使用表格及欄位呈現資料

讀完本章後,你將可以
  • 以表格顯示文字

  • 格式化表格文字

  • 使用表格資料

  • 以欄顯示文字

您可以利用表格將文件資料分類組織成一個明確、簡單又容易閱讀的格式，表格將資訊整齊的安排到列與欄中，而其中列與欄交叉的區域稱為儲存格。您可以用標準大小或自己繪製大小不同的儲存格，也可以利用現有表格來建立新表格。一旦您建立表格後，可以在儲存格中輸入文字、數字甚至圖形。若要幫助讀者解讀表格的資訊，您可以將資訊排列或 排序 成合乎邏輯的順序。

一旦您建立表格後，可以改變表格或個別欄或列的大小，如果有需要，也可以插入及刪除欄及列。要讓表格看來更引人注目，您可以格式化表格文字並在表格全部或部分加上框線及網底。

表格通常是用來顯示數字資料。要在表格數字上執行標準的數學計算，您可以利用 表格 功能表上的 公式 指令來新增欄或列上的數字，例如，找出平均數。如要更複雜的計算，Excel是一個讓您可以用來執行複雜計算或統計分析的Microsoft Office程式。

「欄」是您可以用來組織文件資訊的另一個方法。將文字分成「欄」有助於建立新聞稿或手冊。在Word中，您可以定義頁面上所需要的欄位，然後選擇讓文字由某一欄的結尾連貫到下一欄頂端，就像在報紙上看到一樣。或者您可以選擇某一欄在特定位置結束，將後面的文字移到下一欄。

在本章中會使用到範例檔有 FormatTable、DataTable、InsertTable 和 CreatColumn 。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

以表格顯示文字

要在文件中新增簡單表格，您可以用 一般 工具列上的 插入表格 鈕，然後從顯示的功能表中選擇所要的欄數及列數。若您要用其他選項，像是用表格格式來設定表格大小，可以利用 表格 功能表上的 插入 指令來開啟 插入表格 對話方塊，也可以利用現有未加密的文件轉變為表格來新增表格。

一旦您建立了表格之後，可以在儲存格中輸入文字或數字，就如同在段落中一樣。唯一不同的是在表格中按 Tab 鍵會將插入點移到下一個儲存格，而不是在段落中縮排。此外，您也可以利用方向鍵或滑鼠游標在儲存格間移動。一列最左邊的儲存格被視為這一列的第一個儲存格。表格第一列適合做為欄位標題，而最左邊的欄位也是適合做為一列的標籤。

在您建立表格之後，可以插入或刪除欄或列來改變表格的結構，如果插入點置於最後一列最右邊的儲存格，您可以按 Tab 鍵在表格底端快速新增一列。您也可以利用 表格 功能表來插入、刪除並選取欄及列，要插入欄或列，可以在您想插入欄或列的地方按一下，指向 表格 功能表上的 插入 ，按一下 上方欄、下方欄、 右方欄 或 左方欄 。如果您只用一個插入指令卻選取了一列以上或一欄以上，Word會在表格上新增您所選取的列數或欄數。

您可以調整整個表格或每一欄每一列的大小以容納您所呈現的內容，要快速調整表格大小，可以按一下顯示在表格右下角的控點並拖曳來調整。

您也可以合併儲存格以建立不同大小的儲存格，例如，若想要將標題置於表格第一列，可以合併同一列的儲存格來建立橫跨表格寬度的一個儲存格。若想要將儲存格分割成小的儲存格，可以將儲存格切割出額外的欄或列。您可以利用 表格 功能表上的 合併儲存格 及 分割儲存格 來合併或分割儲存格。

要改變表格，您可能需要選取整個表格或特定的列或欄，下表說明如何選擇部分或全部表格。

選取部份操作方法
表格按一下表格左上角第一個儲存格上的 選取表格 鈕， 或按一下 表格 功能表，指向 選取 再按一下 表格 。
一欄或一列將游標指向任何一欄上的第一列或任何一列上的第 一欄，當游標變成箭頭，按一下選取的欄或列。
儲存格按兩下儲存格。
多個儲存格按一下第一個儲存格，按住 Shift 鍵，再按一下 向下 鍵或 向右 鍵以個別選取欄或列中的儲存格。

在您使用 選取表格 及控點前，請確認文件是以整頁模式顯示。

移動文件中的表格，可以按一下 選取表格 鈕並將表格拖曳到文件中的其他位置，或是利用 一般 工具列上的 剪下 及 貼上 鈕來移動表格。

您常常會建立表格以容納更多欄或列的資訊，當您輸入文字後，可以升冪或降冪來分類資訊，並且利用 表格 功能表上的 排序 指令以欄或列來分類資訊。例如，若有表格欄位上標題為姓名、地址及電話號碼，可以用字母順序將姓名排序，讓您便輕鬆找到表格上的人名。

高登園藝公司必須在目錄上設計插入「高登園藝公司草本植物」，高登園藝公司負責人想要插入三個表格：訂購表單、運輸費用表及指定運送服務表。

在本練習中，您將會學習如何建立三個表格，在第一個表格中，您將要合併儲存格、輸入文字及新增列，在第二個表格，將現存未加密的文字轉變成表格，最後，將分類第三個表格中的資訊。

範例檔案

  1. 請您開啟Word。
  2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    3. 開啟舊檔
  3. 在您的硬碟中，瀏覽到SBS資料夾，按兩下Word資料夾／ AddingTables資料夾／ CreateTable檔案，開啟CreateTable文件。
  4. 按一下 向下 鍵將插入點移到「請完成本表格」句子下方的空白行。
  5. 按一下 表格 功能表／ 插入 ／ 表格 ，顯示 插入表格 對話方塊。

    6. 插入表格對話方塊
  6. 確認 欄數 方塊顯示「5」，按一下 列數 上拉清單以顯示「5」，然後按一下 確定 。文件中會顯示一個五欄五列的空白表格，而插入點會出現在第一個儲存格中。
  7. 將游標移到第一列的左邊的空白區，然後按一下選取它。

    8. 選取列
  8. 在 表格 功能表上，按一下 合併儲存格 將第一列的儲存格合併成一個儲存格。
  9. 輸入「高登園藝公司草本藥用植物訂購單」，文字顯示在第一列上。
  10. 按一下第二列第一個儲存格，然後輸入「頁數」。
  11. 按一下 Tab 輸入「說明」，按一下 Tab 輸入「數量」，按一下 Tab 輸入「單價」，按一下 Tab 輸入「合計」，然後按一下 Tab 將插入點移到下一列的第一個儲存格。
  12. 輸入「25」，按一下 Tab 輸入「九層塔」，按一下 Tab 輸入「3」，按一下 Tab 輸入「2.29」，然後按一下 Tab 輸入「6.87」，文字顯示在第二列。
  13. 將游標移到第四列的左邊的空白區，並向下拖曳選取最後兩列。
  14. 按一下 表格 功能表／ 插入 ／ 下方列 新增兩列，新增兩列顯示在選取兩列的下方。
  15. 在最後一列，按一下第一個儲存格，按住 Shift 然後按 向右 鍵四次以選取這一列上的前四個儲存格。
  16. 在 表格 功能表上，按一下 合併儲存格 將這些儲存格合併成一個儲存格。
  17. 輸入「合計訂購數量」然後按 Tab 兩次，在表格底端新增一列，請注意：新的一列的結構與前一列一樣。

    18. 新插入的列數
  18. 輸入「裝貨手續費運輸費用」，然後按 Tab 兩次以新增一列。
  19. 輸入「指定運送服務費用」，然後按 Tab 兩次以新增一列。
  20. 輸入「應付總額」。
  21. 在表格下方的段落，選取以「運輸及處理」開始，而以「$15.95」結束的文字區塊。
  22. 按一下 表格 功能表／ 轉換 ／ 文字轉表格 顯示 文字轉換為表格 對話方塊。

    23. 文字轉表格對話方塊
  23. 確認 欄數 方塊顯示「2」然後按一下 確定 。選取的七行文字顯示在兩欄七列的表格中。


    24. 雙箭頭指標
  24. 按一下表格，取消選取儲存格，將游標指向表格右邊格線直到游標變成移動指標，然後按兩下，將表格中的儲存格寬度調整與文字寬度一樣。
  25. 下拉捲軸並在運送服務表格中按一下以放置插入點。
  26. 在 表格 功能表上，按一下 排序 以顯示 排序 對話方塊。

    27. 文字轉表格對話方塊
  27. 按一下 第一階 下拉清單，按一下 欄2 ，按一下 遞減 核取選項，確認 清單內容 選項選取 有標題列 ，然後按一下 確定 。
  28. 按一下 整頁模式 鈕，然後下拉文件視窗到「運送服務」表、「運輸處理費用」表，並顯示到訂購表單底端。


    29. 整頁模式
  29. 按住「運送服務」表左上角的 選取表格 鈕選取整個表格。


    30. 選取表格
  30. 拖曳表格向右上方到「運輸處理費用」表右邊，將「運送服務」表頂端與運輸處理費用表頂端對齊，而「運送服務」表的右邊與訂購單右邊對齊。

  31. 當您將運送服務表移到適當位置後，放開滑鼠鈕。
  32. 請您將游標指向「運送服務」表，並拖曳移動控點右下角向下，當運送服務表底線與運輸及處理費用表底線對齊時放開滑鼠。
  33. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    34. 儲存檔案
  34. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕，關閉 CreateTable 文件。


    35. 關閉視窗

格式化表格文字

要加強在表格中的文字外觀，您可以利用 格式 工具列的按鈕將表格文字格式化，就像您在Word文件中格式化文字一樣，您也可以新增框線或網底將表格結構格式化。

您可以利用 格式 工具列的按鈕來變更表格外觀並且對齊儲存格中的文字。要改變表格或儲存格的外框，您可以利用 格式 功能表上／ 框線及網底 指令來開啟 框線及網底 對話方塊，也可以利用 框線及網底 對話方塊／ 網底 標籤上的選項來新增表格或儲存格的網底。

要快速格式化表格及文字，可以利用套用 表格 功能表／ 表格自動格式設定 來套用 表格自動格式設定 功能， 表格自動格式設定 對話方塊提供18種預設的表格格式，其中包括不同的框線、色彩及屬性如斜體，將提供您專業的表格外觀，有助您快速將表格格式化。

要確定高登園藝公司目錄中的各個表格不但容易辨識也可相互配合，高登園藝公司的總裁決定將表格格式化。

在練習中，您將會學習如何格式化表格文字並且新增儲存格的網底，也將為整個表格及選取的列新增框線，最後會在表格中套用表格自動格式設定。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上按一下 開啟舊檔 鈕，開啟 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾，並按兩下 Word 資料夾／ AddingTables 資料夾／ FormatTable 檔案，開啟 FormatTable 文件。

    3. 文件會以整頁模式開啟，如果文件以標準模式開啟時，請您按一下 整頁模式 鈕。

  3. 將游標置於訂購單的第一列的左邊空白區，按一下以選取第一列。
  4. 在 格式 工具列上，按一下 字型 下拉清單，然後按一下 標楷體 ，按一下 字型大小 下拉清單，然後按 16 將文字改為16點大小「標楷體」樣式的字型。
  5. 在 格式 工具列上，按一下 粗體 鈕及 置中 鈕。儲存格中的文字顯示為粗體並置中對齊。


    6. 粗體

    置中
  6. 選取表格第一列，按一下 格式 功能表／ 框線及網底 來顯示 框線及網底 對話方塊。
  7. 按一下 網底 標籤。

    8. 框線及網底對話方塊
  8. 按一下調色盤上 淺黃色 色塊（最後列第三欄），按一下 確定 後，Word會在表格第一列背景上加上淡黃色的網底。
  9. 選取表格的第三列。
  10. 在 格式 工具列上，按一下 斜體 鈕將選取的文字變為斜體。


    11. 斜體
  11. 在 格式 工具列上，按一下 字型色彩 下拉清單，然後按一下調色盤上的 紅色 色塊（第三列第一欄）將選取文字變成紅色。
  12. 選取訂購單上的最後四列。


    13. 字型色彩
  13. 在 格式 工具列上，按一下 靠右對齊 鈕後，Word會將表格最後四列的文字沿右邊界對齊。


    14. 靠右對齊
  14. 按一下「運輸及處理」表上任何一處來放置插入點。
  15. 請您按一下 表格 功能表／ 表格自動格式設定 開啟 表格自動格式設定 對話方塊。

    16. 表格自動格式設定對話方塊
  16. 下拉 表格樣式 清單，按一下 表格清單8 ，然後按一下 套用 。「運輸及處理」表格格式化成對比色的粗框表格。
  17. 將「運送服務」表選取起來。
  18. 在 格式 功能表，按一下 框線及網底 ／ 框線 標籤。

    19. 框線及網底
  19. 在 設定 區，按一下 全部 圖示。
  20. 在 樣式 清單上，按向下捲軸兩次，然後按一下雙框線樣式。
  21. 按一下 色彩 下拉清單，按一下調色盤上的 紅色 色塊（第三列第一欄），然後按一下 確定 ，Word將在整個表格加上紅色雙框線。

    22. 目前文件
  22. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存本文件。


    23. 儲存檔案
  23. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕關閉 FormatTable 文件。


    24. 關閉視窗

使用表格資料

您可以在Word表格上利用Word內建的公式來執行特定的數字計算， 公式 是執行計算的數學表示法則，例如，加總或平均數。要插入公式，您可以利用 表格 功能表上的 公式 指令來顯示 公式 對話方塊，公式會以等號符號出現，您可以在等於符號後插入功能如（SUM），來執行計算。

顯示有數字的表格及公式對話方塊

Word會預設到您想要的計算的程式，在先前的圖示中，您可看到在 公式 對話方塊公式會將顯示在左邊包含插入點的儲存格中的數值加入（SUM）公式中。

若您想在 公式 對話方塊上將其他功能插入到 公式 方塊上，請按一下 加入函數 下拉清單，然後按一下要選取的公式。您可以利用其他內建功能來算出（COUNT）數值或算出連續儲存格的最大值（MAX）或最小值（MIN）。許多Word公式中會關聯到儲存格位置，也可以指定儲存格位置或指定常數數值，要指定公式關聯的儲存格，可以在公式括弧中輸入儲存格位置，例如，=SUM(b2, b3)將用關聯到儲存格b2及b3，此公式將會加總兩個儲存格的數值。

按一下 表格及框線 工具列上的 自動加總 鈕，快速輕鬆來新增欄位及列上的數字。



自動加總

雖然您可以在Word表格上執行許多一般的計算，但是現有的公式可能無法處理您所有的需求，如要複雜的計算或分析，例如，要算出貸款的付款時間表，您可以在Word文件上插入一個Microsoft Excel工作表，Excel是一個提供大規模的數學及財務功能電子試算表程式。

如果您要變更Word表格中的數值，必須用手動重新計算公式；而在Excel工作表中，當您變更工作表中的數值時，Excel會自動重新計算公式。

要在Word文件中插入Excel工作表，您必須先了解Microsoft Office程式如何整合資料。

物件連結及嵌入

要將Office程式中的資訊插入到另一個程式中，您可以利用Microsoft的 物件連結及嵌入 （OLE）技術。OLE允許您將某種程式下建立的檔案插入到另一種程式下建立的文件中，例如，您可以將Excel檔案插入到Word文件中。所要插入的物件稱為 來源檔案 ，它是建立在 來源程式 下，而所要插入資訊的檔案稱為 目的檔案 。

連結及嵌入的不同在於維護來源及目的之間的連結樣式， 連結的物件 是直接連結到來源檔案的一種物件，被連結的資料儲存於來源檔案中，而不是儲存在目的檔案中；目的檔案顯示只為代表連結的資料。而 內嵌的物件 則成為目的檔案的一部分，而不再是來源檔案的一部分。

當您連結物件時，連結的物件會因您更新來源檔案而更新，更新動作在您開啟包含連結物件的目的檔時發生。當您嵌入物件時，可以利用來源程式來改變內嵌的文件，但是來源檔案並不會更新。要決定用連結或嵌入物件，會依據目的檔案的資訊是否必須與來源檔案的資訊同時發生而定，如果有一人以上要更新檔案，您可以將檔案置於中央位置並連結檔案，如此雙方的人可以得到最新的檔案資訊。

如果您必須維持來源檔案及目的檔案件的連結，可以利用 一般 工具列上的 複製 及 貼上 鈕以複製及貼上不同程式間的資訊。但使用這個方法時，來源檔案及目的檔案之間並沒有連結，而貼上的資訊變成目的檔案的一部分，您可以利用目的檔案內的工具來編輯貼上的資訊。

您可以利用幾個方法將Excel工作表上的資訊插入到Word文件中。如果您不需要維持來源檔案及目的檔案之間的連結，可以利用複製及貼上資料。您可以利用 插入 功能表／ 物件 指令來連結或嵌入物件，例如，圖形、投影片檔案、圖表、圖片及試算表。您也可以利用功能表上的 選擇性貼上 指令來嵌入或連結物件，選擇性貼上的功能允許您從某個位置複製資訊並且貼在其他不同格式的位置上，例如，Microsoft Excel物件、圖片或Web格式。

要更新連結或內嵌物件，可以按兩下物件，若物件已連結，來源檔案會在來源程式下開啟，當您儲存變更，連結的物件也會更新。若物件已嵌入，則來源程式會開啟但來源檔案並不會跟著開啟，您可以利用來源程式指令來更新內嵌物件，並在目的檔案上儲存變更。

高登園藝公司管理部經理已經撰寫了一份略述購買辦公家具提案的備忘錄，備忘錄中包括家具售價清單，管理部經理也建立了一份Excel工作表，其中提供購買家具貸款的付款時間表，管理部經理希望嵌入工作表，因為這是一份初步的提案，他也希望知道當貸款金額改變時，付款時間表將會有何變化。

在練習中，您將會學習如何計算表格資料，將在Word文件中嵌入Excel工作表並且變更工作表上的資料。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 ，開啟 開啟舊檔 對話方塊。
  2. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ AddingTables 資料夾／ DataTable 檔案以開啟 DataTable 文件。
  3. 按一下家具表格的右下角的儲存格（在總金額之後）。
  4. 請您按一下 表格 功能表／ 公式 ，開啟 公式 對話方塊。 格式 對話方塊顯示公式「=SUM(ABOVE)」，意思是公式將會加總現有儲存格以上所有儲存格的數字。
  5. 按一下 確定 顯示儲存格上家具的總額。
  6. 按下 Ctrl + End 鍵到文件底端，或是將插入點移到正確位置。
  7. 請您按一下 插入 功能表／ 物件 ，開啟 物件 對話方塊，然後按一下 檔案來源 標籤。
  8. 按一下 瀏覽 ，在您的硬碟上瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ AddingTables 資料夾／ InsertTable 檔案， InsertTable 出現在 檔案名稱 方塊上。

    9. 物件對話方塊
  9. 按一下 確定 ，Excel的工作表會顯示在文件上。
  10. 按一下 Page Up 顯示插入的Excel工作表的頂端。

    11. 插入的工作表
  11. 按兩下 Excel工作表 的任一處，按一下 B4 儲存格，輸入「10000」，然後按一下 Enter 。Excel將重新計算表格資料，顯示當貸款金額變為$10000時，付款時間表的改變狀況。
  12. 上拉捲軸並按一下Excel工作表上方，工作表以貸款$10000來更新資料。
  13. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 來儲存文件。


    14. 儲存檔案
  14. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕關閉 DataTable 文件。


    15. 關閉視窗

以欄顯示文字

當您建立文件（如新聞稿）時，「欄」是展示資訊的一個好方法。在Word中，欄是一個擁有自設邊界的文字區塊，您可以將文件分隔為兩欄、三欄或更多欄的文字，（如果您決定不要將文件分隔成多欄，可以將文件格式化為一個欄位，也就是Word文件的預設格式）。當您將文件分割成「欄」的編排方式時、文字流向會是從一欄的頂端到下一欄的頂端曲折延伸的區塊，若要將欄位設為等長，可以插入欄位分隔符號以強制文件移到下一欄頂端。

在您將文件分隔欄位後，可以變更欄位寬度，也可以格式化欄位文字，例如，利用水平尺規或格式工具列上的按鈕來改變欄位文字的縮排及對齊。

高登園藝公司總裁已經撰寫一份在果園中栽培藥草的九個步驟，此文件設定為四個欄位以符合其他行銷廣告文件格式。

在本練習中，您將會把文字格式化為四個欄位，減少欄位及縮排欄位文字間的空格，最後您將在特定位置上分隔欄位，而不是讓文字自然地從一欄延續到下一欄。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 ，開啟 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ AddingTables 資料夾／ CreateColumn 檔案，開啟 CreateColumn 文件。
  3. 在 格式 功能表上，按一下 欄 顯示 欄 對話方塊。

    4. 欄位對話方塊
  4. 按一下 欄數 上拉清單直到顯示「4」，然後按一下 確定 。文件檢視變為整頁模式，文件被分隔為四個欄位。
  5. 在 編輯 功能表，按一下 全選 以選取文件所有文字。
  6. 在 格式 工具列上，按一下 左右對齊 將欄位中的文字沿欄的左右邊界對齊，然後按一下文件取消選取。


    7. 左右對齊
  7. 在 一般 工具列上，按一下 顯示比例 下拉清單，再按一下 75% ，文件視窗上會顯示更多文件。


    8. 顯示比例
  8. 將游標置於水平尺規上第二欄，游標即變成 右邊界 的指標。

    9. 指標在文件頂端
  9. 按一下1/6英吋游標（刻度標記）並向右拖曳，然後放開滑鼠以調整欄的大小。利用向右拖曳游標，您可以減少頁面上白色空格以減少欄位間的空格，可增強加強整份文件外觀的視覺效果。
  10. 按一下段落「步驟二」後的「請注意」一段。
  11. 將尺規1/6英吋上 凸排 標記向右拖曳，除了「請注意」一段第一行的文字外，其他行都會縮排。
  12. 按一下「步驟五」一段後的「請注意」一段，按一下 F4 鍵將相同格式套用到這一段上。
  13. 按一下「步驟五」的左邊，將插入點置於此。
  14. 在 插入 功能表上，按一下 分隔設定 開啟 分隔設定 對話方塊，按一下 分欄符號 選項，然後按一下 確定 。

    15. 含分欄記號
  15. 按一下「步驟六」的左邊，再按一下 F4 。「步驟六」的文字上移到第四欄頂端，欄位更平均的分隔在橫跨頁面上。
  16. 在 一般 工具列上，按一下 預覽列印 鈕檢視欄位中的文件格式。


    17. 預覽列印
  17. 在 預覽列印 工具列上，按一下 關閉 鈕關閉預覽列印視窗。


    18. 關閉
  18. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    19. 儲存檔案
  19. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕關閉 CreateColumn 文件。



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