高登園藝公司的總裁正在準備超大量的郵件，而且想選擇一份Word文件作為套印信件的郵件清單，然後在清單中再增加新的收件者。

在本練習中，您將會學習如何開始合併列印精靈，開啟套印信件（主文件），選取包含郵件清單的資料文件，然後在清單中增加新的姓名及地址。

範例檔案

1. 啟動Word。
2. 按一下 一般 工具列／ 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
3. 瀏覽到 SBS 資料夾，並請您按兩下 Word 資料夾／ MergingData 資料夾／ FormLetter 檔，開啟 FormLetter 文件。
4. 請您按一下 工具 功能表／ 信件與郵件 ／ 合併列印精靈 ，開啟顯示步驟1之6的 合併列印 工作窗格。



步驟1之6的合併列印工作窗格

5. 在 合併列印 工作窗格中，按一下 信件 選項，然後再按一下 下一步 ： 開始文件 。
6. 在 合併列印 步驟2之6中，按一下 使用目前文件 ，然後按一下 下一步 ： 選擇收件者 。
7. 在步驟3之6中，按一下 使用現有清單 ，並在 使用現有清單 區域中選取 瀏覽 ，開啟 選取資料來源 對話方塊。

在 選取資料來源 對話方塊中，您可以選取Word文件、Excel活頁簿或是Access資料庫作為合併列印的資料來源。

瀏覽到SBS資料夾，並按兩下Word資料夾／ MergingData資料夾／ Data檔，開啟 合併列印收件者 對話方塊而且顯示包含Data檔案中的記錄。




插入資料記錄的合併列印收件者對話方塊

在 合併列印收件者 對話方塊中，選取任何的欄位，並按一下 編輯 ，開啟 資料表單 對話方塊。

按一下 新增項目 以清除資料欄位，以便增加一個新的資料記錄。

在您新增一個記錄之後，您可直接按下Enter 代替按一下 新增項目 鈕。

在 名字 方塊中，輸入「志文」，再按下 Tab 鍵。

在 姓名 方塊中，輸入「黃」，再按下 Tab 鍵。

在地址行1方塊中，輸入「公園街152號」。

在縣/市方塊中，輸入「新莊市」。

在省/市方塊中，輸入「台北縣」。

在郵遞區號方塊中，輸入「242」。




在資料表單對話方塊中輸入上述的文字）

按一下 關閉 關閉 資料表單 對話方塊。


您所新增的資料會顯現在 合併列印收件者 對話方塊的結尾，並指出您新增至資料文件中的姓名及地址。

若您想在資料表單中新增一連串的資料，可在輸入一份資料記錄後，直接按一下 新增項目 ，即可再加入新的資料記錄。

按一下 確定 ，關閉 合併列印收件者 對話方塊。

按一下 一般 工具列／ 儲存檔案 鈕，儲存此份文件。



儲存檔案

如果您在完成步驟前就要離開合併列印，您可將主文件儲存起來，Word會保留住資料來源並合併欄位的資料，然後會保存您在合併列印精靈的位置。

按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，關閉 FormLetter 文件。



關閉視窗

當您在使用合併列印精靈時，可以使用Microsoft Outlook聯絡人清單中的資料。選擇Outlook聯絡人作為資料來源需要幾個合併列印的步驟，而且當您使用Outlook資料作為合併列印的資料時，所有的連絡人清單都會被選取至合併列印的信件中，所以您可能需要排除一些您不想在合併列印中使用到的聯絡人。

欲完成以下的程序，您須先將Microsoft Outlook安裝至您的電 腦中。

在套印信件中，使用Outlook資料之方法：

1. 請您按一下 工具 功能表／ 信件與郵件 ／ 合併列印精靈 ，開啟步驟1之6的 合併列印 工作窗格。
2. 在 合併列印 工作窗格中，選取 信件 選項，並按一下 下一步 ： 開始文件 。
3. 在 合併列印 的步驟2之6中，請您選取 使用目前文件，並按一下 下一步 ： 選擇收件者 。
4. 在 合併列印 的步驟3之6中，按一下 從Outlook連絡人選取 選項 ，然後按一下 下一步 ： 寫信 。
5. 按一下 確定 ，選取Outlook設定檔，而 選擇連絡人資料夾 對話方塊會顯現在視窗上。
6. 請您按一下連絡人清單和 確定 。 合併列印收件者 對話方塊會顯示Outlook連絡人清單的所有連絡人。
7. 清除勾選左欄的核取方塊，排除合併列印之連絡人。
8. 按一下 確定 ，關閉 合併列印收件者 對話方塊。
9. 在 合併列印 工作窗格中，按一下 下一步 ： 寫信 ，顯示合併列印步驟4之6。您可以繼續使用合併列印精靈來預覽套印信件並完成合併列印。