使用圖表

讀完本章後,你將可以
  • 在文件中增加圖表

  • 更改圖表外觀

  • 匯入資料到圖表中

當您想要比較一些數字上的資訊，例如，去年每季營業額或上星期耗費在專案的時間，您可以建立一個 圖表 。圖表是利用線條、橫條、長條、圖形或其他標記來呈現數字的圖形。在文件新增圖表可引起視覺上的注意並表現趨勢走向、說明關係或顯示資訊因時間而變動。Microsoft Word及其他Microsoft Office XP程式，包括Microsoft Graph圖表，都可讓您在文件中直接插入並修改圖表。

在本章中，您將學習如何新增圖表到高登園藝公司有關顧客人潮的備忘錄中，將由Word文件中建立圖表開始，在圖表中輸入資料，並從Excel活頁簿匯入資料以新增圖表。

本章使用的範例檔有 AddChart、ModChart、ImportData 和 FileImport ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

在文件中新增圖表

您可以利用Microsoft Graph圖表，在Word文件新增一份圖表，它合併Word及其他Office XP程式，讓您新增、修改並格式化不同類型的圖表。當您插入圖表，Microsoft Graph圖表會在文件中新增範例圖表及資料工作表， 資料工作表 看起來與表格很類似，它開始會在列及欄上顯示範例資料，您可以輸入自己的標籤及數值來取代範例資料，因為資料工作表連結到圖表，當變更資料工作表上的數值時，圖表也會跟著改變。

在插入資料工作表及圖表後的第一個步驟就是用您自己的資料取代範例資料，如此您所使用的資料工作表會在儲存格中輸入數值及標籤，而 儲存格 指的就是列與欄的交叉處。

資料工作表包含橫越 欄標 頂端及沿著 列標 左邊的灰色按鈕，當您按一下標題，即會選取整個欄或列。如要選取整個資料工作表，您可以按一下資料工作表左上角灰色方塊的 全選 鈕。

如果您可以看到圖表但卻沒看到伴隨的資料工作表，請按圖表兩下開啟資料工作表。

當您在文件中插入圖表後，Microsoft Graph圖表指令會在功能表及工具列上變成有效的指令，您可以直接在Word上使用圖表。

您可以一直改變資料工作表上的資料，而不是在圖表上改變。也可以改變圖表外觀，但圖表內的數值不會改變。

高登園藝公司的負責人想要新增圖表到備忘錄上，備忘錄是用來說明高登園藝公司今年前八週的顧客人潮圖樣。

在本練習中，您將學習如何開啟文件並新增圖表。

範例檔案

  1. 開啟Word。
  2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


    3. 開啟舊檔
  3. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ Charting 資料夾／ AddChart 檔案，開啟 AddChart 文件。
  4. 按一下 Ctrl + End 鍵，將插入點移到文件末端。
  5. 請按一下 插入 功能表／ 圖片 ／ 圖表 ，顯示範例圖表及資料工作表。
  6. 拖曳資料工作表上的標題列，將它置於範例圖表下方。
  7. 按一下資料工作表上的 全選 鈕（左上方的按鈕），然後按一下 Delete 鍵，刪除範例資料及範例圖表。
  8. 按一下欄0列2的儲存格，輸入「早上」並按下 Enter 。則儲存格會顯示標題，而插入點移到「早上」下方的儲存格。
  9. 輸入「中午」，按一下 Enter ，插入點會移到「中午」下方的儲存格。
  10. 輸入「晚間」，按一下 Enter 將插入點移到「晚間」下方的儲存格。

  11. 請將滑鼠游標置於資料工作表之A欄標的左邊直到游標變成雙箭頭移動指標，然後將線條拖曳到左邊，將欄位延伸直到符合儲存格文字的距離。


    12. 調整大小游標

    您也可以按兩下欄標之間的垂直線調整欄位大小以符合最長的欄位文字距離。

  12. 按一下欄A列1上的儲存格，輸入「第一週」，然後按一下 Tab 鍵。則您會看到「第一週」新增到圖表了，而插入點移動到右邊的儲存格。
  13. 輸入「第二週」，然後按一下 Tab 將「第二週」新增到圖表中，並將插入點右移一個儲存格。
  14. 輸入「第三週」，然後按一下 Tab 將「第三週」新增到圖表，並將插入點右移一個儲存格。
  15. 輸入「第四週」，然後按一下 Tab 將「第四週」新增到圖表，圖表資料名稱即顯示在欄A到欄D上。

  16. 按一下欄A列2上的第一個空白儲存格，然後在圖表資料工作表上輸入以下資料。

    17. 您可以利用鍵盤幫助您在資料工作表上移動。按一下 Enter 將插入點下移一列，或按一下 Shift + Enter 將插入點上移一列，或按一下 Shift + Tab 左移一欄。若您想要上、下、左、右移動插入點，請您使用方向鍵來操作。


  17. 按一下欄B列3上的儲存格（輸入「81」的儲存格），並輸入「79」來改變資料，然後按下Enter。

    18. 若您要編輯儲存格中的個別字元，請在儲存格中按兩下以放置插入點，然後就如同在 Word 所操作的方法來編輯儲存格的內容。

  18. 按一下文件外的空白區以取消選取文件，資料工作表隨即關閉，同時也會取消選取圖表。
  19. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


    20. 儲存檔案
  20. 按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕關閉 ArtChart 文件。


    21. 關閉視窗



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