- 檢查文件中的拼字及文法
在您與他人共享文件前,必須做許多事來確認文件已經準備齊全。首先,最重要的是要檢查文法及拼字,以確認拼字文法無誤,您可以使用Word的拼字及文法檢查來校正錯誤,並且新增Word線上字典的字彙,以更適合的同義詞取代文字,藉此增加文件的可讀性以便符合各階層的讀者。不過因為線上字典可能不會包括某些特定名詞、適當的名稱或外國文字,所以您需要利用Word自動圖文集功能來儲存並快速插入文字樣式。當您完成文件校正之後,可以預覽文件來調整版面配置,然後還可以列印相關的文件,例如,信封。
在本章中,您將為高登園藝公司的採購助理校正並列印信件,以及檢查Word文件的拼字及文法是否無誤,然後在列印前先預覽文件,建立並插入自動圖文集項目且列印信封。
本章使用的範例檔有
SpellCheck、PreviewPring ,您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節,請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。
範例檔案
校正文件的功能包含檢查拼字、修正文法錯誤及選取最合適的語言。您應該在列印文件或傳送文件前先校正文件的內容,如果文件中有很多拼字或文法的錯誤,將造成讀者不好的印象。您可以利用Word的
拼字及文法檢查 功能來更正錯誤,維持專業的寫作水準。當您輸入文字時,Word會以預設的紅色或綠色波浪底線來告訴您拼字及文法的錯誤。紅色波浪線告訴您,Word無法辨識您所輸入的拼字;換言之,這個字並未收錄在Word的線上字典中,而綠色波浪線則告訴您,文件的內容可能有文法上的錯誤。若要快速修正個別的拼字及文法錯誤,可以在紅色或綠色波浪線上按一下右鍵,顯示可讓您選擇的修正清單。
除了修正個別錯誤之外,您也可以按一下
一般 工具列上的 拼字及文法檢查 鈕來檢查整份文件的拼字及文法。當您開始檢查拼字及文法時,Word會將文件中的每個字與Word字典中的文字作比較,然後停在每個紅色或綠色波浪線的地方並且顯示可能的錯誤原因。例如,當您發生拼字錯誤時, 拼字及文法檢查 對話方塊會確認拼錯的字且提供您一個建議取代文字的清單。如果Word發現可能的文法錯誤, 拼字及文法檢查 對話方塊會確認問題並提供您修正建議。拼字及文法檢查
對話方塊顯示的選項會依據Word所遇到的錯誤類型而定,下表描述 拼字及文法檢查 對話方塊的選項:按鈕或選項 | 功能 |
---|---|
略過一次 | 不變更醒目提示的錯誤,並尋找下一個拼錯的字或 文法錯誤。若您在編輯的文件中按一下以編輯文 件,變更此鈕為 繼續 鈕,按一下 繼續 鈕以繼續檢 查拼字和文法。 |
全部略過 | 略過整份文件中所有相同的錯誤並繼續檢查其他部 分的文件內容,按下這個指令,Word將會忽略本 文件及所有文件中與此時檢查相同的拼字或文法。 |
下一句 | 接受手動變更文件並繼續檢查文件。 |
新增至字典 | 將「字典中無此單字」方塊中所選取的字新增到自 訂字典,自訂字典會加入您所自選的字。 |
變更 | 用 建議 方塊所選取的字取代反白錯誤的字。 |
全部變更 | 使用 建議 方塊所選取的字取代所有選取錯誤的字, 並繼續檢查文件剩下的其他部分。 |
解釋 | 提供更多有關文法錯誤的資訊。 |
自動校正 | 將拼字錯誤及更正的字新增到 自動校正 清單,此 後Word會在您輸入時自動校正。 |
復原 | 復原您最近執行的一個拼字及文法動作。 |
選項 | 開啟 拼字及文法檢查選項 對話方塊,利用此方 塊開啟一個不同的自訂字典或變更Word的檢查 及文法的規則。 |
Word的 自動校正 功能會在您輸入文件的同時,修正一般拼字錯誤及打字錯誤,例如,如果您錯把「and」打成「adn」, 自動校正 在您按下 空格鍵 時立即更正拼字。您可以將經常拼錯或打錯的字新增到 自動校正 清單中。 |
您可以利用Word的 同義字 來確認使用的文字是否精確,例如,您要寄給朋友的信上所用的語言會與寄給合作廠商有很大的不同。您可以利用同義字功能查詢某個字的替代字或同義字,使用時選取您要查詢的字,請您按一下 工具 功能表/ 語言 / 同義字 ,顯示 同義字 對話方塊及相同意思的同義字清單。 在練習中,您將會學習如何檢查拼字,並新增常用名詞到線上字典中。您會尋找、檢查及修正文法錯誤,並且選用同義字來取代。 如果拼字及文法檢查並未找出錯誤,您必須重新設定拼字及文法檢查,在 工具 功能表上按一下 選項 ,按一下 拼字及文法 標籤,按一下 檢查文件 然後按一下 確定 以便再次檢查之前忽略的文字或文法。 Word提供基本的多國語言字典及翻譯功能,讓您可以查詢不同語言,翻譯簡單、簡短片語並且將翻譯文字直接由 翻譯其他語言之步驟:同義字對話方塊
範例檔案
開啟舊檔
拼字及文法檢查拼字及文法檢查對話方塊
這三個正確的拉丁文是斜體字型,在將它們加到自訂字典後,可以避免往後Word在把它們標為錯誤的拼字。
Word用綠色標示下一個文法錯誤。拼字及文法檢查對話方塊
出現提醒訊息方塊指出Word已經完成拼字及文法檢查。
儲存檔案
關閉視窗
Copyright1997-2001 SoftChina Corporation. All rights reserved.