當您建立文件的草稿之後，也許會將它分配給其他的同仁請求註解或修正。利用與他人協同作業的方式能幫助您製作出一份精確完整的文件。

Word讓您透過電子化的方式將文件分配給檢閱者以便閱讀、修正和註解，而不需要將文件列印出來。檢閱者利用追蹤修訂的功能來編輯，能讓您可以看到他們在文件中所做的變更。檢閱者也可以提示本文或文件中其他部分的註解。如果不想讓檢閱者編輯您的文件，您可以保護文件使其他人只能閱讀而已。為了有更強大的保護，您可以指定密碼以便於只有知道密碼的人才可以開啟檔案。當檢閱者將他們的註解和變更回覆給您時，您可以合併所有修訂和註解到原始文件中，然後檢閱變更、適當的接受或拒絕變更和註解。

您可以利用Word 檢閱工具列 和 檢閱窗格 來複檢變更。其中工具列包含一些讓您接受、拒絕變更或註解的按鈕，而檢閱窗格則顯示文件中與變更和註解相關的資訊。

在本章中，高登園藝公司的助理員和採購主管共同合作修訂備忘錄和相關的文件。這位助理除了追蹤修訂和檢閱主管註解之外，並可將文件合併、接受或拒絕其他的變更。他也可以保護其他相關的文件，並透過電子郵件傳送，把所有的文件傳送給他的採購主管。

在本章中，您將會使用到的範例檔有： TrackChange、 CompareMerge、Merge1、Merge2、RevComment、ProtectDoc、Attach1、Attach2 和 Send 檔。請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉來獲取安裝練習檔的詳細資料。

當您將文件與他人共享時，可以追蹤變更，詳細看到他們附加或刪除的情況。您可以同時接受或拒絕全部或只接受其中一個的修訂。如果檢閱者將所做的變更以另一份文件回覆時，您可以把他們所做的修訂合併成一個單一的文件再做檢閱。如果您想把變更的記錄作成文件，可以在同份文件中儲存成不同版本的文件。

文件追蹤修訂能讓您不必刪除原稿也可以修訂其內容。當您在追蹤修訂文件時，Word會用不同的顏色來顯示以區別原稿及完稿變更，並且利用類似底線的 修訂標記 來辨別修訂的內文和原稿。為了保留文件中的版面配置，Word會在文件中的空白區域如氣球膨脹般的形狀出現文件格式的變更，例如，刪除。

在預設值中，Word會在插入文字的地方加上底線並改變顏色。並在有改變內文的右邊空白區域中增加一條垂直變更線，幫助您在文件中尋找變更。

您可利用檢閱工具列來追蹤、接受和拒絕修訂變更

工具列項目	圖示	說明
顯示供檢閱 方塊		提供您檢視原稿、完稿及顯示或不顯示變更的選擇
顯示 方塊		選擇在視窗中顯示追蹤修訂時可看到的內容
上一個 鈕		將插入點移到上一個註解或追蹤修訂
下一個 鈕		將插入點移到下一個註解或追蹤修訂
接受變更 鈕		接受文件變更
拒絕變更/刪除註解 鈕		拒絕變更或刪除註解
新註解 鈕		在文件中插入註解
追蹤修訂 鈕		開啟或關閉追蹤修訂
檢閱窗格 鈕		顯示或隱藏檢閱窗格

若要使用追蹤修訂這項功能，您可以在工具列上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中勾選 檢閱 工具列，然後按下追蹤修訂鈕。則修訂標記會顯示您所做的變更。

如果修訂標記會令您感到分心，可在螢幕上追蹤修訂而不需要醒目提示修訂的內容。若要隱藏修訂標記，您可按一下在 檢閱 工具列中的 追蹤修訂 鈕，若還有需要，再將它開啟。請按一下 顯示供檢閱 下拉清單，並選擇 完稿 。當您結束文件的工作時，請按一下 顯示供檢閱 下拉清單，並選擇 顯示完稿變更 ，以查看文件中所確認的變更。

您會依照 顯示供檢閱 清單中的變化而看到不一樣的修訂文字，另外也可使用 顯示清單 來選擇在視窗上看到修訂的樣式。以下是 顯示供檢閱 和 顯示 清單的摘要內容。

每當您在檢閱追蹤修訂時，都可以接受或拒絕其中任一個變更，或是立刻接受或拒絕所有的變更。當您接受變更時，Word會將版面上的修訂標記移除。如果您在文件中刪除文字，Word即會將它們移除，如果是插入文字，Word則會保留新的內文。當您拒絕變更時，Word則是回復原始內文。

在您使用檢閱工具列來檢視變更時，可使用 下一個 和 上一個 按鈕來檢閱變更，然後按下 接受變更 或 拒絕變更 鈕來回應這些修訂。若要立即接收所有的變更，您可按下 接受變更 的下拉清單，選擇 接收文件中的所有變更 即可。按下 拒絕變更 的下拉清單，選擇 拒絕文件中的所有變更 ，即可立即拒絕所有的修訂變更。

如果您想將變更的記錄製作成文件，可將同樣的文件儲存成另外不同 版本 的文件。而且由於Word只儲存版本之間相異的內容而非複製每份文件的全部內容，因此，當您在Word儲存不同版本的文件時，還可節省電腦磁碟上的空間。當您儲存好幾個不同版本的文件後，可以回頭檢閱、開啟、列印和刪除先前的版本，也可以每次在關閉文件時就儲存一個版本的文件，就像製作法律性的文件一樣。當您需要知道是誰在何時變更的記錄，這項儲存版本的功能是非常有用的。每次在關閉檔案前要儲存版本時，您可利用在 檔案 功能表中的 版本 指令來開啟 追蹤修訂版本 的對話方塊，再勾選 關閉文件時，自動儲存一個版本 核取方塊。

高登園藝公司的助理準備好要為採購主管修正備忘錄的內容，其中還列出店中非植物類產品的價格變更。

在本練習中，您可學習到如何開啟文件並啟動追蹤修訂指令，然後變更文件的內容。再來則是接受、拒絕修訂變更及建立文件第二個版本。

範例檔案

1. 開啟Word。
2. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 鈕。


開啟
則開啟舊檔對話方塊會出現在視窗上。
3. 在您的硬碟中瀏覽至 SBS 資料夾後，按兩下 Word 資料 ／ Colla-borating 資料夾， TrackChange 檔案，開啟Trackchange文件。
4. 在 檢視 功能表中，將游標指向 工具列 ，按一下 檢閱 。

則 檢閱 工具列即會顯現。

您也可以在工具列上按下滑鼠右鍵的快顯功能表中的 檢閱 ，顯示檢閱工具列。

按一下 檢閱 工具列上的 追蹤修訂 鈕，則文件中所有的變更都會被追蹤出來。



追蹤修訂

開啟追蹤修訂時， 追蹤修訂 鈕會出現藍色的邊框；而且在狀態列上的字母TRK會被選取。當追蹤修訂關閉時，則 追蹤修訂 鈕會藍色邊框會取消，且狀態列上的TRK會變成灰色。

下拉文件到產品資訊的地方，按一下裝飾用長凳的新價格20.17的右邊，然後按兩下 Backspace 鍵。


Word會插入一個描述您變更的類型和內容的註解方塊「刪除：17」。

輸入「99」，則價格會從$20.17變更為$20.99，而且99會以不同的顏色顯示。

按一下園藝用水管價格$15.29的右邊。

按兩次 Backspace 來刪除29。文件中會出現兩個註解方塊，每個被確認文字即被刪除。




輸入「99」。而兩個被修改後的價格「$20.99」和「$15.99」會以不同修訂顏色顯示在文件中。

將游標指向您第一次修改裝飾用長凳的價格「$20.99」。


工作提示會告訴您修改者的名字，時間和變更類型。在這個實例中，工作提示會顯示「插入」。

當您將游標指向變更的文字時，提醒視窗所顯示的名字是在作業系統安裝時輸入的姓名。如果安裝時沒有輸入姓名，則提醒視窗會以「User」當作名字出現。您可在選項對話方塊中改變使用者名稱。從 工具 功能表中，按下 選項 ，再選擇 使用者資訊 ，在 姓名 文字方塊中輸入名字後，按下 確定 。

按下 Ctrl + Home 鍵移動插入點至文件中的開頭。

按下 檢閱 工具列中的 下一個 鈕。



下一個
則第一次在文件中「裝飾用長凳價格」所變更的數字99會被選取。

按一下 檢閱 工具列的 接受變更 鈕，再按一下價格數字來取消選取標記。



接受變更
Word接受變更後，則裝飾用長凳價格$20.99不會再出現修訂標記。不過從內文中刪除17的註解方塊依然顯示在螢幕上。

您也可以在註解方塊中按下滑鼠右鍵，然後在快顯功能表中按下 接受插入 或 接受刪除 來接受變更。



拒絕變更/刪除註解

將插入點移到新型園藝用水管價格數字99的中間。

按一下檢閱功能表中的 拒絕變更 / 刪除註解 鈕，然後再按一次 拒絕變更 / 刪除註解 鈕。


第一次按下滑鼠是拒絕您輸入的新價格，而第二次則是拒絕您所做的刪除動作。


在 檔案 功能表中，按下 版本 。


在 TrackChange 的版本對話方塊中，顯示鍾佳晏在非植物項目中合併新舊價格後，儲存到原版的文件中。

按下 立刻儲存 來開啟 立刻儲存 對話方塊，在 對此版本的註解 文字方塊中，輸入 裝飾用長凳 ，按下 確定 。

 在 TrackChange 的版本 對話方塊關閉後，即會儲存此版本。

在 檔案 功能表中，按一下 版本 指令來開啟 在TrackChange的版本 對話方塊。


則新版本會出現在 既有的版本 區域。


您也可以在狀態列上按兩下 版本 圖示來開啟 在 TrackChange 的版本 對話方塊。



開啟

按一下 關閉 ，即可關閉 在 TrackChange 的版本 對話方塊。

按下 一般 工具列上的 儲存檔案 鈕儲存文件。



儲存檔案

在文件視窗中，按一下 關閉視窗 鈕。



關閉視窗
則追蹤修訂文件即會關閉。

如果您想將先前版本和目前的文件相互比較，可以在比較文件之後，將所做的變更合併成一份文件。例如，如果您請同事幫忙編輯一份文件，但他在編輯時並無使用追蹤修訂的功能，您可以將他所編輯的文件和原始文件作比較，藉此觀察他所做的變更。

當您比較與合併文件時，Word會以追蹤變更的方式來顯示文件中不同之處。如果有多位檢閱者使用分開的文件回覆他們的變更，您可以將變更的文件合併成一份文件，再從這份文件中檢閱他們所做的變更。然後您可以檢視特定檢閱者做的變更。在檢閱工具列中，指向 顯示 中的 檢閱者 ，再選擇其中一位是您想要顯示檢閱者所作變更的姓名。

當您比較文件的版本時，即使檢閱者在編輯時並無使用追蹤修訂，您還是可看到他們所做的修改。

高登園藝公司的助理準備好要為採購主管修正備忘錄的內容，其中還列出店中非植物類產品的價格變更。

在本練習中，您可學習如何合併兩種不同版本的文件。

範例檔案

1. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示開啟舊檔對話方塊。


開啟
2. 在您的硬碟中瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ Collaborating 資料夾，然後按兩下開啟 CompareMerge 檔案。
3. 在 工具 功能表中，按一下 比較與合併文件 。則比較與合併文件對話方塊會出現在視窗上。
4. 瀏覽到 Collaborating 資料夾。


5. 按一下 Merge1 檔，按一下 合併 下拉清單，然後選擇 合併至目前的文件 。

您會在目前文件視窗上看到每種顏色修訂標記代表不同檢閱者的在文件中所做的刪除和變更。
6. 在 工具 功能表上，按一下 比較與合併文件 ，然後按一下 Collaborating ／ Merge2 ，再按一下 合併 下拉清單，選擇 合併至目前文件 。

從文件中所做的刪除和變更會與其他人做的變更同時出現在目前文件的視窗上。
7. 下拉文件到產品資訊的地方。



在您的螢幕上所看到追蹤修訂的顏色可能會和其他人有所不同。

按下檢閱功能表中的 顯示 下拉清單，然後選擇 檢閱者 中的 User 。


則檢閱者User所做的變更會隱藏起來。

按下檢閱功能表中的 顯示 下拉清單，選擇 檢閱者 ／ 所有的檢閱者 。則所有檢閱者的變更都會出現。

在大型、中型、小型的鬚狀植物現有數量中輸入「132」、「139」、和「167」。

若有需要，可移至文件的開頭，您會發現文件的標題已被其中一個檢閱者改變。

按一下檢閱工具列中的 顯示 下拉清單，選擇 設定格式 。您會發現除了設定格式之外，插入與刪除會出現在文件中。

在備忘錄這節中連續按三下選擇整節，然後按下 Delete 鍵。則文件中第二個標題即被刪除，只留下從Merge1文件中合併的內容。

按一下檢閱工具列中的 下一個 鈕。則增加的「下一季銷售」文字即被選取。



下一個

按一下 檢閱 工具列上的 接受變更 鈕來接受這項變更，然後按一下 下一個 鈕來尋找下一個修訂的內容。則在第一段增加的句子會被選取。



接受變更

按一下 檢閱 工具列中的 拒絕變更 / 刪除註解 鈕來拒絕變更。則增加的句子即被移除。



拒絕變更/刪除註解

按一下 檢閱 工具列中的 顯示供檢閱 下拉清單，選擇完稿。然後在文件中捲動。則文件中會顯示現有的變更內容而沒有修訂標記。

按一下 檢閱 工具列上的 顯示供檢閱 下拉清單，選擇 顯示完稿變更 。則文件中會出現所有的修訂標記。

按下 檢閱 工具列上的 接受變更 下拉清單，然後選擇接受 文件中所有的變更 。則在文件中所作的變更都會被接受。




按一下 一般 工具列中的 儲存檔案 鈕儲存文件。



儲存檔案

按一下文件視窗上的關閉視窗鈕，則 CompareMerge 文件即被關閉。



關閉視窗

在文件中檢閱註解

除了追蹤修訂之外，您也可以在文件中插入 註解 ，其中是本人或其他檢閱者在不改變內文時所增加的提示或註解。欲加入註解，請先選取要註解的內文，然後按一下 檢閱 工具列中的 新註解 鈕，之後在註解方塊或檢閱窗格中輸入註解文字。Word會在註解內文的周圍插入有色的括弧，並且在文件中的空白區域的方塊或檢閱窗格中顯示註解文字。

您可從註解方塊中檢視註解內容。也可以將游標指向被註解的內文中來查看螢幕提示來顯示註解的人名和時間。

若您要編輯或刪除註解，可在被註解的內文中按一下滑鼠右鍵。在快顯功能表出現後，按一下 編輯註解 或 刪除註解 。

您也可以使用 檢閱 工具列來檢閱註解內容。欲從一個註解移動至另一個註解，可以按一下 下一個 或 上一個 鈕。若要回答註解，按一下註解方塊或文件中的內文，按一下 新註解 鈕，然後在新註解方塊中輸入要回答的內容。

如果Word不能在方塊中顯示完整的註解內容，您可開啟檢閱窗格來查看全部內容。如果您覺得註解方塊使您感到分心，可關閉註解方塊而只在檢閱窗格中使用註解。欲顯示或隱藏註解方塊，您可以從 工具 功能表中，按一下 選項 開啟 選項 對話方塊，再按一下 追蹤修訂 標籤，然後取消選取 使用註解 核取方塊。除了在文件中提供註解的相關資料外，檢閱窗格也可追蹤主文件的變更，頁首及頁尾的變更，文字方塊的變更，以及註腳和章節附註的變更。

使用檢閱窗格的捲軸可以查看文件中所有註解內容和其他修訂資料。

在本練習中，您將學習如何在文件中顯示或檢閱註解，增加、刪除不再需要的註解以及隱藏其餘的註解。

範例檔案

1. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟
2. 在您的硬碟中瀏覽到 SBS 的資料夾，按兩下 Word 資料夾／ Collaborating 資料夾／ RevComment 檔，開啟 RevComment 文件。
3. 按一下 Web版面配置模式 鈕，切換至Web版面配置檢視模式。


Web版面配置模式
4. 在 檢視 功能表中，按一下 標記 來顯示註解和變更，以及開啟 檢閱 工具列。
5. 在 檢閱 工具列中，按一下 下一個 鈕顯示文件中第一個註解。若有需要，則下拉捲軸來顯示完整的註解。


下一個
插入點會出現在第一個註解方塊中，而文字「鋼製植物架」的周圍則會出現括弧，而括弧會顯示在插入註解的文字周圍。

6. 在 檢閱 工具列中，按一下 下一個 鈕顯示文件中的下一個註解。

插入點會出現在下一個註解方塊中，而括弧會出現在文字「花盆（小）」的周圍。
7. 將游標指向文字「鋼製植物架」間，然後閱讀工作提示的內容。

工作提示會顯示插入註解的人名和時間的相關資料。
8. 若有需要，您可拖曳水平捲軸來讀取文件右邊的註解。
9. 選取文字「園藝用水管」。
10. 按一下檢閱工具列中的 新註解 鈕。


新註解
Word會在文字「園藝用水管」的周圍增加括弧，並在右邊的空白區域插入一個註解方塊。
11. 在註解方塊中，輸入文字「優先客戶將可獲得9折優惠購買園藝用水管」。


12. 在文件的空白區域中按一下以取消註解。
13. 在文字「鋼製植物架」間按一下右鍵，然後按一下 刪除註解 。

則視窗中的註解即被刪除。
14. 按一下 檢閱 工具列中的 檢閱窗格 鈕。


檢閱窗格
檢閱窗格會在Word視窗的下方開啟，並顯示水管和花盆的相關註解內容。


欲改變檢閱窗格的大小，您可將游標指向檢閱窗格的上方邊框；當游標變成調整大小游標時，即可拖曳邊框。



調整游標

按一下註解中最後一個字的右邊，按下空白鍵，輸入您名字的第一個字母和冒號，按下空白鍵，然後輸入「我不確定架上是否有足夠的空間」。


文字會出現在檢閱窗格中被選取的註解中。

按一下 檢閱 工具列中的 檢閱窗格 鈕，關閉視窗中的檢閱窗格。

在文字花盆（小）間按一下滑鼠右鍵，然後按一下 編輯註解 。


插入點會出現在附加文字花盆（小）的註解的結尾處。

按一下 檢閱 工具列中的 新註解 鈕，建立一個新的註解方塊來回答其他的註解。



新註解
虛線會連結兩個註解。

輸入「我已經與運輸公司聯繫好了，他們說沒問題。」


則文字會在註解方塊中顯現。

在裝飾用長凳型號中，按兩下3992以選取數字。

按一下 檢閱 工具列上的 新註解 鈕，來建立一個新的註解方塊。

輸入「這個產品的型號正確嗎？」


則文字會在註解方塊中出現。


如果您的電腦中含有音效卡並已安裝麥克風，可以錄下聲音註解，其中會以聲音物件附加在文件中。欲插入聲音註解，可以在檢閱工具列中按一下 新註解 的下拉清單，按一下 聲音註解 ，然後錄下您的 聲音註解 。如果出現警告視窗詢問您是否要更新聲音物件，請按一下 是 。

按一下 檢閱 工具列上的 顯示 下拉清單，再按一下 註解 來隱藏他們。

按一下 一般 工具列上的 儲存檔案 鈕儲存文件。



儲存檔案

在文件視窗中按一下 關閉視窗 鈕，則RevComment文件立即關閉。



關閉視窗

保護文件

當其他人要檢閱您的文件時，可以使用Word的安全性選項來保護整份文件的完整性。有時候，您會希望可以使用文件中的資料，但不變更其內容，而有時候則只希望辦公室中的特定人員可以檢視此文件。為了保護文件，您可以在 選項 對話方塊中使用 安全性 標籤。

在對話方塊中，您可以在別人開啟或修改文件之前事先設定密碼。 建議唯讀 核取方塊允許您顯示建議使用者以 唯讀 方式開啟的訊息，它是設定成可讓其他人可以閱讀或複製檔案，但不能更改或儲存它。當您希望公司的公告分佈給所有的同仁閱讀但不能修改的時候，設定文件為唯讀檔則是很實用的方法。您也可以使用 安全性 標籤的 保護文件 鈕來設定密碼，藉此可以限制誰可在文件中追蹤修訂或輸入註解。

請您務必記住所設定的密碼。Word並不會保有密碼的清單。如果漏失或忘記保護文件的密碼，您將不能開啟這份文件。您必須輸入與先前設定相同正確的密碼，其中包含空白、符號和大小寫，才可開啟被保護的文件。

高登園藝公司的助理員想要在分配檢閱標價備忘錄時，以保護文件的方式傳送檢閱，使他人無法變更內容。然後打算在需要時，移除保護，好讓採購主管能更新文件內容。

在本練習中，您將學習如何為文件設定密碼。然後利用輸入錯誤的密碼來測試其安全性，並且查看您是否能以唯讀的方式開啟。儲存關閉文件後，再以正確的密碼開啟文件。最後，從文件中移除保護密碼。

範例檔案

1. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟
2. 在您的硬碟中，瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ Collaborating 資料夾／ ProtectDoc 檔案，開啟 ProtectDoc 文件。
3. 從 工具 功能表中，按一下 選項 ，顯示 選項 對話方塊。
4. 按一下 安全性 標籤，顯示安全性選項。
5. 在防寫密碼方塊中，輸入「tgc3」。

為了保有密碼的機密性，當您在輸入密碼時，密碼內容會以星號代替顯示。
6. 按一下 確定 關閉選項對話方塊， 確認密碼 的對話方塊會出現。
7. 在重新輸入防寫密碼方塊中，輸入「tgc3」。


8. 按一下 確定 ，則密碼即設定完成。
9. 在 一般 工具列中，按一下 儲存檔案 鈕儲存文件。


儲存檔案
10. 按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，則 ProtectDoc 文件即被關閉。接下來，您會以唯讀和最大權限來開啟保護文件。


關閉視窗
11. 按一下 一般 工具列上的 開啟舊檔 鈕。
12. 瀏覽至 Collaborating 資料夾，然後按兩下 ProtectDoc 檔案。

密碼對話方塊會出現在視窗上，而文件則是以您剛設定的密碼所保護。

13. 在密碼方塊中，輸入「tgc1」，按一下 確定 。

視窗會出現訊息，指示您輸入的密碼不正確。
14. 在訊息方塊中，按一下 確定 。
15. 在密碼對話方塊中，按下 唯讀 。

則 ProtectDoc 文件會以唯讀文件方式開啟。且標題列上會出現（唯讀）字樣。
16. 在文件視窗中，按一下 關閉視窗 。唯讀文件即被關閉。


關閉視窗
17. 按一下 一般 工具列中的 開啟檔案 鈕。
18. 在開啟檔案對話方塊出現後，瀏覽至 Collaborating 資料夾，再按兩下 ProtectDoc 檔案。
19. 在密碼對話方塊中輸入「tgc3」，然後按一下 確定 。輸入正確密碼後，文件立即開啟。

密碼不應該是一般的文字或片語，並請您不要在多份文件中使用相同的密碼。

按一下 工具 功能表中的 選項 。

在 選項 對話方塊中，按一下 安全性 標籤。若有必要，選取防寫密碼方塊中的內容，按下Delete 鍵，然後按一下 確定 。則保護密碼即被移除。

按一下 一般 工具列中的 儲存檔案 鈕儲存檔案。



儲存檔案

按一下文件視窗中的關閉視窗鈕，則ProtectDoc文件即關閉。

關閉視窗

使用電子郵件傳送供檢閱文件

當您完成文件的變更後，可以利用電子郵件快速傳送給其他人供檢閱。Word允許您利用電子郵件在Word中傳送文件供檢閱，不必再開啟電子郵件程式。欲與其他人分享您的文件，請在 檔案 功能表中將游標指向 傳送到 。 傳送到 的子功能表中包含 郵件收件者（供檢閱） 和 郵件收件者（當作附件） 指令。按一下其中一個指令來開啟訊息視窗並以目前的文件當作附件。如果您使用 郵件收件者（供檢閱） 指令，則訊息會包含『請檢閱附加文件。』的文字。欲傳送文件，請您輸入任何人應會收到訊息的副本和附件的電子郵件地址。電子郵件的主旨會包含您要傳送文件的名稱。

欲完成本項練習，您必須先在電腦中安裝電子郵件程式和帳號。建議使用Microsoft Outlook 2002或更新的版本。您也可以使用其他電子郵件程式，但是功能及設定必將有所不同。

高登園藝公司的助理員已準備好要分送這份標價單給其他同仁。他將會以附件的方式從Word中傳送表單到電子郵件訊息中。

在本練習中，您將會學習到如何以附件供檢閱的方式傳送訊息方式傳送三份文件。

範例檔案

1. 按一下 一般 工具列上的 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟
2. 在您的硬碟中瀏覽到SBS的資料夾，按兩下Word資料夾／ Collaborating資料夾／ Send檔案，開啟Send文件。
3. 在 檔案 功能表中，將游標指向 傳送到 ，然後按一下 郵件收件者（供檢閱） 。

 選擇設定檔 對話方塊可能會出現，顯示您在網路上的設定檔。
4. 若有必要時，按一下 確定 來接受設定檔並顯示訊息視窗。



欲在電子郵件中，以本文的方式傳送目前文件的副本，請您按一下 一般 工具列上的 電子郵件 鈕來執行。工具列和電子郵件指令會出現在您要傳送的目前Word的文件視窗中。

若是必要時，按一下收件者，然後輸入「someone@microsoft.com」。

按一下 插入檔案 鈕，然後瀏覽至 Collaborate 的檔案夾。



插入檔案

按一下 Attach1 檔，再按住 Ctrl 鍵，按一下 Attach2 檔，然後按一下 插入 。附件方塊中會顯示三個檔案。

按一下訊息工具列上的 重要性 ：高 鈕。


則訊息會設定以「重要性：高」的旗幟傳遞郵件。

按一下訊息窗格中任何一處。

按一下格式工具列上的 醒目提示 鈕。



醒目提示
游標會在內文區中變成醒目提示筆。

在訊息窗格中的內文上拖曳游標。


內文會以黃色的醒目提示以吸引目光。

按一下訊息工具列上的 傳送 鈕。



傳送
當您以真實的電子郵件地址來測試時，電子郵件訊息和附件文件會真的傳送供檢閱。在本例中，郵件訊息傳送到Microsoft的電子郵件帳號，並會自動傳送回應給寄件者。您將會在收件匣中收到郵件回應。寄出的文件會顯現在文件視窗中。

按下 一般 工具列中的 儲存檔案 鈕儲存文件。



儲存檔案

按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，關閉 Send 文件。



關閉視窗



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