同時輸入及格式化文字

Word提供自動化的格式工具讓您可以同時輸入並格式化文字。Word自動圖文集的特色在於它能提供您使用一般常用項目的標準文字，如此一來可節省時間並建立一致的文件格式。例如，當您在文件中插入收件者、結尾辭及郵寄指示，並在自動圖文集中建立重覆使用的文字及片語，像是您的名字、地址、公司名稱及職位名稱，這樣不但可以節省您的時間，並且還會統一文件格式。欲插入內建的自動圖文集項目（例如，信件結語之類的文字），請您按一下 插入 功能表／ 自動圖文集 ／ 結束語 ，然後選取您想插入的結束語(例如，Respectfully yours)；您也可以利用 自動校正 對話方塊中的 自動圖文集 標籤來建立個人化的自動圖文集項目。例如，您可以為高登園藝公司負責人草本龍建立自動圖文集項目。一旦儲存了新的自動圖文集項目，您可以輸入「草」，工具提示將會顯示「草本龍」(您可按一下 Enter 插入)，然後要將自動圖文集的項目插入到文件中，再按一下 Enter 鍵並繼續輸入，如果您不要插入自動圖文集項目(也就是說，如果您想插入其他名稱)，只要按一下 空格鍵 再繼續輸入即可。

除了自動化輸入文字之外，Word也可以在您輸入時使用稱為 自動格式設定 的功能來自動格式化文件。例如，除了手動跨頁畫底線外，您也可以輸入幾個等號(=)或減號(-)，當您輸入連續三個等號並按一下 Enter 鍵，Word會建立一個雙框線；當您輸入三個連續的減號並按一下 Enter 鍵，Word會建立一條單框線。

除了一般常用的字及片語，也可以插入符號，特殊字元、日期及時間。某些文件會需要特殊字元或符號，例如，度量的符號或是著作權符號。如果您所建立的文件與時間有關聯性時，可以插入現在的日期及時間。甚至可以選擇Word在您開啟文件時更新日期及時間。Word會以電腦內部的行事曆及時鐘時間作為基準來源。

當您輸入某些資訊，像是日期及時間、個人姓名、地點、電話號碼或最新Microsoft Outlook電子郵件收件者等等，Word會辨識資料並在文字底下顯示虛線和 智慧標籤 。智慧標籤會提供一般執行工作相關資訊的選項，例如，您可以在Microsoft Outlook聯絡人清單中加上您剛在Word輸入的姓名及地址。方法很簡單，您可以在文件中指向名稱，按一下 智慧標籤動作 鈕／ 新增至聯絡人 即可。

智慧標籤執行

在練習中，您將會學習如何在文件中插入裝飾性的符號，插入一個Word提供的標準的結束語，建立自動圖文集項目並將它插入文件中，再來則是使用自動格式設定的快顯功能表增加雙框線，您也將利用智慧標籤插入日期及檢查動作。

範例檔案

  1. 在一般工具列中按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 瀏覽到硬碟中 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾，按兩下 FormattingText 資料夾，然後按兩下 FormatAuto 檔案，開啟 FormatAuto 文件。
  3. 按一下 End 鍵將插入點標示在文件第一行結尾的位置，然後按一下 Enter 鍵插入一行空格。
  4. 在 插入 功能表中，按一下 符號 ，顯示 符號 對話方塊。
  5. 按一下 字型 下拉清單並下拉到清單到最下面，然後按一下 Wingdings2 。
    6. Wingdings字型是一組特殊的字元、形狀、符號及指紋大小的圖形，您可以插入文件中來增強您想傳送的訊息的吸引力，下列是Wingdings字元組的一些範例：4
  6. 捲動文件到第五列，然後按一下位於第六欄的裝飾性符號及位於第五列的101字元代碼，如下圖所示：

    7. 符號對話方塊
  7. 按一下 插入 。
    8. 您可能要移動 符號 對話方塊，您才可以看到文件頂端，要移動對話方塊，往下拖曳 符號 對話方塊的標題列到視窗的右邊。

    裝飾性的符號插入到文件標題底下。
  8. 按一下位在第七欄第五列，字元代碼為102的裝飾性符號，按一下 插入 ，然後按一下 關閉 。

    9. 顯示第二個裝飾性符號。
  9. 按一下 Ctrl + End 鍵，移動插入點至文件的結尾。
  10. 在 插入 功能表上，按一下 自動圖文集 ／ 結束語 ／ Respectfully ，在插入點所在位置上插入這個標準結束語文字。
  11. 按4次 Enter 以便留出簽名的空格。
  12. 在 插入 功能表上，按一下 自動圖文集 ／ 自動圖文集 ，顯示 自動校正 對話方塊。

    13. 自動校正對話方塊
  13. 在 請在此輸入自動圖文集項目 方塊，輸入「高登園藝公司 草本龍」，按一下 新增 然後按一下 確定 。

    14. 請您關閉     自動校正 對話方塊，同時「高登園藝公司 草本龍」會儲存到自動圖文集項目中。
  14. 輸入「高登」後，工具提示會顯示「高登園藝公司 草本龍」(按一下 Enter 插入)。

    15. 「高登」工具提示
  15. 按一下 Enter 插入全名，然後按兩下 Enter 插入兩行空白行。
  16. 按三下「=」(等號)，然後按 Enter 顯示雙框線， 自動校正選項 鈕顯示在雙框線的上方。
    17.  自動校正選項 鈕會提供您剛插入的自動校正框線的相關選項，您可以選取移動外框，停止自動校正框線選項，或開啟 自動校正 對話方塊，也可在此對框線做進一步的修改。

    目前沒有修改的必要。
  17. 在 插入 功能表上，按一下 日期及時間 ，顯示日期及時間對話方塊。
  18. 設定日期為「dd month yyyy」格式，例如，「15 March 2003」。
  19. 按一下 確定 以便在文件中輸入現在時間，然後按一下 Enter 插入一行空白行。
  20. 將游標指向日期，顯示 智慧標籤執行 鈕，然後按一下 智慧標籤執行 按鈕。


    21. 智慧標籤執行
  21. 在功能表上，按一下 智慧標籤選項 顯示 自動校正 對話方塊／ 智慧標籤 標籤。


    22. 您可以利用對話方塊來開啟或關閉智慧標籤功能。但請您現在不要關閉這項功能。
  22. 按一下 確定 關閉 自動校正 對話方塊。
  23. 在一般工具列上，按一下 儲存檔案 鈕來儲存文件。


    24. 儲存檔案
  24. 在文件視窗上按一下 關閉視窗 鈕來關閉FormatAuto文件。


    25. 關閉視窗



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