輯去年的信件。

在本練習中，您將會學習如何編輯現有文件，輸入及刪除文字、復原刪除、複製及貼上片語及移動段落。

範例檔案

  1. 在一般工具列上按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 瀏覽到硬碟中的SBS資料夾，按兩下Word資料夾／ CreatingDoc資料夾，按兩下EditDoc檔案，開啟EditDoc文件。
  3. 按兩下以選取文件起點的文字「初」，按下Enter刪除這個字並建立新的段落。
  4. 按End鍵將插入點移到行尾，按下 空格 鍵並輸入「來到囉！」則文字出現在行尾。
  5. 按下 向下 鍵4次，按住Ctrl鍵，然後按一下任何地方選取一句文字。
  6. 按下 Delete 鍵刪除句子。
  7. 在一般工具列上，按一下 復原 鈕，復原刪除的文字。


    8. 復原
  8. 按一下向下捲動軸直到文字「祝您快樂豐收」出現，將滑鼠指標指到選取區域到文字「祝您快樂豐收」左邊，然後按一下以選取整行文字。
  9. 在一般工具列上，按一下 複製 鈕，將文字副本複製到剪貼簿中。


    10. 複製
  10. 在 編輯 功能表上，按一下 Office剪貼簿 。


    11. 在 剪貼簿 工作窗格中，會顯示目前Office剪貼簿內的項目。
    Office剪貼簿
    您可在工作窗格中開啟及關閉Office剪貼簿，選擇在您複製項目時顯示或隱藏Office剪貼簿，您也可以選擇Office剪貼簿開啟時在工具列顯示Office剪貼簿圖示。要存取這些選項，請按一下剪貼簿工作窗格的 選項 鈕。
  11. 按 Ctrl+End 鍵移到文件底端，然後按一下 Enter 插入空白行
  12. 在 剪貼簿 工作窗格中，按一下「祝您快樂豐收」方塊將文字從剪貼簿放置到文件中。
    13. 如果 貼上選項 鈕出現在您貼上的旁邊，您可以忽略。 貼上選項 鈕提供選項清單，允許您決定如何將資訊貼到文件上。


    貼上選項
  13. 在 剪貼簿 工作窗格中，按一下 關閉 鈕關閉工作窗格。


    14. 關閉
  14. 如有必要，向上捲動到段落起點「本公司歡迎您的批評與指教」。然後在段落按三下，選取段落。
  15. 拖曳段落文字向下到文字「祝您快樂豐收」之上。

    16. 當您放開滑鼠時，文字會出現在新位置上。
  16. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存文件。


    17. 儲存檔案
  17. 按一下文件視窗的 關閉視窗 鈕，關閉EditDoc文件


    18. 關閉視窗

取代文件中的文字

Word會更正您在輸入文字時常拼錯而沒有自己更正的文字，例如，當您輸入文字「teh」，Word會在您輸入文字時立即更正為「the」。我們將這項變更稱作是 自動校正 智慧標籤，自動校正除了更正拼錯的字外，也可在輸入縮寫時插入長片語。例如，如果您輸入縮寫go代表公司名稱，自動校正彙插入完整片語 「 The Garden Company」。要增加自動校正的項目，可在自動校正對話方塊輸入縮寫及完整片語然後在校正清單上加上這個項目。

如果您不希望Word自動變更文字，可復原變更或在按一下變更後出現 自動校正選項 鈕來關閉自動校正選項。 自動校正選項 鈕先以小小藍色方塊出現在變更文字附近，稍後會變成按鈕圖示。如果您不確定自動校正選項的內容，或是想變更或修改自動校正設定，可以打開 自動校正 對話方塊進行變更。也可用對話方塊增加自動校正項目。

自動校正

除了拼字錯誤及縮寫之外，您也可以使用 尋找及取代 的功能來尋找文字並將它取代成其他的文字。如果您已知道要取代的文字或片語為何，可以利用 尋找及取代 對話方塊來尋找要取代的文字。在 尋找及取代 對話方塊的 取代 標籤上，利用 尋找下一個 鈕來顯示下一個在 尋找目標 方塊中輸入的文字，然後使用 取代 鈕，便可將文字變更為 取代為 方塊中的文字。您可以利用 取代 鈕繼續取代之後找到的每一個目標，或用 全部取代 來取代之後的所有目標，也可以用 尋找下一個 標示之後目標位置。如果只是要尋找而不是取代文字，可以利用 尋找及取代 對話方塊中的 尋找 標籤並且利用 尋找下一個 鈕。您可以使用 編輯 功能表／ 尋找 。

高登園藝公司的助理員正在修飾廣告行銷信件內容，並且將信件寄給客戶。

在本練習中，您將學習如何變更自動校正設定、增加自動校正項目，並同時輸入變更文字。您也在整份文件中尋找片語並用其他片語取代。

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 瀏覽到硬碟中的 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ CreatingDoc 資料夾，按兩下 ReplaceText 檔案，開啟ReplaceText文件。
  3. 在 工具 功能表上，按一下 自動校正選項 。 自動校正選項 對話方塊即出現，並顯示 自動校正 標籤。
  4. 取消勾選 英文句子第一個字母大寫 ，Word將不會以大寫處理文字。
  5. 按一下 取代 方塊，然後輸入「高登」
  6. 按一下 Tab 鍵移動插入點到 成為方塊 。
  7. 輸入「高登園藝公司」。

    8. 自動校正對話方塊和自動校正標籤
  8. 按一下 新增 鈕在校正清單增加項目。

    9. 新自動校正項目的文字將會在您每次輸入縮寫並按 空格鍵 時出現。
  9. 按一下 確定 ，關閉 自動校正 對話方塊。
  10. 按 Ctrl+End 將插入點放在文件結尾。
  11. 輸入「高登」，然後按一下 空格鍵。

    12. 文字會立即變更為「高登園藝公司」。
  12. 按下Ctrl+Home鍵，移動插入點至文件起點。
  13. 在 編輯 功能表上，按一下 取代 以開啟 尋找及取代 對話方塊

    14. 尋找及取代對話方塊
  14. 在 尋找目標 方塊輸入「高登裝備套件」，然後按 Tab 將插入點移到 取代為 方塊中。
  15. 在 取代為 方塊中輸入「高登互動式裝備」然後按一下 尋找下一個 ，尋找並選取之前提到的「高登裝備套件」。
  16. 按一下 取代 。

    17. 被選取的部分已被「高登互動式裝備」取代，而且選取下一個。
  17. 按一下 全部取代 。

    18. 訊息方塊指示已有九個被取代。
  18. 按一下 確定 ，然後按 關閉 ，關閉 尋找與取代 對話方塊。
  19. 在一般工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存檔案。


    20. 儲存檔案
  20. 按一下文件視窗的 關閉視窗 鈕


    21. 關閉視窗
    關閉ReplaceText文件。



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