核對及列印文件

讀完本章後,你將可以
  • 檢查文件中的拼字及文法

  • 預覽及列印文件

在您與他人共享文件前，必須做許多事來確認文件已經準備齊全。首先，最重要的是要檢查文法及拼字，以確認拼字文法無誤，您可以使用Word的拼字及文法檢查來校正錯誤，並且新增Word線上字典的字彙，以更適合的同義詞取代文字，藉此增加文件的可讀性以便符合各階層的讀者。不過因為線上字典可能不會包括某些特定名詞、適當的名稱或外國文字，所以您需要利用Word自動圖文集功能來儲存並快速插入文字樣式。當您完成文件校正之後，可以預覽文件來調整版面配置，然後還可以列印相關的文件，例如，信封。

在本章中，您將為高登園藝公司的採購助理校正並列印信件，以及檢查Word文件的拼字及文法是否無誤，然後在列印前先預覽文件，建立並插入自動圖文集項目且列印信封。

本章使用的範例檔有 SpellCheck、PreviewPring ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

檢查文件中的拼字及文法

校正文件的功能包含檢查拼字、修正文法錯誤及選取最合適的語言。您應該在列印文件或傳送文件前先校正文件的內容，如果文件中有很多拼字或文法的錯誤，將造成讀者不好的印象。您可以利用Word的 拼字及文法檢查 功能來更正錯誤，維持專業的寫作水準。

當您輸入文字時，Word會以預設的紅色或綠色波浪底線來告訴您拼字及文法的錯誤。紅色波浪線告訴您，Word無法辨識您所輸入的拼字；換言之，這個字並未收錄在Word的線上字典中，而綠色波浪線則告訴您，文件的內容可能有文法上的錯誤。若要快速修正個別的拼字及文法錯誤，可以在紅色或綠色波浪線上按一下右鍵，顯示可讓您選擇的修正清單。

除了修正個別錯誤之外，您也可以按一下 一般 工具列上的 拼字及文法檢查 鈕來檢查整份文件的拼字及文法。當您開始檢查拼字及文法時，Word會將文件中的每個字與Word字典中的文字作比較，然後停在每個紅色或綠色波浪線的地方並且顯示可能的錯誤原因。例如，當您發生拼字錯誤時， 拼字及文法檢查 對話方塊會確認拼錯的字且提供您一個建議取代文字的清單。如果Word發現可能的文法錯誤， 拼字及文法檢查 對話方塊會確認問題並提供您修正建議。

 拼字及文法檢查 對話方塊顯示的選項會依據Word所遇到的錯誤類型而定，下表描述 拼字及文法檢查 對話方塊的選項：

按鈕或選項功能
 略過一次 不變更醒目提示的錯誤，並尋找下一個拼錯的字或 文法錯誤。若您在編輯的文件中按一下以編輯文 件，變更此鈕為 繼續 鈕，按一下 繼續 鈕以繼續檢 查拼字和文法。
 全部略過 略過整份文件中所有相同的錯誤並繼續檢查其他部 分的文件內容，按下這個指令，Word將會忽略本 文件及所有文件中與此時檢查相同的拼字或文法。
 下一句 接受手動變更文件並繼續檢查文件。
 新增至字典 將「字典中無此單字」方塊中所選取的字新增到自 訂字典，自訂字典會加入您所自選的字。
 變更 用 建議 方塊所選取的字取代反白錯誤的字。
 全部變更 使用 建議 方塊所選取的字取代所有選取錯誤的字， 並繼續檢查文件剩下的其他部分。
 解釋 提供更多有關文法錯誤的資訊。
 自動校正 將拼字錯誤及更正的字新增到 自動校正 清單，此 後Word會在您輸入時自動校正。
 復原 復原您最近執行的一個拼字及文法動作。
 選項 開啟 拼字及文法檢查選項 對話方塊，利用此方 塊開啟一個不同的自訂字典或變更Word的檢查 及文法的規則。

Word的 自動校正 功能會在您輸入文件的同時，修正一般拼字錯誤及打字錯誤，例如，如果您錯把「and」打成「adn」， 自動校正 在您按下 空格鍵 時立即更正拼字。您可以將經常拼錯或打錯的字新增到 自動校正 清單中。

您可以利用Word的 同義字 來確認使用的文字是否精確，例如，您要寄給朋友的信上所用的語言會與寄給合作廠商有很大的不同。您可以利用同義字功能查詢某個字的替代字或同義字，使用時選取您要查詢的字，請您按一下 工具 功能表／ 語言 ／ 同義字 ，顯示 同義字 對話方塊及相同意思的同義字清單。

同義字對話方塊

在練習中，您將會學習如何檢查拼字，並新增常用名詞到線上字典中。您會尋找、檢查及修正文法錯誤，並且選用同義字來取代。

範例檔案

  1. 開啟Word程式。
  2. 在 一般 工具列，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    3. 開啟舊檔
  3. 瀏覽到硬碟中的 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ ProofingPrint 資料夾，按兩下 SpellCheck 檔案。此時 SpellCheck 文件開啟，文件中顯示紅色及綠色波浪線。
  4. 在 一般 工具列上，按一下 拼字及文法檢查 鈕，顯示 拼字及文法檢查 對話方塊，選取第一個Word所無法辨識的字。


    5. 拼字及文法檢查
    拼字及文法檢查對話方塊

    如果拼字及文法檢查並未找出錯誤，您必須重新設定拼字及文法檢查，在 工具 功能表上按一下 選項 ，按一下 拼字及文法 標籤，按一下 檢查文件 然後按一下 確定 以便再次檢查之前忽略的文字或文法。

  5. 按一下 略過一次 並忽略姓名，Word會停在下一個無法辨識的字「保恃」上。
  6. 在 建議 方塊下按一下「保持」，再按一下 變更 。Word將字更正為「保持」，並標示下一個字「強狀」。
  7. 在 建議 方塊，按一下「強壯」，再按一下 自動校正 。Word新增修正的字到自動校正清單。當下一次您再打錯為「強狀」時，Word將會立刻更正。Word標示下一個可能打錯的字「苯重」。
  8. 在 建議 方塊顯示「笨重」後，按一下 全部變更 將之後所有出現的「苯重」變更為「笨重」。Word將錯字校對完後，會標示出個無法辨識的字「crassula」。
  9. 按一下 全部略過 。因為「crassula」是正確的字，它是一種植物的名稱，您可以忽略本文中其他引用到「crassula」的地方。Word會停在下一個無法辨識的字，這次是一個拉丁文。
  10. 按三下 新增至字典 ，將下面三個Word無法辨識的拉丁文新增到自訂字典。

    11. 這三個正確的拉丁文是斜體字型，在將它們加到自訂字典後，可以避免往後Word在把它們標為錯誤的拼字。
    Word用綠色標示下一個文法錯誤。
    拼字及文法檢查對話方塊
  11. 在 拼字及文法檢查 對話方塊，綠色提醒文字「較薄的樹葉」前按一下，再輸入「比」，按 空格鍵 再按一下 變更 。

    12. 出現提醒訊息方塊指出Word已經完成拼字及文法檢查。
  12. 按一下 確定 來關閉提醒訊息。
  13. 按一下 Ctrl + End 將插入點移到文件末端。
  14. 在結束語的 Sincerely 上按兩下。
  15. 在 工具 功能表，指到 語言 ，再按一下 同義字 來顯示 同義字 對話方塊，其中顯示意義相似於 Sincerely 的字及同義字的清單。
  16. 在 以同義字取代 方塊選取 honestly ，按一下 取代 鈕。則Word會用 Honestly 取代 Sincerely 。
  17. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕來儲存文件。


    18. 儲存檔案
  18. 按一下文件視窗上 關閉視窗 鈕關閉 SpellCheck 文件。


    19. 關閉視窗

翻譯其他的語言

Word提供基本的多國語言字典及翻譯功能，讓您可以查詢不同語言，翻譯簡單、簡短片語並且將翻譯文字直接由 翻譯 工作窗格插入文件中。您可以經常使用翻譯來確認外文文件的主要意念，如果您需要翻譯一大段文字，可以直接從 翻譯 工作窗格上連結到網站。相對於重要性的文件，可能需要專業的翻譯人員，因為電腦也許無法表達文件的完整意義、細節或語調。您也可以查閱不同語言字典上的文字或片語，這些字典已經安裝在電腦上，只要啟動Microsoft Office XP語系設定即可。欲啟動某個語言，請您按一下 開始 工作列／ 程式集 ／ Microsoft Office工具 ／ Microsoft Office XP語系設定 ，按一下 可用的語系 標籤下選擇一種語言，再按一下 新增 。

翻譯其他語言之步驟：

  1. 選取您想翻譯的部分。
  2. 請您按一下 工具 功能表／ 語言 ／ 翻譯 ，顯示 翻譯 工作窗格。
  3. 在 翻譯 工作窗格上，按一下 翻譯項目為何？ 上的 目前的選取範圍 。
  4. 在 字典 方塊，選取您要翻譯的語言。
  5. 按一下 搜尋 則翻譯的文字顯示在 結果 方塊。
  6. 在 結果 方塊，選取翻譯文字再按一下 取代 ，則文件中所選取的文字被翻譯文字取代。

預覽及列印文件

在列印文件前，您應該先確認想要的版面設計外觀，如此可以減少列印來節省時間、金錢及紙張。預覽列印會顯示文件實際列印出來的樣子，這對您要列印多頁文件時，特別有幫助。 預覽列印 工具列提供您檢查每頁在呈現方式時所需的工具，如果文件含有頁首及頁尾，您也可在預覽列印時看到它們。可以在預覽列印中變更文件的版面配置，甚至還可以變更文字。

預覽列印視窗

您可以按一下 一般 工具列或 預覽列印 工具列上的 列印 鈕來列印文件。此時，Word會使用目前 列印 對話方塊內的設定並且傳送到預設的印表機。您可以開啟 檔案 功能表上的 列印 對話方塊來查看並更改列印設定，在 列印 對話方塊上，您可以選取列印目前這一頁或選擇想列印的頁數，也可以選擇不止列印一份或列印其他元件，例如，文件的註解或樣式的清單。

您也可以利用輸入文件中的地址來列印信封及標籤，選取地址的某行文字（或要列印為標籤的文字），請您按一下 工具 功能表／ 信件與郵件 ／ 信封及標籤 ，開啟 信封及標籤 對話方塊，然後選擇您想要的信封或標籤樣式。也可以選擇符合文件中文字樣式大小的信封及標籤，並且加上寄件人地址。

Word利用您在安裝時所輸入的個人資料提供寄件人地址，您可以開啟 工具 功能表／ 選項 ，並在 選項 對話方塊上的 使用者資訊 標籤上變更個人資訊。

高登園藝公司的助理想在列印和調整信件的版面前先預覽信件的內容。這位助理想要使用另外一台沒用過的印表機來列印信封。

在本練習中，您將學習如何預覽文件，在預覽列印視窗中調整頂端邊界，並在傳送列印前選取新的印表機。列印完文件後，您將選取內建地址來列印信封及標籤。

範例檔案

您需要先安裝印表機及將印表機連結至您的電腦，方能完成本練習。

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 瀏覽到硬碟中的 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ ProofingPrint 資料夾，並按兩下 PreviewPrint 檔案，開啟 PreviewPrint 文件。

    3. 如果文件視窗上顯示一個資訊圖示，在此您可以忽略它。某些單字及片語會顯示有智慧標籤的虛線底線，智慧標籤會提供選項讓您可以使用其他程式的資料，例如，您想把「蘇珊」的姓名及地址加到Outlook聯絡人清單中，您可按一下 智慧標籤 然後從智慧標籤選項清單中選取 新增到聯絡人 即可。

  3. 在 一般 工具列上，按一下 預覽列印 鈕。


    4. 預覽列印
    預覽列印視窗會顯示整頁的信件內容，就如同將從印表機所列印出來的一樣。
  4. 將游標置於垂直尺規上的頂端邊界指標（游標會變成移動指標），然後將游標向下拖曳半英吋，確認文件最後一行不會壓迫到其他行，如下列圖示。

    5. 游標指向垂直尺規的預覽列印視窗
  5. 將放大鏡(+)指向文件並在靠近文件的頂端按一下。文件顯示比例百分比變為100%，也就是文件實際大小。
  6. 將放大鏡(-)指向文件並在靠文件頂端的地方按一下。文件顯示比例變小。


    7. 放大鏡(-)
  7. 在 預覽列印 工具列上，按一下 關閉 鈕。預覽列印視窗關閉並且Word文件視窗顯示為標準模式。
  8. 在 檔案 功能表上，按一下 列印 來顯示 列印 對話方塊.。


    9. 離開預覽列印
    列印對話方塊
  9. 如果有必要，在 印表機名稱 下拉清單中，選取一個印表機，然後按一下 確定 將文件傳送到印表機。

    10. 如果您滿意目前 列印 對話方塊上的設定，您可以按一下 一般 工具列上的 列印 鈕來直接列印而不需要檢視設定。

  10. 選取文件頂端的三行地址。（請不要選擇地址下方的空白行）
  11. 按一下 工具 功能表／ 信件與郵件 ／ 信封及標籤 。在 信封及標籤 對話方塊內的 收件者地址 顯示文件中的地址。

    12.  信封及標籤 對話方塊顯示 信封 標籤
  12. 請您勾選 省略 核取方塊，然後按一下 選項 。則當您列印信封時，選項會排除寄件者地址。

    13.  信封及標籤     對話方塊顯示信封樣式及印表機可接受的樣式。預設可接受的大小數值為10。
  13. 按下 確定 ，然後根據您的印表機上的指示將信封放入印表機中，再按一下 列印 。
  14. 按一下 工具 功能表／ 信件與郵件 ／ 信封及標籤 ，顯示 信封及標籤 對話方塊，選擇 標籤 標籤。

    15.  信封及標籤 對話方塊顯示 標籤 標籤
  15. 按一下 只印單張標籤 選項，在選項底下顯示第一列及第一欄。
  16. 按一下 列印 列印標籤。
  17. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存文件。


    18. 儲存檔案
  18. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕，關閉 PreviewPrint 文件。


    19. 關閉視窗



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