比較與合併文件

如果您想將先前版本和目前的文件相互比較，可以在比較文件之後，將所做的變更合併成一份文件。例如，如果您請同事幫忙編輯一份文件，但他在編輯時並無使用追蹤修訂的功能，您可以將他所編輯的文件和原始文件作比較，藉此觀察他所做的變更。

當您比較與合併文件時，Word會以追蹤變更的方式來顯示文件中不同之處。如果有多位檢閱者使用分開的文件回覆他們的變更，您可以將變更的文件合併成一份文件，再從這份文件中檢閱他們所做的變更。然後您可以檢視特定檢閱者做的變更。在檢閱工具列中，指向 顯示 中的 檢閱者 ，再選擇其中一位是您想要顯示檢閱者所作變更的姓名。

當您比較文件的版本時，即使檢閱者在編輯時並無使用追蹤修訂，您還是可看到他們所做的修改。

高登園藝公司的助理準備好要為採購主管修正備忘錄的內容，其中還列出店中非植物類產品的價格變更。

在本練習中，您可學習如何合併兩種不同版本的文件。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列中，按一下 開啟舊檔 鈕，顯示開啟舊檔對話方塊。


    2. 開啟
  2. 在您的硬碟中瀏覽到 SBS 資料夾，按兩下 Word 資料夾／ Collaborating 資料夾，然後按兩下開啟 CompareMerge 檔案。
  3. 在 工具 功能表中，按一下 比較與合併文件 。則比較與合併文件對話方塊會出現在視窗上。
  4. 瀏覽到 Collaborating 資料夾。

  5. 按一下 Merge1 檔，按一下 合併 下拉清單，然後選擇 合併至目前的文件 。

    6. 您會在目前文件視窗上看到每種顏色修訂標記代表不同檢閱者的在文件中所做的刪除和變更。
  6. 在 工具 功能表上，按一下 比較與合併文件 ，然後按一下 Collaborating ／ Merge2 ，再按一下 合併 下拉清單，選擇 合併至目前文件 。

    7. 從文件中所做的刪除和變更會與其他人做的變更同時出現在目前文件的視窗上。
  7. 下拉文件到產品資訊的地方。

    8. 在您的螢幕上所看到追蹤修訂的顏色可能會和其他人有所不同。

  8. 按下檢閱功能表中的 顯示 下拉清單，然後選擇 檢閱者 中的 User 。

    9. 則檢閱者User所做的變更會隱藏起來。
  9. 按下檢閱功能表中的 顯示 下拉清單，選擇 檢閱者 ／ 所有的檢閱者 。則所有檢閱者的變更都會出現。
  10. 在大型、中型、小型的鬚狀植物現有數量中輸入「132」、「139」、和「167」。
  11. 若有需要，可移至文件的開頭，您會發現文件的標題已被其中一個檢閱者改變。
  12. 按一下檢閱工具列中的 顯示 下拉清單，選擇 設定格式 。您會發現除了設定格式之外，插入與刪除會出現在文件中。
  13. 在備忘錄這節中連續按三下選擇整節，然後按下 Delete 鍵。則文件中第二個標題即被刪除，只留下從Merge1文件中合併的內容。
  14. 按一下檢閱工具列中的 下一個 鈕。則增加的「下一季銷售」文字即被選取。


    15. 下一個
  15. 按一下 檢閱 工具列上的 接受變更 鈕來接受這項變更，然後按一下 下一個 鈕來尋找下一個修訂的內容。則在第一段增加的句子會被選取。


    16. 接受變更
  16. 按一下 檢閱 工具列中的 拒絕變更 / 刪除註解 鈕來拒絕變更。則增加的句子即被移除。


    17. 拒絕變更/刪除註解
  17. 按一下 檢閱 工具列中的 顯示供檢閱 下拉清單，選擇完稿。然後在文件中捲動。則文件中會顯示現有的變更內容而沒有修訂標記。
  18. 按一下 檢閱 工具列上的 顯示供檢閱 下拉清單，選擇 顯示完稿變更 。則文件中會出現所有的修訂標記。
  19. 按下 檢閱 工具列上的 接受變更 下拉清單，然後選擇接受 文件中所有的變更 。則在文件中所作的變更都會被接受。

  20. 按一下 一般 工具列中的 儲存檔案 鈕儲存文件。


    21. 儲存檔案
  21. 按一下文件視窗上的關閉視窗鈕，則 CompareMerge 文件即被關閉。


    22. 關閉視窗



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