使用巨集自動化作業

為了替代執行Word指令的冗長設定來完成工作，您可建立巨集以自動化來簡化這項過程，而其中會縮短一些涉及到工作的步驟，並節省您的時間。 巨集 是Word指令的連續記錄（敲擊鍵盤與指令），並會處理成一個單一的指令。您可以使用巨集將Word中的許多工作自動化，像是建立印刷信件、插入自動圖文集、格式化文字、建立表格以及關閉或啟動指令選項。假設您的公司需要使用特殊格式和插入在文件中的表格設計，為了替代插入表格、增加陰影及框線，在欄與列的標題使用不同字型，然後調整行距，您可建立巨集來執行這些步驟，不但省時還縮短了這項工作的一些步驟。

欲錄製巨集，請您按一下 工具 功能表／ 巨集 ／ 錄製新巨集 。在 錄製巨集 對話方塊中，輸入巨集名稱，按一下 工具列 或 鍵盤 來指定取用巨集的快速法，確定儲存巨集的位置，按一下 確定 ，並在Word中執行一連串的指令，然後按一下 停止錄製 鈕。當您錄製巨集時，可使用滑鼠來選擇功能表指令，按一下工具列按鈕，捲動文件視窗，並以鍵盤代替滑鼠來選取文字或移動插入點。

巨集並不是與文件分開的檔案，而且它只會在那個被建立的文件或範本中產生作用。只有在您建立巨集的文件或範本中，才可使用巨集修改目前的動作。當您建立一份新的文件，Word會使用預設的 Normal範本 。因為您會最常使用Normal範本，所以請錄製巨集以便Normal.dot範本檔會跟著更新。當您在Normal範本儲存巨集時，巨集會一直在您使用範本時供您取用。

在您執行巨集前，您所要的巨集結果會顯示在插入點的位置。例如，如果您正在建立一個巨集來插入表格，您可按一下想要表格出現的位置。欲從巨集清單中執行巨集，請按一下 工具 功能表／ 巨集 ／ 巨集 。在 巨集 對話方塊中，在 巨集名稱 方塊中選擇所適合的巨集，然後按一下 執行 。

當您已完成錄製巨集時，可以指定它到其中一個動態工具列，或是指定一個快速鍵，以便於立即取用或容易執行這個巨集。

高登園藝公司總裁想要建立巨集，可以自動輸入商業書信的一般要素，如此他只要針對信件中的正文部分即可。他將會建立巨集以輸入公司地址、稱呼、結語和他的名稱及標題資訊。

在本練習中，您將會學習如何建立巨集，以便將信件自動格式化的基本要素。

範例檔案

  1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 鈕。
  2. 在 開啟舊檔 對話方塊中，瀏覽您的硬碟至 SBS 資料夾，按兩下 Word資料夾 ／ Customizing 資料夾，開啟 RecordMacro 文件。


    3. 開啟舊檔
  3. 按下 Ctrl + End 鍵來移動插入點至高登園藝公司商標下面的空行。
  4. 按一下 工具 功能表／ 巨集 ／ 錄製新巨集 ，開啟 錄製巨集 對話方塊。
  5. 在巨集名稱方塊中，輸入「Letter」。
  6. 按一下 將巨集儲存在 的下拉清單，然後選擇 RecordMacro （文件）。
  7. 按一下 鍵盤 鈕開啟 自訂鍵盤 對話方塊，按下 Alt + L 鍵，合併的按鍵會放在 請按新設定的快速鍵 方塊中，然後按一下 指定 及 關閉 。

    8.  自訂鍵盤 對話方塊關閉之後， 停止錄製 工具列會和 停止 及 暫停錄製 鈕一起出現。

    錄製巨集對話方塊
  8. 在文件中，輸入「高登公司」，並按下Enter。

    9. 在您錄製巨集之前或之後，可指定巨集到工具列上或功能表中。如果您無法確定要不要指定巨集，您可以先建立巨集，之後再指定它到工具列上。

  9. 輸入「台北市」，並按下 Enter 。
  10. 輸入「香榭大道」，並按 Enter 三次。
  11. 在 插入 功能表中，指向 自動圖文集 ／ 問候 ，選擇 敬啟者 。則文字「敬啟者」會插入到文件中。
  12. 按 Enter 三次。
  13. 在 插入 功能表中，指向 自動圖文集 ／ 結束語 ，選擇「Respectfully yours」。則文字「Respectfully yours」會插入到文件中。
  14. 按 Enter 三次。
  15. 輸入「高登公司」，並按下 Enter 。
  16. 輸入「總裁」，並按下 Enter 。
  17. 輸入「草本龍」。
  18. 在巨集工具列上，按一下 停止錄製 鈕。巨集即停止錄製，而且 停止錄製 工具列會關閉。


    19. 停止錄製
    RecordMacro文件會插入letter巨集錄製的內容
  19. 在 工具 功能表中，選擇 巨集 ／ 巨集 ，以顯示 巨集 對話方塊。

    20. 巨集對話方塊
  20. 在巨集清單中，按一下 Letter ，並按一下執行。第二個信件範本會插入至文件中。
  21. 在 一般 工具列中，按一下 儲存檔案 鈕儲存文件。


    22. 儲存檔案
  22. 按一下文件視窗中的關閉視窗鈕，關閉 RecordMacro 文件。


    23. 關閉視窗



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