變更文件的外觀

讀完本章後,你將可以
  • 使用文件範本改變文件設計

  • 改變每一頁的顯示方式

  • 使用樣式改變文件的外觀

  • 使用佈景主題改變文件外觀

如果要引起讀者注意到文件中的重要訊息，您可將文字格式化，讓文件更容易引人注目，而段落的外觀可以幫助您傳達文件內容的訊息。

您可以利用Word內建的格式化工具，像是範本、樣式及佈景主題，美化您的文件外觀，在文字或片語上套用粗體或斜體，或改變文字色彩來變更文字的字元或屬性。也可以在段落上套用這些美化外觀的屬性。如果您要確保文件外觀的一致與精美，可以在整份文件上套用相同屬性。

在本章中，您將會學習如何更改Word範本來建立新的範本，然後您會用新範本建立傳真的封面頁。也會學習到如何在多頁文件中插入分節設定及分頁符號，並確認這些分頁符號不會在頁面上下遺留單獨的文字或片語，您將會改變文字在頁面上的版面配置，並在每一頁的頁首及頁尾加入文字。最後，您將會使用 樣式及格式 工作窗格來套用、更改並刪除已經格式化的樣式，然後套用佈景主題到現存文件中。

本章使用的範例檔有 FormatPage、FormatStyle 及 FormatTheme ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

使用文件範本改變文件設計

正確清楚的資訊及文件外觀，這兩者都是有效溝通不可或缺的重要因素。您可以利用Word專業設計的範本來幫助您建立引人注目的文件。

 範本 是一個儲存成可供您在其他文件上的文字、樣式、格式、巨集及頁面資訊使用的特定文件。您可以啟動Word預設或內建的範本，Word所附範本樣式包括：發行物、報告、法律訴訟、信件、傳真、備忘錄及網頁。

要利用Word提供的範本來建立文件，可以按一下 檔案 功能表／ 開啟舊檔 來顯示 開啟舊檔 對話方塊，其中包含幾個可提供選取範本的標籤。當您使用範本來建立文件時，顯示在螢幕上的文件會顯示預留位置讓您可以輸入文字，如果不需要這些預留位置，可以將它刪除。所謂的預留位置就是用括號標示的文字，例如，[請在這裡輸入姓名]，就是現代式傳真範本的一個預留位置，您可以按一下預留位置來選取並輸入文字來修改預留位置。一旦您在文件中輸入了文字，就可以將這份文件儲存成檔案。範本並不會因為您的修改而改變，您還是可以在其他的文件中使用範本。

您也可以修改範本以符合您在專業上及個人的需求；換言之，您可以將範本作為基礎來建立文件，之後再輸入自己的文字，像是您的姓名和地址之類的文字，然後儲存成另一個範本。之後，您可以自建範本來代替Word所提供的範本。

您現在可以在現存文件上套用不同的範本來快速測試文件的外觀，套用的範本樣式會取代原有文件樣式。操作方法很簡單，您可以按一下 工具 功能表／ 範本與增益集 ，按一下 附件 ，瀏覽並開啟範本。

如果您想將範本附加到您開啟的所有文件上，請您按一下 範本與增益集 對話方塊上的 附件 ，瀏覽並開啟範本。

高登園藝公司必須將傳真傳送到供應商以供檢閱及確認訂單，每一封公司傳真必須要有傳真封面，高登園藝公司會使用Word內建的範本，但會在範本適當的地方加入公司特殊訊息。

在本練習中，您將會學習如何利用現有Word範本來建立新範本，然後利用新範本建立傳真封面頁。

  1. 如有必要，重新開啟Word。
  2. 在 檢視 功能表上按一下 工作窗格 ，顯示 新增文件 工作窗格。
  3. 在 新增文件 工作窗格中，按一下 從範本新增／一般範本 ，顯示 範本 對話方塊。
  4. 按一下 信件傳真 標籤。
  5. 按一下 現代式傳真 圖示，顯示範本預覽視窗。

    6. 範本對話方塊並顯示信件傳真標籤
  6. 按一下 確定 ，顯示含有範本預留位置的新文件。

    7. 範本文件視窗之擷取螢幕
  7. 請您按一下請按[這裡輸入地址]，並且輸入「高登園藝公司」，再按一下 Enter 鍵。
  8. 輸入 100，台北市 ，按下 Enter 鍵後，請您在預留位置上輸入「香榭大道1234號」。
  9. 按一下 發文者 預留位置，輸入「高登園藝公司」取代預留位置的文字，[請按這裡輸入姓名]。
  10. 按一下 檔案 功能表／ 另存新檔 ，顯示 另存新檔 對話方塊。
  11. 在 檔案名稱 方塊中，輸入「FaxTemplate」。
  12. 按一下 檔案類型 向下清單／ 文件範本 。
  13. 瀏覽到硬碟中 Application Data 資料夾／ Microsoft 資料夾／ Templates 資料夾。
  14. 在您按一下 儲存檔案 之後，Word即會將它儲存成範本，此範本會隨著其他Word範本以圖示顯示在 範本 對話方塊／ 一般 標籤上。
  15. 按一下文件視窗上 關閉視窗 鈕關閉 FaxTemplate 。
  16. 按一下 檔案 功能表／ 開新檔案 ，顯示 新增文件 工作窗格。
  17. 請您按一下 新增文件 工作窗格／ 從範本新增／一般範本 ，顯示 範本 對話方塊。
  18. 按一下 一般 標籤／ FaxTemplate 圖示，然後再按一下 確定 顯示公司特定的範本。
  19. 按一下「收文者」預留位置 [請按這裡輸入姓名]，輸入「鮮花供應商」。
  20. 按一下「傳真」預留位置 [請按這裡輸入傳真號碼]，輸入「0800-555-190」。
  21. 按一下「主題」預留位置 [請按這裡輸入傳真主題]，輸入「確認訂單」。
  22. 按一下「頁數」預留位置 [請按這裡輸入頁數]，輸入「2」。
  23. 按一下「副本」預留位置，按一下 Delete 鍵。
  24. 選取以「選擇這段文字而且依您的需要刪除」起始的段落，然後按一下 Delete 來刪除這一段的說明文字。
  25. 輸入「請檢核訂單並確認送貨日期」，然後按一下Enter鍵，便完成傳真封面頁。
  26. 在 一般 工具列上按一下 儲存檔案 鈕，顯示 另存新檔 對話方塊。
  27. 在檔案名稱方塊中，輸入「FaxCover」。
  28. 按一下 檔案類型 清單選取 Word文件 。
  29. 瀏覽到硬碟中 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾，按兩下 FormattingDoc 資料夾，然後按一下 儲存檔案 。則這份以新範本為基礎的文件即會儲存於 FormattingDoc 資料夾中。
  30. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕來關閉 FaxCover 文件。

變更預設檔案位置

當您開啟或儲存文件或範本時，Word會在 開啟舊檔 或 另存新檔 對話方塊顯示預設的資料夾。如果您想將 開啟舊檔 或 另存新檔 對話方塊顯示不同的預設資料夾，您可利用 工具 功能表／ 選項 對話方塊／ 檔案位置 標籤變更位置。 檔案位置 標籤也會明確指定Word尋找檔案的路徑，例如，美工圖檔或工作群組範本，而 工作群組範本 則是網路上共享的範本。如果 檔案位置 標籤並未顯示某個檔案類型的檔案位置（例如，工作群組範本），您也可以指定一個您最常使用的範本到您可容易找到的位置。

變更文件或範本的預設檔案位置的操作方法：

  1. 在 工具 功能表上按一下 選項 ，顯示 選項 對話方塊。
  2. 按一下 檔案位置 標籤。
  3. 在 檔案類型 方塊中，按一下檔案類型。
  4. 按一下 修改 ，顯示 修改位置 對話方塊。
  5. 瀏覽到新的預設資料夾位置，然後按一下 確定 。 修改位置 對話方塊會關閉，而新的預設資料夾位置會顯示在 檔案類型 方塊中。
  6. 按一下 確定 ，關閉 選項 對話方塊。



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