依您的使用方式自訂Word

讀完本章後,你將可以
  • 自訂功能表

  • 自訂工具列

  • 使用巨集自動化作業

  • 自訂巨集工作

當您使用Microsoft Word，可以在使用文件中發展和設計屬於您自己的風格喜好。為配合您喜歡的工作方式，您可改變螢幕外觀、改變功能表和工具列的內容來自訂Word，並使用巨集來自動化重覆的工作。

本章所要表達的是如何自訂Word。具體來說，您可以修改現有的Word功能表和工具列以顯示您最常取用的按鈕及指令，而且您可建立自訂工具列及功能表，只顯示那些您選擇的指令。除此之外，也可以在螢幕上移動工具列到不同的位置。最後，您可建立、執行、編輯和刪除巨集。

在本章中會使用到的範例檔有 CustomMenu、 CustomToolbar、RecordMacro 和 ModifyMacro 檔。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

自訂功能表

在您第一次開啟Word時，功能表只會列出最基本的指令。例如， 檔案 功能表列出 開新檔案、開啟舊檔、儲存檔案、另存新檔 以及 列印 指令；而不會列出 傳送到 和 摘要資訊 指令。欲查看功能表的全部，您必須按一下功能表下面的雙箭頭，或是等一下直到Word展開功能表的內容。功能表會在您使用時改變，而且於在短功能表中只顯示您最常使用的指令，也就是說，Word會 個人化 您的功能表。當然您也可以按一下功能表下方的雙箭頭或等一下來查看完整的指令清單。

若不要顯示個人化功能表而是完整的功能表，請您按一下 工具 功能表／ 自訂 ／ 選項 標籤，並勾選 永遠顯示完整的功能表 核取方塊，然後再關閉 自訂 對話方塊。

除了個人化功能表以顯示您最常使用的指令外，Word也讓您利用 自訂 對話方塊來自訂功能表的內容。假設一般的Word功能表中並不包含您想要的指令，您可以修改它們。例如，您可在功能表上移除那些最少使用到的指令以增加空間，再增加其他最常取用的指令，以及在特別的工作中建立新的功能表。

如果您樂意的話，也可以在增加指令或新功能表後，將它們移除。您可能會想為特別的專案建立一個功能表，然後在您完成時刪除它。例如，高登園藝公司正為種植蔬菜的農夫準備一場新的競賽。而行銷部門將會藉由增加指令到現有的功能表中，並建立此專案的自訂功能表，以節省時間來建立及編輯傳單和銷售文件。

在本練習中，您會學習如何增加及刪除功能表的指令，建立和刪除自訂功能表，然後恢復Word原始功能表的設定。

範例檔案

  1. 請開啟Word。
  2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕。
  3. 在 開啟舊檔 對話方塊中，瀏覽您的硬碟至SBS資料夾，按兩下 Word資料夾 ／ Customizing資料夾 ／ CustomToolbar檔 ，開啟 CustomToolbar 文件。


    4. 開啟檔案
  4. 在 工具 功能表上，按一下 自訂 開啟 自訂 對話方塊，然後選擇 選項 標籤。

    5.  自訂 對話方塊

    您可以利用增加功能表動畫來自訂功能表在Word出現的方式，您是向下滑出或展開的效果。按一下 工具 ／ 自訂 對話方塊／ 選項 標籤／ 功能表動畫 下拉清單，然後選擇動畫效果，就可變化功能表的展示方式。

  5. 按一下 重設使用資料 ，再按一下 確定 ，就可重新設定Word功能表和工具列的預設值。
  6. 按一下 指令 標籤，再從 類別 清單中按一下 繪圖 。則 繪圖 指令會在 指令 清單中出現。


    7. 插入列
  7. 下拉 指令 清單，並按一下 文字藝術師圖案 ，然後按住滑鼠將它拖曳至 格式 功能表。

    8. 當您拖曳指令至功能表時，游標會變成移動指令游標，且插入列也會出現。

    移動指令游標
  8. 當 格式 功能表開啟時，拖曳插入列到功能表最下方的 物件 指令的後面，然後放開滑鼠來鎖定位置。

    9. Word文件及開啟格式功能表及放置文字藝術師
  9. 再按一下 格式 功能表關閉它。
  10. 在 自訂 對話方塊中，按一下 關閉 。

    11. 現在功能表的指令已放置好了，而且可在所有開啟和將來建立的文件中使用。

    有些功能表指令會包含與工具列上同樣的圖示。若您要為指令選擇一個新的圖示，請開啟 自訂 對話方塊，選擇 指令 標籤，按一下類別及指令，再從 修改選取範圍 中按一下 改變按鈕圖形 ，即可選擇您喜歡的圖形。

  11. 在功能表或工具列上按一下右鍵，顯示可使用工具列的子功能表。

    12. 工具列子功能表
  12. 按一下 工具 功能表／ 自訂 ，開啟 自訂 對話方塊。
  13. 按一下 指令 標籤，將 類別 清單下拉到最下方，然後按一下 新功能表 。 新功能表 會在 指令 清單中出現。
  14. 從 指令 清單中拖曳 新功能表 至Word功能列的最右邊，也就是 說明 功能表的旁邊。

    15. 開啟自訂對話方塊與選取新功能表
  15. 在功能列的 新功能表 上，按一下右鍵。
  16. 在快顯功能表的 名稱 方塊中，選取文字「新功能表」並輸入 CustomMenu 。

    17. 開啟Word快顯功能表及輸入CustomMenu
  17. 按下 Enter 即會改變功能表的名稱為 CustomMenu ，再關閉功能表。
  18. 在功能列上，按一下 CustomMenu 。 CustomMenu 功能表的下方會出現空白功能表。
  19. 在 自訂 對話方塊的 類別 清單中，上拉捲軸並選擇 格式 。格式指令會顯示在指令清單中。
  20. 下拉 指令 清單，然後拖曳雙底線到空的 CustomMenu 功能列中。 雙底線 指令會在 CustomMenu 功能表中出現。
  21. 在 指令 清單中，拖曳 文字加底線 到 CustomMenu 功能表上，並使用黑色水平插入列將它放在 雙底線 指令的下面。

    22. 自訂功能表
  22. 按下 關閉 以關閉 自訂 對話方塊。
  23. 在文件視窗中，選取文字標題 準備好土壤 ，並在 CustomMenu 功能表中按一下 雙底線 。
  24. 在工具列的任何一處按一下右鍵，選擇 自訂 ，開啟 自訂 對話方塊。
  25. 在 CustomMenu 功能表上按一下右鍵，按一下 刪除 來移除 CustomMenu 功能表。

    26. 您只可刪除您所建立的自訂功能表，但不可刪除一般Word功能表： 檔案、編輯、檢視、插入、格式、 工具、表格、視窗 和 說明 。

  26. 按一下 格式 功能表。
  27. 在開啟的文件中，拖曳 文字藝術師圖案 指令至 自訂 對話方塊的空白區。則 文字藝術師圖案 指令即從 格式 功能表中移除。
  28. 再按一下以關閉 格式 功能表。
  29. 按一下 關閉 關閉 自訂 對話方塊。

    30. 您不需要使用 自訂 對話方塊來移動或移除功能表。拖曳功能表時，同時按住 Alt 鍵，將功能表移到新位置；或拖曳到開啟的文件中，即可移除它。

  30. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存文件。


    31. 儲存檔案
  31. 按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕關閉 CustomMenu 文件。


    32. 關閉視窗



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