使用表格及欄位呈現資料

讀完本章後,你將可以
  • 以表格顯示文字

  • 格式化表格文字

  • 使用表格資料

  • 以欄顯示文字

您可以利用表格將文件資料分類組織成一個明確、簡單又容易閱讀的格式，表格將資訊整齊的安排到列與欄中，而其中列與欄交叉的區域稱為儲存格。您可以用標準大小或自己繪製大小不同的儲存格，也可以利用現有表格來建立新表格。一旦您建立表格後，可以在儲存格中輸入文字、數字甚至圖形。若要幫助讀者解讀表格的資訊，您可以將資訊排列或 排序 成合乎邏輯的順序。

一旦您建立表格後，可以改變表格或個別欄或列的大小，如果有需要，也可以插入及刪除欄及列。要讓表格看來更引人注目，您可以格式化表格文字並在表格全部或部分加上框線及網底。

表格通常是用來顯示數字資料。要在表格數字上執行標準的數學計算，您可以利用 表格 功能表上的 公式 指令來新增欄或列上的數字，例如，找出平均數。如要更複雜的計算，Excel是一個讓您可以用來執行複雜計算或統計分析的Microsoft Office程式。

「欄」是您可以用來組織文件資訊的另一個方法。將文字分成「欄」有助於建立新聞稿或手冊。在Word中，您可以定義頁面上所需要的欄位，然後選擇讓文字由某一欄的結尾連貫到下一欄頂端，就像在報紙上看到一樣。或者您可以選擇某一欄在特定位置結束，將後面的文字移到下一欄。

在本章中會使用到範例檔有 FormatTable、DataTable、InsertTable 和 CreatColumn 。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

以表格顯示文字

要在文件中新增簡單表格，您可以用 一般 工具列上的 插入表格 鈕，然後從顯示的功能表中選擇所要的欄數及列數。若您要用其他選項，像是用表格格式來設定表格大小，可以利用 表格 功能表上的 插入 指令來開啟 插入表格 對話方塊，也可以利用現有未加密的文件轉變為表格來新增表格。

一旦您建立了表格之後，可以在儲存格中輸入文字或數字，就如同在段落中一樣。唯一不同的是在表格中按 Tab 鍵會將插入點移到下一個儲存格，而不是在段落中縮排。此外，您也可以利用方向鍵或滑鼠游標在儲存格間移動。一列最左邊的儲存格被視為這一列的第一個儲存格。表格第一列適合做為欄位標題，而最左邊的欄位也是適合做為一列的標籤。

在您建立表格之後，可以插入或刪除欄或列來改變表格的結構，如果插入點置於最後一列最右邊的儲存格，您可以按 Tab 鍵在表格底端快速新增一列。您也可以利用 表格 功能表來插入、刪除並選取欄及列，要插入欄或列，可以在您想插入欄或列的地方按一下，指向 表格 功能表上的 插入 ，按一下 上方欄、下方欄、 右方欄 或 左方欄 。如果您只用一個插入指令卻選取了一列以上或一欄以上，Word會在表格上新增您所選取的列數或欄數。

您可以調整整個表格或每一欄每一列的大小以容納您所呈現的內容，要快速調整表格大小，可以按一下顯示在表格右下角的控點並拖曳來調整。

您也可以合併儲存格以建立不同大小的儲存格，例如，若想要將標題置於表格第一列，可以合併同一列的儲存格來建立橫跨表格寬度的一個儲存格。若想要將儲存格分割成小的儲存格，可以將儲存格切割出額外的欄或列。您可以利用 表格 功能表上的 合併儲存格 及 分割儲存格 來合併或分割儲存格。

要改變表格，您可能需要選取整個表格或特定的列或欄，下表說明如何選擇部分或全部表格。

選取部份操作方法
表格按一下表格左上角第一個儲存格上的 選取表格 鈕， 或按一下 表格 功能表，指向 選取 再按一下 表格 。
一欄或一列將游標指向任何一欄上的第一列或任何一列上的第 一欄，當游標變成箭頭，按一下選取的欄或列。
儲存格按兩下儲存格。
多個儲存格按一下第一個儲存格，按住 Shift 鍵，再按一下 向下 鍵或 向右 鍵以個別選取欄或列中的儲存格。

在您使用 選取表格 及控點前，請確認文件是以整頁模式顯示。

移動文件中的表格，可以按一下 選取表格 鈕並將表格拖曳到文件中的其他位置，或是利用 一般 工具列上的 剪下 及 貼上 鈕來移動表格。

您常常會建立表格以容納更多欄或列的資訊，當您輸入文字後，可以升冪或降冪來分類資訊，並且利用 表格 功能表上的 排序 指令以欄或列來分類資訊。例如，若有表格欄位上標題為姓名、地址及電話號碼，可以用字母順序將姓名排序，讓您便輕鬆找到表格上的人名。

高登園藝公司必須在目錄上設計插入「高登園藝公司草本植物」，高登園藝公司負責人想要插入三個表格：訂購表單、運輸費用表及指定運送服務表。

在本練習中，您將會學習如何建立三個表格，在第一個表格中，您將要合併儲存格、輸入文字及新增列，在第二個表格，將現存未加密的文字轉變成表格，最後，將分類第三個表格中的資訊。

範例檔案

  1. 請您開啟Word。
  2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    3. 開啟舊檔
  3. 在您的硬碟中，瀏覽到SBS資料夾，按兩下Word資料夾／ AddingTables資料夾／ CreateTable檔案，開啟CreateTable文件。
  4. 按一下 向下 鍵將插入點移到「請完成本表格」句子下方的空白行。
  5. 按一下 表格 功能表／ 插入 ／ 表格 ，顯示 插入表格 對話方塊。

    6. 插入表格對話方塊
  6. 確認 欄數 方塊顯示「5」，按一下 列數 上拉清單以顯示「5」，然後按一下 確定 。文件中會顯示一個五欄五列的空白表格，而插入點會出現在第一個儲存格中。
  7. 將游標移到第一列的左邊的空白區，然後按一下選取它。

    8. 選取列
  8. 在 表格 功能表上，按一下 合併儲存格 將第一列的儲存格合併成一個儲存格。
  9. 輸入「高登園藝公司草本藥用植物訂購單」，文字顯示在第一列上。
  10. 按一下第二列第一個儲存格，然後輸入「頁數」。
  11. 按一下 Tab 輸入「說明」，按一下 Tab 輸入「數量」，按一下 Tab 輸入「單價」，按一下 Tab 輸入「合計」，然後按一下 Tab 將插入點移到下一列的第一個儲存格。
  12. 輸入「25」，按一下 Tab 輸入「九層塔」，按一下 Tab 輸入「3」，按一下 Tab 輸入「2.29」，然後按一下 Tab 輸入「6.87」，文字顯示在第二列。
  13. 將游標移到第四列的左邊的空白區，並向下拖曳選取最後兩列。
  14. 按一下 表格 功能表／ 插入 ／ 下方列 新增兩列，新增兩列顯示在選取兩列的下方。
  15. 在最後一列，按一下第一個儲存格，按住 Shift 然後按 向右 鍵四次以選取這一列上的前四個儲存格。
  16. 在 表格 功能表上，按一下 合併儲存格 將這些儲存格合併成一個儲存格。
  17. 輸入「合計訂購數量」然後按 Tab 兩次，在表格底端新增一列，請注意：新的一列的結構與前一列一樣。

    18. 新插入的列數
  18. 輸入「裝貨手續費運輸費用」，然後按 Tab 兩次以新增一列。
  19. 輸入「指定運送服務費用」，然後按 Tab 兩次以新增一列。
  20. 輸入「應付總額」。
  21. 在表格下方的段落，選取以「運輸及處理」開始，而以「$15.95」結束的文字區塊。
  22. 按一下 表格 功能表／ 轉換 ／ 文字轉表格 顯示 文字轉換為表格 對話方塊。

    23. 文字轉表格對話方塊
  23. 確認 欄數 方塊顯示「2」然後按一下 確定 。選取的七行文字顯示在兩欄七列的表格中。


    24. 雙箭頭指標
  24. 按一下表格，取消選取儲存格，將游標指向表格右邊格線直到游標變成移動指標，然後按兩下，將表格中的儲存格寬度調整與文字寬度一樣。
  25. 下拉捲軸並在運送服務表格中按一下以放置插入點。
  26. 在 表格 功能表上，按一下 排序 以顯示 排序 對話方塊。

    27. 文字轉表格對話方塊
  27. 按一下 第一階 下拉清單，按一下 欄2 ，按一下 遞減 核取選項，確認 清單內容 選項選取 有標題列 ，然後按一下 確定 。
  28. 按一下 整頁模式 鈕，然後下拉文件視窗到「運送服務」表、「運輸處理費用」表，並顯示到訂購表單底端。


    29. 整頁模式
  29. 按住「運送服務」表左上角的 選取表格 鈕選取整個表格。


    30. 選取表格
  30. 拖曳表格向右上方到「運輸處理費用」表右邊，將「運送服務」表頂端與運輸處理費用表頂端對齊，而「運送服務」表的右邊與訂購單右邊對齊。

  31. 當您將運送服務表移到適當位置後，放開滑鼠鈕。
  32. 請您將游標指向「運送服務」表，並拖曳移動控點右下角向下，當運送服務表底線與運輸及處理費用表底線對齊時放開滑鼠。
  33. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    34. 儲存檔案
  34. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 鈕，關閉 CreateTable 文件。


    35. 關閉視窗



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