使用圖表

讀完本章後,你將可以
  • 在文件中增加圖表

  • 更改圖表外觀

  • 匯入資料到圖表中

當您想要比較一些數字上的資訊，例如，去年每季營業額或上星期耗費在專案的時間，您可以建立一個 圖表 。圖表是利用線條、橫條、長條、圖形或其他標記來呈現數字的圖形。在文件新增圖表可引起視覺上的注意並表現趨勢走向、說明關係或顯示資訊因時間而變動。Microsoft Word及其他Microsoft Office XP程式，包括Microsoft Graph圖表，都可讓您在文件中直接插入並修改圖表。

在本章中，您將學習如何新增圖表到高登園藝公司有關顧客人潮的備忘錄中，將由Word文件中建立圖表開始，在圖表中輸入資料，並從Excel活頁簿匯入資料以新增圖表。

本章使用的範例檔有 AddChart、ModChart、ImportData 和 FileImport ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

在文件中新增圖表

您可以利用Microsoft Graph圖表，在Word文件新增一份圖表，它合併Word及其他Office XP程式，讓您新增、修改並格式化不同類型的圖表。當您插入圖表，Microsoft Graph圖表會在文件中新增範例圖表及資料工作表， 資料工作表 看起來與表格很類似，它開始會在列及欄上顯示範例資料，您可以輸入自己的標籤及數值來取代範例資料，因為資料工作表連結到圖表，當變更資料工作表上的數值時，圖表也會跟著改變。

在插入資料工作表及圖表後的第一個步驟就是用您自己的資料取代範例資料，如此您所使用的資料工作表會在儲存格中輸入數值及標籤，而 儲存格 指的就是列與欄的交叉處。

資料工作表包含橫越 欄標 頂端及沿著 列標 左邊的灰色按鈕，當您按一下標題，即會選取整個欄或列。如要選取整個資料工作表，您可以按一下資料工作表左上角灰色方塊的 全選 鈕。

如果您可以看到圖表但卻沒看到伴隨的資料工作表，請按圖表兩下開啟資料工作表。

當您在文件中插入圖表後，Microsoft Graph圖表指令會在功能表及工具列上變成有效的指令，您可以直接在Word上使用圖表。

您可以一直改變資料工作表上的資料，而不是在圖表上改變。也可以改變圖表外觀，但圖表內的數值不會改變。

高登園藝公司的負責人想要新增圖表到備忘錄上，備忘錄是用來說明高登園藝公司今年前八週的顧客人潮圖樣。

在本練習中，您將學習如何開啟文件並新增圖表。

範例檔案

  1. 開啟Word。
  2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    3. 開啟舊檔
  3. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ Charting 資料夾／ AddChart 檔案，開啟 AddChart 文件。
  4. 按一下 Ctrl + End 鍵，將插入點移到文件末端。
  5. 請按一下 插入 功能表／ 圖片 ／ 圖表 ，顯示範例圖表及資料工作表。
  6. 拖曳資料工作表上的標題列，將它置於範例圖表下方。
  7. 按一下資料工作表上的 全選 鈕（左上方的按鈕），然後按一下 Delete 鍵，刪除範例資料及範例圖表。
  8. 按一下欄0列2的儲存格，輸入「早上」並按下 Enter 。則儲存格會顯示標題，而插入點移到「早上」下方的儲存格。
  9. 輸入「中午」，按一下 Enter ，插入點會移到「中午」下方的儲存格。
  10. 輸入「晚間」，按一下 Enter 將插入點移到「晚間」下方的儲存格。

  11. 請將滑鼠游標置於資料工作表之A欄標的左邊直到游標變成雙箭頭移動指標，然後將線條拖曳到左邊，將欄位延伸直到符合儲存格文字的距離。


    12. 調整大小游標

    您也可以按兩下欄標之間的垂直線調整欄位大小以符合最長的欄位文字距離。

  12. 按一下欄A列1上的儲存格，輸入「第一週」，然後按一下 Tab 鍵。則您會看到「第一週」新增到圖表了，而插入點移動到右邊的儲存格。
  13. 輸入「第二週」，然後按一下 Tab 將「第二週」新增到圖表中，並將插入點右移一個儲存格。
  14. 輸入「第三週」，然後按一下 Tab 將「第三週」新增到圖表，並將插入點右移一個儲存格。
  15. 輸入「第四週」，然後按一下 Tab 將「第四週」新增到圖表，圖表資料名稱即顯示在欄A到欄D上。

  16. 按一下欄A列2上的第一個空白儲存格，然後在圖表資料工作表上輸入以下資料。

    17. 您可以利用鍵盤幫助您在資料工作表上移動。按一下 Enter 將插入點下移一列，或按一下 Shift + Enter 將插入點上移一列，或按一下 Shift + Tab 左移一欄。若您想要上、下、左、右移動插入點，請您使用方向鍵來操作。


  17. 按一下欄B列3上的儲存格（輸入「81」的儲存格），並輸入「79」來改變資料，然後按下Enter。

    18. 若您要編輯儲存格中的個別字元，請在儲存格中按兩下以放置插入點，然後就如同在 Word 所操作的方法來編輯儲存格的內容。

  18. 按一下文件外的空白區以取消選取文件，資料工作表隨即關閉，同時也會取消選取圖表。
  19. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    20. 儲存檔案
  20. 按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕關閉 ArtChart 文件。


    21. 關閉視窗

修改圖表外觀

如果圖表外觀不符合您的需要，您可以改變圖表的類型、色彩、框線、字型樣式、字型大小及圖表元素。當您要改變圖表類型時，可以從18種類型中選擇任何一種類型來顯示資料。請選擇最符合資料用途的圖表類型，例如，要顯示資料如何因時間改變而變化，可以選擇長條圖，如果要顯示部分與全體的關係，可以選擇圓形圖。

您可以在圖表上按右鍵顯示 圖表類型 對話方塊，選取一個下列表格清單中的圖表類型，如要建立自訂圖表，請利用 自訂類型 標籤。

除了變更圖表類型之外，您也可以變更圖表外觀及圖表元素，例如，標題、格線、圖例及色彩，您可以開始選取圖表並選取需更改的元素，即可移動選取元素、調整大小並格式化選取的元素。

檢視資料工作表

如要移動選取的圖表或圖表項目，請將游標指向圖表或元素並拖曳到其他位置，您也可以拖曳縮放控點來執行調整圖表大小或圖表項目。

當您選取部分或全部表格，可以將圖表格式化，格式化元素包括下列功能，例如，利用 填滿色彩 鈕改變圖表元素的色彩；其中的元素，像是 資料標記 就是資料工作表上代表數值的橫條或區塊，而 繪圖區 則是包含資料標記及類別軸及數值軸的區域。除了改變元素的色彩之外，也可以改變它的圖樣，即是所謂的 填滿效果 ，例如，在 資料數列 套用條紋圖樣，其中資料數列就是相關資料標記的群組。

某些Microsoft Graph圖表的圖表元素可協助您說明圖表資料，例如，如果您的圖表包含大量資料，可以增加 格線 讓它更容易檢視及計算資料，若格線讓圖表看起來雜亂無章，則可將它移除。而 圖例 會自動辨識圖樣或資料中色彩，預設的圖例會顯示在圖表右邊，您也可以改變它的位置。當然，也可以在圖表上新增標籤以辨識每一個資料數列，讓資料變得更清楚。

檢視資料工作表

若您有一小節的資料，可能會發現用圖形代表資料有助於查看數值；線條、區塊、長條或橫條圖則是用來顯示 資料表格 ，也就是在圖表上附加格線來顯示用來建立圖表的資料。

高登園藝公司的總裁已經新增圖表到備忘錄中，他想要美化外觀並使它更易於解讀。

在本練習中，您可以利用改變圖表類型及調整大小來修改圖表外觀；改變繪圖區的色彩並套用圖樣到資料數列上；隱藏及顯示格線、移動圖例並新增標籤以辨識資料數列。此外，您還可以新增表格來顯示資料圖說的數值，並格式化資料表格的內容。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 在您的硬碟上，瀏覽到SBS資料夾，按兩下Word資料夾／ Charting資料夾／ ModChart檔案，開啟ModChart文件。
  3. 下拉文件，然後按兩下啟動圖表，Microsoft Graph工具列及功能表伴隨圖表及資料工作表出現。
  4. 按一下工具列上 工具列選項 ／ 顯示兩列上的按鈕 ，則 一般 及 格式 工具列會顯示為兩列。
  5. 在 一般 工具列上，按一下 圖表類型 下拉清單，顯示圖表類別清單，如圖所示：


    6. 圖表類型
    您可以拖曳圖表清單頂端的橫條以建立浮動工具列
  6. 按一下 區域圖 鈕（第一列的第一個鈕），圖表類型變為區域圖，它可以用區域色彩代替欄位比較資料。


    7. 區域圖
  7. 在圖表右框上，向右拖曳中央縮放控點直到圖表大約與您的備忘錄同寬。

    8. 您會看到橫軸項目標籤的空間變得較寬，以便更容易讀取。
  8. 指向圖表上灰色區域，顯示 繪圖區 工具提示。
  9. 按一下灰色繪圖區將它選取。
  10. 在 一般 工具列上，按一下 填滿色彩 下拉清單顯示色彩功能表。
  11. 按一下 淺綠色 色塊（第五列第四欄）將圖表背景變為淺綠色。

  12. 指向圖表中央數列（褐紫紅色）區以顯示「中午」工具提示，然後按一下圖表上「中午」工具數列將它選取，選取區域周圍顯示黑色小方塊。
  13. 在 一般 工具列上，按一下 資料數列格式 鈕，顯示 資料數列格式 對話方塊，顯示 圖樣 標籤。


    14. 格式化資料數列

    您可以按兩下圖表元素以顯示 資料數列格式 對話方塊。

  14. 按一下 填滿效果 開啟 填滿效果 對話方塊。
  15. 按一下 圖樣 標籤以顯示圖樣填滿效果，按一下 25% 圖樣（第四列第一欄）

    16. 按一下圖樣
  16. 按一下 確定 ，關閉 填滿效果 對話方塊，按一下 確定 關閉 資料數列格式 對話方塊，您會看到「中午」數列變成淺色點圖樣。
  17. 在 一般 工具列上，按一下 數值軸格線 以移除圖表上的水平格線。


    18. 數值軸格線
  18. 在 圖表 功能表上，按一下 圖表選項 ，出現 圖表選項 對話方塊，顯示 格線 標籤。
  19. 在 數值（Y）軸 區，選取 主要格線 核取方塊顯示水平格線。
  20. 按一下 圖例 標籤，再按一下 上 選項將圖例移到圖表頂端。
  21. 按一下 資料標籤 標籤，選取 數列名稱 ，然後按一下 確定 將 圖表選項 對話方塊關閉，每一個資料數列旁出現一個標籤。
  22. 向下拖曳末端中央縮放控點以增大圖表的大小。

  23. 在 一般 工具列上，按一下 圖例 隱藏圖例。


    24. 圖例
  24. 在 一般 工具列上，按一下 資料表格 將資料表格插入圖表下方。


    25. 資料表格
  25. 按兩下資料表格以顯示 資料表格式 ，出現 圖樣 標籤。

  26. 按一下 色彩 下拉清單，然後按一下 藍色 色塊（第二列第六欄）。
  27. 按一下 字型 標籤。
  28. 在 大小 方塊按一下10，再按一下 確定 ，資料表格文字會縮小到可以完全顯示在表格中。
  29. 在 一般 工具列上，按一下 檢視資料工作表 隱藏資料工作表，按一下圖表以外地方，取消選取圖表。


    30. 檢視資料工作表
  30. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    31. 儲存檔案
  31. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉 ModChart 文件。


    32. 關閉視窗

匯入資料

除了直接在資料工作表中輸入資料建立圖表，您也可以從其他來源，例如，Word表格、Microsoft Excel工作表或Microsoft Access資料庫匯入資料以建立圖表。要匯入資料，請在資料工作表上選取您要的放置資料的儲存格，按一下 一般 工具列上 匯入檔案 鈕輸入資料並選取資料檔案。轉取資料選項 對話方塊將會開啟並要求您選取要匯入的資料，最重要的是您必須取消選取 轉取資料選項 上 蓋過現存儲存格 核取方塊。

除了從其他來源匯入資料到圖表，也可以使用比較容易的方法，就是從資料來源複製並將資訊貼上圖表資料工作表上，假設資料來源是Word表格，您可以選取表格資料，按一下右鍵，再按一下 複製 ，然後在您的圖表資料工作表上，按一下您要開始複製資料的儲存格，然後按一下 一般 工具列上的 貼上 即可。

從Excel工作表上複製並貼上到圖表上的資料工作表，就如從Word表格複製並貼上到圖表上的資料工作表一樣。

高登園藝公司的總裁已經更新顧客人潮的Excel工作表的資料，並且將把Excel資訊匯入到備忘錄的圖表上。

在本練習中，您將會學習如何從Excel工作表中匯入資料到Word文件中的圖表，如此您可以看到概略的趨勢走向。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    2. 開啟舊檔
  2. 在您的硬碟上，瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ Charting 資料夾／ ImportData 檔案，開啟 ImportData 文件。
  3. 下拉文件，按兩下開啟圖表，Microsoft Graph工具列及功能表伴隨資料工作表出現。

    4. 如果您啟動圖表後，資料工作表並未出現，請按一下 一般 工具列／ 檢視資料工作表 。



    檢視資料工作表
  4. 拖曳資料工作表將它置於圖表下方。
  5. 按一下資料工作表，然後按一下 向右 鍵直到看到E、F、G及H等四個欄位。
  6. 按一下欄E下方的空白儲存格，向右下方拖曳以選取欄E到欄H四列，如下圖所示。

  7. 在 一般 工具列上，按一下 匯入檔案 顯示 匯入檔案 對話方塊。


    8. 匯入檔案
  8. 瀏覽到SBS資料夾，按兩下Word資料夾／ Charting資料夾／ FileImport檔案，開啟 轉取資料選項 對話方塊，讓您選取想匯入的資料，活頁簿包含三個工作表，您要匯入的工作表「第五週到第八週」已被選取。

  9. 清除 蓋過現有儲存格 核取方塊，避免匯入的資料繪蓋過現有圖表資料。
  10. 按一下 確定 ，接受預設的「第五週到第八週」工作表，來自Excel工作表的資料包含新的欄位標題「第五週到第八週」，顯示在資料工作表上，圖表顯示匯入的新的資料。

  11. 在 一般 工具列上，按一下 檢視工作資料表 隱藏資料工作表。


    12. 檢視工作資料表
  12. 向下拖曳底端中央的縮放控點以增加圖表的大小，然後按一下圖表以外地方以取消選取。

  13. 在 一般 工具列按一下 儲存檔案 按鈕儲存文件


    14. 儲存檔案
  14. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉ImportData文件。


    15. 關閉視窗



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