建立文件

讀完本章後，您將可以：

 文書處理 就是利用電腦程式建立、編輯並產生文件，文書處理程式可以讓您輸入文字、格式化文字、修正錯誤，然後在列印或分類文件之前預覽文件，所以，文書處理程式可幫助您建立專業品質的文件。

Microsoft Word是一種文書處理程式，您可以使用它來建立並更新所有的商業及個人文件，另外，Word提供許多 桌上出版 的功能，供您美化文件的外觀，使文件吸引人也更容易閱讀，無論您需要建立信件、備忘錄、傳真、年報、新聞通訊或書籍，Word擁有強大的功能及彈性，能幫助您迅速輕鬆地產生專業的文件。

在本章中，您將為高登園藝公司建立並編輯文件，高登園藝公司的營業項目為園藝工作者提供園藝補給品。首先，您將輸入文字以建立文件，然後將文件儲存成檔案，接下來您將開啟其他文件以進行瀏覽及轉換。當您用新檔名為文件儲存命名時，也需要為檔案建立一個資料夾。最後，您將要插入、刪除、移動及複製文字，然後尋找及取代文字來編輯文件。

在這一章中，您將會使用並覆寫您從隨書光碟安裝的幾個範例檔案：包括 ExistDoc、EditDoc、OpenDoc 及 ReplaceText 等。有關安裝範例檔案的方式，請參照本書前面的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

開始使用Word

當您開啟Word應用程式視窗時，視窗內包含許多與Microsoft Office XP相同的功能表、工具列及其他功能，其中某些是Ｗord獨特的功能。您輸入及編輯所使用的Word文件視窗，是Word應用程式視窗的一部分。插入點是顯示在文件視窗內的閃爍直線，標示您目前輸入文字的位置。

Word空白文件及工作窗格.

Word使用個人化功能表及工具列，減少您在螢幕上眾多指令及工具列按鈕中尋找的時間，因為它會自動顯示您最常使用的指令及按鈕。當您按一下功能名稱，會先顯示一個短功能表，包含您最常用的指令。要查看完整的長功能表，可以將滑鼠指標停留在功能名稱幾秒鐘、按兩下功能名稱或者在功能表展開後，再按一下短功能表上的雙箭頭。當長功能表展開之後，未曾在短功能表中顯示的指令，會顯示為淺灰色。為了避免讓您看到所有的按鈕，預設的 一般 及 格式化 工具列會顯示在同一列上。 工具列選項 清單可以讓您取用其他的按鈕，如果書上所提到的按鈕並未顯示在工具列上，請按一下工具列末端的 工具列選項 鈕來顯示其他所有按鈕。為了讓您更方便找到按鈕，本書中 一般 及 格式 工具列會顯示成兩列，如果想要讓您的設定，符合書上的螢幕顯示，請按一下 工具 功能表／ 自訂 ，勾選 選項 標籤上的 顯示一般和格式工具列於兩列上 核取方塊後，按一下 關閉 。



工具列選項

文件視窗下方的檢視鈕讓您可選擇不同檢視文件的方式， 標準模式 是預設的編輯檢視畫面，您可使用標準模式來輸入編輯文件， Web版面配置模式 所顯示的文件，就如同在Web網頁上所見一樣，這種檢視模式有助於檢視及編輯為網頁瀏覽器所設計的文字及圖表， 整頁模式 所顯示的文件就如同列印出來的文件一樣，這種檢視模式對變更頁面、欄位邊界、編輯頁首、頁尾及使用拖曳物件等，有很大的助益。 大綱模式 能顯示文件的結構，包含標題及內文，這種檢視模式對檢視、移動、複製及重組文字有很大的幫助。

Word把一般工作常用的指令組成 工作窗格 ，並且以小小的篇幅顯示在文件的右側，以便使用者需要時自動開啟。例如，當您開啟Word時，您會看到 新增文件 工作窗格，其中包括開啟及建立文件的指令，使用 新增文件 工作窗格可開啟現有或空白的文件、以現有文件建立新文件，或是以 範本 來建立新文件。範本內含現成的結構及樣式，協助您建立特定的文件，例如，備忘錄或履歷表。您可以隨時顯示或隱藏任何工作窗格，如果您想要的工作窗格沒有顯示出來，可以手動顯示工作窗格，並從 其他工作窗格 中選擇想要顯示的工作窗格。如果您不需要工作窗格，可將它隱藏以便空出視窗內的空間。在 檢視 功能表中，重覆按一下 工作窗格 指令可以隱藏顯示中的工作窗格，或顯示隱藏中的工作窗格。

工作窗格會在每次開啟Word時開啟，且在開啟文件後關閉，如果您不要在每次開啟Word時顯示工作窗格，請您取消工作窗格中 啟動時顯示 核取方塊。

當您有使用Word的相關問題時，可以直接利用 詢問問題 方塊節省時間，而不需要使用線上說明，只要在輸入問題或關鍵字之後按下 Enter 鍵，Word便會列出說明主題，您可選取其中的項目來解答問題，也可以求助於 Office小幫手 。當您工作時， Office小幫手 會顯示在畫面上並提供您操作上的提示，例如，建立信件並予以格式化。為了檢視完整的說明主題，您可以開啟小幫手視窗，並且進一步使用它的內容、索引及解答精靈，或者求助於Microsoft網站。

在練習中，您將學習如何開始使用Word，關閉 新增文件 工作窗格，並在線上說明中詢問需解答的問題。

  1. 在工作列上按一下 開始／程式集／Microsoft Word 

    2. Word應用程式視窗會先開啟空白文件並顯示 新增文件 工作窗格。
    另一個開啟Word及建立新文件的方法是按一下 開始 功能表頂端的 新增Office文件 指令， 新增Office文件 對話方塊出現時，按兩下 空白文件 圖示。
  2. 在 新增文件 工作窗格的標題列，按一下 其他工作窗格 下拉清單， 其他工作窗格 功能表即刻開啟。
  3. 按下Esc鍵或按一下文件空白處，Word便會關閉 其他工作窗格 功能表。
  4. 按一下 新增文件 工作窗格的 關閉 鈕， 新增文件 工作窗格立即關閉起來。


    5. 關閉
  5. 在 檢視 功能表上，按一下 工作窗格 ，開啟 新增文件 工作窗格。
  6. 按一下功能表列上右側的 詢問問題 方塊。
  7. 輸入「如何使用說明」，然後按 Enter 。

    8. 清單會與您詢問的相關說明主題一起顯現。
  8. 若是有必要，請您按一下 請參考下一頁 ，然後按一下 關於在工作中取得協助 ，便會開啟 Microsoft Word說明 視窗
  9. 按一下 詢問問題方塊 項目。

    10.  Microsoft Word說明 視窗會顯示詢問問題方塊更多的資訊。
    Microsoft Word小幫手及詢問問題
  10. 按一下 Microsoft Word說明 視窗的 關閉 按鈕，關閉視窗。


    11. 關閉
  11. 在 說明 功能表上，按一下 顯示Office小幫手 
  12. 按一下 Office小幫手 ，會顯示黃色的說明方塊，如下圖，您可以在方塊中輸入問題，然後按一下 搜尋 鈕或說明主題

  13. 對 Office小幫手 按一下滑鼠右鍵，並選擇快顯功能表內的 隱藏 指令，隱藏Office小幫手。
您也可以開啟 Microsoft Word說明 視窗來代替使用 詢問問題 方塊或 Office小幫手 。請您在 Office小幫手 上按一下滑鼠右鍵，選擇 選項 標籤並取消勾選 使用Office小幫手 核取方塊，按一下 確定 鈕。然後在 說明 功能表內按一下 Microsoft Word說明 。若要再次開啟 Office小幫手 時，請按一下 說明 功能表上的 顯示Office小幫手 。



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