當您建立文件的草稿之後，也許會將它分配給其他的同仁請求註解或修正。利用與他人協同作業的方式能幫助您製作出一份精確完整的文件。

Word讓您透過電子化的方式將文件分配給檢閱者以便閱讀、修正和註解，而不需要將文件列印出來。檢閱者利用追蹤修訂的功能來編輯，能讓您可以看到他們在文件中所做的變更。檢閱者也可以提示本文或文件中其他部分的註解。如果不想讓檢閱者編輯您的文件，您可以保護文件使其他人只能閱讀而已。為了有更強大的保護，您可以指定密碼以便於只有知道密碼的人才可以開啟檔案。當檢閱者將他們的註解和變更回覆給您時，您可以合併所有修訂和註解到原始文件中，然後檢閱變更、適當的接受或拒絕變更和註解。

您可以利用Word 檢閱工具列 和 檢閱窗格 來複檢變更。其中工具列包含一些讓您接受、拒絕變更或註解的按鈕，而檢閱窗格則顯示文件中與變更和註解相關的資訊。

在本章中，高登園藝公司的助理員和採購主管共同合作修訂備忘錄和相關的文件。這位助理除了追蹤修訂和檢閱主管註解之外，並可將文件合併、接受或拒絕其他的變更。他也可以保護其他相關的文件，並透過電子郵件傳送，把所有的文件傳送給他的採購主管。

在本章中，您將會使用到的範例檔有： TrackChange、 CompareMerge、Merge1、Merge2、RevComment、ProtectDoc、Attach1、Attach2 和 Send 檔。請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉來獲取安裝練習檔的詳細資料。

當您將文件與他人共享時，可以追蹤變更，詳細看到他們附加或刪除的情況。您可以同時接受或拒絕全部或只接受其中一個的修訂。如果檢閱者將所做的變更以另一份文件回覆時，您可以把他們所做的修訂合併成一個單一的文件再做檢閱。如果您想把變更的記錄作成文件，可以在同份文件中儲存成不同版本的文件。

文件追蹤修訂能讓您不必刪除原稿也可以修訂其內容。當您在追蹤修訂文件時，Word會用不同的顏色來顯示以區別原稿及完稿變更，並且利用類似底線的 修訂標記 來辨別修訂的內文和原稿。為了保留文件中的版面配置，Word會在文件中的空白區域如氣球膨脹般的形狀出現文件格式的變更，例如，刪除。

在預設值中，Word會在插入文字的地方加上底線並改變顏色。並在有改變內文的右邊空白區域中增加一條垂直變更線，幫助您在文件中尋找變更。

您可利用檢閱工具列來追蹤、接受和拒絕修訂變更

工具列項目	圖示	說明
顯示供檢閱 方塊		提供您檢視原稿、完稿及顯示或不顯示變更的選擇
顯示 方塊		選擇在視窗中顯示追蹤修訂時可看到的內容
上一個 鈕		將插入點移到上一個註解或追蹤修訂
下一個 鈕		將插入點移到下一個註解或追蹤修訂
接受變更 鈕		接受文件變更
拒絕變更/刪除註解 鈕		拒絕變更或刪除註解
新註解 鈕		在文件中插入註解
追蹤修訂 鈕		開啟或關閉追蹤修訂
檢閱窗格 鈕		顯示或隱藏檢閱窗格

若要使用追蹤修訂這項功能，您可以在工具列上按一下滑鼠右鍵，在快顯功能表中勾選 檢閱 工具列，然後按下追蹤修訂鈕。則修訂標記會顯示您所做的變更。

如果修訂標記會令您感到分心，可在螢幕上追蹤修訂而不需要醒目提示修訂的內容。若要隱藏修訂標記，您可按一下在 檢閱 工具列中的 追蹤修訂 鈕，若還有需要，再將它開啟。請按一下 顯示供檢閱 下拉清單，並選擇 完稿 。當您結束文件的工作時，請按一下 顯示供檢閱 下拉清單，並選擇 顯示完稿變更 ，以查看文件中所確認的變更。

您會依照 顯示供檢閱 清單中的變化而看到不一樣的修訂文字，另外也可使用 顯示清單 來選擇在視窗上看到修訂的樣式。以下是 顯示供檢閱 和 顯示 清單的摘要內容。

每當您在檢閱追蹤修訂時，都可以接受或拒絕其中任一個變更，或是立刻接受或拒絕所有的變更。當您接受變更時，Word會將版面上的修訂標記移除。如果您在文件中刪除文字，Word即會將它們移除，如果是插入文字，Word則會保留新的內文。當您拒絕變更時，Word則是回復原始內文。

在您使用檢閱工具列來檢視變更時，可使用 下一個 和 上一個 按鈕來檢閱變更，然後按下 接受變更 或 拒絕變更 鈕來回應這些修訂。若要立即接收所有的變更，您可按下 接受變更 的下拉清單，選擇 接收文件中的所有變更 即可。按下 拒絕變更 的下拉清單，選擇 拒絕文件中的所有變更 ，即可立即拒絕所有的修訂變更。

如果您想將變更的記錄製作成文件，可將同樣的文件儲存成另外不同 版本 的文件。而且由於Word只儲存版本之間相異的內容而非複製每份文件的全部內容，因此，當您在Word儲存不同版本的文件時，還可節省電腦磁碟上的空間。當您儲存好幾個不同版本的文件後，可以回頭檢閱、開啟、列印和刪除先前的版本，也可以每次在關閉文件時就儲存一個版本的文件，就像製作法律性的文件一樣。當您需要知道是誰在何時變更的記錄，這項儲存版本的功能是非常有用的。每次在關閉檔案前要儲存版本時，您可利用在 檔案 功能表中的 版本 指令來開啟 追蹤修訂版本 的對話方塊，再勾選 關閉文件時，自動儲存一個版本 核取方塊。

高登園藝公司的助理準備好要為採購主管修正備忘錄的內容，其中還列出店中非植物類產品的價格變更。

在本練習中，您可學習到如何開啟文件並啟動追蹤修訂指令，然後變更文件的內容。再來則是接受、拒絕修訂變更及建立文件第二個版本。

範例檔案

1. 開啟Word。
2. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 鈕。


開啟
則開啟舊檔對話方塊會出現在視窗上。
3. 在您的硬碟中瀏覽至 SBS 資料夾後，按兩下 Word 資料 ／ Colla-borating 資料夾， TrackChange 檔案，開啟Trackchange文件。
4. 在 檢視 功能表中，將游標指向 工具列 ，按一下 檢閱 。

則 檢閱 工具列即會顯現。

您也可以在工具列上按下滑鼠右鍵的快顯功能表中的 檢閱 ，顯示檢閱工具列。

按一下 檢閱 工具列上的 追蹤修訂 鈕，則文件中所有的變更都會被追蹤出來。



追蹤修訂

開啟追蹤修訂時， 追蹤修訂 鈕會出現藍色的邊框；而且在狀態列上的字母TRK會被選取。當追蹤修訂關閉時，則 追蹤修訂 鈕會藍色邊框會取消，且狀態列上的TRK會變成灰色。

下拉文件到產品資訊的地方，按一下裝飾用長凳的新價格20.17的右邊，然後按兩下 Backspace 鍵。


Word會插入一個描述您變更的類型和內容的註解方塊「刪除：17」。

輸入「99」，則價格會從$20.17變更為$20.99，而且99會以不同的顏色顯示。

按一下園藝用水管價格$15.29的右邊。

按兩次 Backspace 來刪除29。文件中會出現兩個註解方塊，每個被確認文字即被刪除。




輸入「99」。而兩個被修改後的價格「$20.99」和「$15.99」會以不同修訂顏色顯示在文件中。

將游標指向您第一次修改裝飾用長凳的價格「$20.99」。


工作提示會告訴您修改者的名字，時間和變更類型。在這個實例中，工作提示會顯示「插入」。

當您將游標指向變更的文字時，提醒視窗所顯示的名字是在作業系統安裝時輸入的姓名。如果安裝時沒有輸入姓名，則提醒視窗會以「User」當作名字出現。您可在選項對話方塊中改變使用者名稱。從 工具 功能表中，按下 選項 ，再選擇 使用者資訊 ，在 姓名 文字方塊中輸入名字後，按下 確定 。

按下 Ctrl + Home 鍵移動插入點至文件中的開頭。

按下 檢閱 工具列中的 下一個 鈕。



下一個
則第一次在文件中「裝飾用長凳價格」所變更的數字99會被選取。

按一下 檢閱 工具列的 接受變更 鈕，再按一下價格數字來取消選取標記。



接受變更
Word接受變更後，則裝飾用長凳價格$20.99不會再出現修訂標記。不過從內文中刪除17的註解方塊依然顯示在螢幕上。

您也可以在註解方塊中按下滑鼠右鍵，然後在快顯功能表中按下 接受插入 或 接受刪除 來接受變更。



拒絕變更/刪除註解

將插入點移到新型園藝用水管價格數字99的中間。

按一下檢閱功能表中的 拒絕變更 / 刪除註解 鈕，然後再按一次 拒絕變更 / 刪除註解 鈕。


第一次按下滑鼠是拒絕您輸入的新價格，而第二次則是拒絕您所做的刪除動作。


在 檔案 功能表中，按下 版本 。


在 TrackChange 的版本對話方塊中，顯示鍾佳晏在非植物項目中合併新舊價格後，儲存到原版的文件中。

按下 立刻儲存 來開啟 立刻儲存 對話方塊，在 對此版本的註解 文字方塊中，輸入 裝飾用長凳 ，按下 確定 。

 在 TrackChange 的版本 對話方塊關閉後，即會儲存此版本。

在 檔案 功能表中，按一下 版本 指令來開啟 在TrackChange的版本 對話方塊。


則新版本會出現在 既有的版本 區域。


您也可以在狀態列上按兩下 版本 圖示來開啟 在 TrackChange 的版本 對話方塊。



開啟

按一下 關閉 ，即可關閉 在 TrackChange 的版本 對話方塊。

按下 一般 工具列上的 儲存檔案 鈕儲存文件。



儲存檔案

在文件視窗中，按一下 關閉視窗 鈕。



關閉視窗
則追蹤修訂文件即會關閉。




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