使用表單是我們收集資訊最容易且一致的方法，例如，一般的問卷調查，送貨單，訂貨單等等；您也可以在想要的格式中，詢問特殊的問題並得到解答，比如「是/否」或是一段簡短的註解。而使用 表單 的方式不是將它列印出來就是以指示說明，或是使用者可輸入回答的線上文件來顯示。

藉由結合問題表單欄位至文件中的方式，把任何文件轉變成表單。而 表單欄位 就是預定給使用者輸入回答表單問題的位置。Word包含許多不同的表單欄位樣式：文字表單欄位、日期欄位、時間欄位、執行計算的欄位以及核取方塊表單欄位，使用者可以按一下這些欄位方塊以回答問題。

您可將表單列印出來以便使用者在紙上回答，而此方法是最方便的方法（就像我們在商店中所看到的顧客滿意卡）。當然您也可以透過電子的方式散佈表單給使用者在線上即可填寫表單的內容。同時，Word能讓您保護表單文件以至使用者在填寫時不能改變表單的版面內容。

在本章中，您將會建立一份顧客滿意調查表。除了插入各式不同的表單欄位，包括文字欄位、核取方塊及下拉清單外，也會增加密碼保護表單預防他人趁其不備改變了表單的版面。最後，您將會測試您所建立的表單內容。

本章使用的範例檔有 CreateForm、 UseForm ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

範例檔案

若您要建立表單，需將表單欄位插入至文件中。在Word中，您可以插入數種表單類型：輸入文字的文字方塊，回答是或否的核取方塊，以及預定選擇的下拉清單。

 文字表單欄位 區分為六種類型：一般文字、數字、日期、目前日期、目前時間以及計算結果。 一般文字 欄位可接受鍵盤字元的合併，其中包括字母、數字和符號，文字欄位的作用在於可輸入註解或簡短的文字答案。 數字 欄位只能接受數值，通常使用在訂貨單中數量或價格的欄位。 日期 欄位可讓您在建立日期欄位時，使用任何標準或是您指定的日期格式，例如，12/21/2003。而當您希望Word能將電腦設定的日期輸入至欄位，您可插入 目前日期 欄位。基於您所提供的公式及數值，也可以使用 計算 欄位來執行計算結果，比如當您想要顯示訂貨數量的總額時，就可利用計算欄位來顯示答案。

另一種表單欄位的類型是 核取方塊表單欄位 ，您可提供幾個選項以便使用者直接按一下選項就可指出他們的答案。例如，假設高登園藝公司的市場行銷部經理想知道哪一種廠牌的種子是顧客的最愛，其中之一的解決辦法，就是在店中以簡短的種子廠牌調查表對成年的顧客進行民意調查，在調查表上每家廠牌的旁邊都會有一個核取方塊，並提示顧客「選擇您的最愛」。核取方塊使用到回答「對/錯」及「是/否」都有不錯的效果。

除了文字及核取方塊表單欄位之外，您也可插入下拉式表單欄位至文件中。在您希望限制使用者選取幾種可能預定的答案時，可使用 下拉式表單欄位 。在您指定所有可能的選項後，使用者就會依您的選項作答。在這個方法中，下拉式表單欄位能保證使用者會輸入一致並正確的資訊。例如，如果您使用文字方塊讓使用者回答像是「我們的服務態度如何？」等問題，您可能必須以人工的方式閱讀及不同計算方法的答案。然而，如果您使用下拉清單來限制使用者的答案，例如，非常好、很好、好和很差，這樣才能使您容易收集並可解釋選擇的理由。

在您插入表單欄位至文件後，按一下 表單 工具列／ 表單欄位選項 鈕，然後在 表單欄位選項 對話方塊中，指定表單欄位的內容，像是欄位的類型及長度。

現在，高登園藝公司市場行銷部經理正建立一份調查表單，顧客可以在線上完成問卷調查以提供他們在參觀時的相關資訊。表單的內容會使用文字欄來收集一般的註解，核取方塊會收集是/否問題的答案，而下拉欄位則是找出對顧客服務的品質結果。

在本練習中，您會學習如何插入文字表單欄位、核取方塊欄位以及下拉表單欄位以建立出一份完整的表單。

範例檔案

1. 開啟Word。
2. 請您按一下 一般 工具列／ 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
3. 在您的硬碟中，瀏覽至 SBS 資料夾，並按兩下 Word 資料夾／ CreatingForms 資料夾／ CreatForm 檔，開啟 CreatForm 文件。
4. 請您按一下 檢視 功能表／ 工具列 ／ 表單 ，顯示 表單 工具列。
5. 請您下拉文件視窗，並將插入點移至文字「請輸入您到此消費之日期」的下方的空白行。
6. 請按一下 表單 工具列／ 文字表單欄位 鈕。您會看到文字表單欄位插入至文件中。在Word預設值中，文字表單欄位所套用的是一般文字格式。


文字表單欄位


表單工具列及文字表單欄位

新的表單欄位會以預設網底的樣式顯示，如此可突顯使用者可在有網底的地方輸入他們的答案。若您想移除網底，您可按一下 表單 工具列／ 表單欄位網底設定 鈕。

請您按一下 表單 工具列／ 表單欄位選項 鈕，顯示 文字表單欄位選項 對話方塊。



表單欄位選項


文字表單欄位選項對話方塊

在 文字表單欄位選項 對話方塊中，按一下 類型 下拉清單並選取 日期 。

請您按一下 日期格式 下拉清單，並在選取 MMMM d,yyyy 後，按一下 確定 。

請按下 Ctrl + End 鍵，將插入點移至文件文字「其他意見」的下方。

在 表單 工具列上，按一下 文字表單欄位 鈕，即插入一個文字表單欄位。



文字表單欄位

請將文件向上拉，然後分別在文字「木製用品、裝飾類用品、室內盆栽、室外盆栽、種籽」的右邊按一下及 Tab 鍵。

在 表單 工具列上，按一下 核取方塊表單欄位 鈕。文字「種籽」的右邊即會增加一個核取方塊。



核取方塊表單欄位

請您按一下 表單 工具列／ 表單欄位選項 鈕，顯示 核取方塊表單選項 對話方塊。



表單欄位選項


核取方塊表單欄位選項方塊

您可在表單欄位中加入說明文字，提供填寫欄位之輔助說明。請您在 表單欄位選項 對話方塊中，按一下 加入說明文字 ／ 請鍵入自訂說明文字 ，並在方塊中輸入說明文字，然後按一下 確定 。

在 核取方塊大小 區中，按一下 設定 選項，然後輸入 12pt 。

按一下 確定 。


核取方塊會被調整成12點文字大小並且預設為未核取的狀態。

拖曳滑鼠來選取核取方塊，並按一下 一般 工具列的 複製 鈕，核取方塊會被複製到Office剪貼簿中。



複製

為了節省時間，您可以複製並貼上同一類型的表單欄位，而不用為了每個答案就要設定新的表單欄位。

在下一行「園藝器材及配件」的右邊按下 Tab 鍵，然後按一下 一般 工具列上的 貼上 鈕。



貼上
核取方塊會顯示在文字「園藝器材及配件」的右邊，而在核取方塊的下方會顯現 貼上選項 智慧標籤鈕。

在下一行「園藝教學書籍、錄音帶、錄影帶」的右邊按下 Tab 鍵，然後按一下 一般 工具列上的 貼上 鈕。


核取方塊會顯示在文字配件的右邊，而在核取方塊的下方會顯現 貼上選項 智慧標籤鈕。

按住 Ctrl 鍵，然後拖曳您所選取的核取方塊至文字「是」的右邊。


核取方塊會貼在「是」的右邊，而 貼上選項 智慧標籤鈕也會顯現。

按住 Ctrl 鍵，然後拖曳您所選取的核取方塊至文字「否」的右邊。


核取方塊會貼在「否」的右邊，而 貼上選項 智慧標籤鈕也會顯現。


顯示前面所述之核取方塊位置

下拉文件，將插入點移到文字「店中環境」的右邊並且按一下 Tab 鍵。

在 表單 工具列上，按一下 下拉式方塊表單欄位 鈕。下拉式表單欄位會插入至「店中環境」的右邊。



下拉式方塊表單欄位

請您按一下 表單 工具列／ 表單欄位選項 鈕，開啟 下拉式表單欄位選項 對話方塊。



表單欄位選項

在 下拉式項目 中，輸入「非常滿意」，然後按一下 加入 。



下拉式表單欄位選項對話方塊
您會看到在 下拉式清單內含項目 方塊中，顯示「非常滿意」的文字。

在 下拉式項目 中，輸入「還算滿意」，然後按一下 加入。


您會看到在 下拉式清單內含項目 方塊中，顯示「還算滿意」的文字。

在 下拉式項目 中，輸入「滿意」，然後按一下 加入 。


您會看到在 下拉式清單內含項目 方塊中，顯示「滿意」的文字。

在 下拉式項目 中，輸入「非常不滿意」，然後按一下 加入。


您會看到在 下拉式清單內含項目 方塊中，顯示「非常不滿意」的文字。

在 下拉式項目 中，輸入「不滿意」，然後按一下 加入 。


您會看到在 下拉式清單內含項目 方塊中，顯示「不滿意」的文字。

若您想要改變在下拉式清單選項的順序，可以使用 下拉式清單內含項目 對話方塊中的 移動 鍵。

按一下 上移 鈕。則「不滿意」的文字會在清單中往上移動。



向上移動

按一下 確定 ，關閉 下拉式清單內含項目 對話方塊；下拉式表單欄位會顯示第一個輸入的文字「非常滿意」。

請您拖曳滑鼠來選取下拉式清單，然後按一下 一般 工具列之 複製 鈕。



複製

將插入點移至下一行文字「員工對您的幫助」的右邊並按一下 Tab 鍵，然後按下 Ctrl + V 鍵。


您會看到文字「員工對您的幫助」的右邊會貼上另一個下拉式清單。

將插入點移至下一行文字「產品價格」的右邊並按一下 Tab 鍵，然後按下 Ctrl +V 鍵。


您會看到文字「產品價格」的右邊會貼上另一個下拉式清單。


在CreateForm文件中會顯示3個下拉式選單

在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 鈕儲存此文件。



儲存檔案

按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，關閉 CreateForm 文件。



關閉視窗

您可以在文件中，藉由改變格式、增加圖形以及改變表單欄位內容的方式來強化表單的外觀。若您想自訂一份表單，可以使用表單欄位內容來改變表單的屬性，像是文字欄位的長度或核取方塊的預設值。您可以使用格式化文字的相同方法來格式化表單中的欄位。

當您完成製作表單的工作時，可以將表單列印出來或是以電子化的方式散播，讓使用者在線上就能完成填寫表單的動作。如果您是以電子化的方式散播表單，可能需要將表單儲存成範本以便每個使用者可以建立一份個別回答的文件。您也可以使用電子郵件的方式傳送表單或是將表單存在其他人都可取用的位置。如果您會使用電腦網路，可以製作一份大家都能在線上填寫的電子表單；如果您自己就擁有網站，可將表單儲存成Web網頁並在Internet上發行。

在您散佈表單給使用者填寫前，必須保護好您的表單文件，讓使用者只能做填寫表單的動作，卻不可改變表單的內容。事實上，您不能在還沒保護表單前就開始收集回答過的表單。如果您需要改變表單的版面或內容時，則需要解開表單的保護，才可修改表單內容。請您按一下 表單 工具列／ 保護表單 鈕來開啟或關閉保護的功能。您可以增加密碼保護來增加表單更深一層的保護，而密碼保護能保證只有知道密碼的人才可解開保護並編輯表單內容。

市場行銷部經理準備要散播高登園藝公司的線上顧客調查表。首先，他計畫先調整好表單並保護表單避免被使用者修改內容，然後透過回答所有的問題及輸入註解來測試表單的效果，之後再將表單保護起來。

在本練習中，您將會學習如何格式化文字欄位，改變核取方塊的預設值，改變下拉清單欄位的項目，插入外框，移除表單欄位中的陰影，然後保護文件。您也可以檢視和測試動態表單欄位以及使用密碼來保護整份表單。

範例檔案

1. 按一下 一般 工具列／ 開啟舊檔 鈕，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
2. 在您的硬碟中，瀏覽至 SBS 資料夾，並按兩下 Word 資料夾／ CreatingForms 資料夾／ UseForm 檔，開啟 UseForm 文件。
3. 請您按一下 檢視 功能表／ 工具列 ／ 表單 ，顯示 表單 工具列。
4. 下拉文件視窗，並在文字「請輸入您到此消費之日期」下方的文字表單陰影區按一下。
5. 請您在 表格及框線 工具列上，按一下 外框線 下拉清單並選取 外框線 ，然後按一下文件中的空白區，取消選取文字表單欄位。


外框線
6. 下拉文件視窗，然後按兩下文字「是」旁的核取方塊， 核取方塊表單欄位 對話方塊會顯示在視窗上。
7. 在 預設值 區中，按一下 核取 選項，然後按一下 確定 。X標記會以預設值顯現在核取方塊中。



文件中加入「是」/「否」之核取方塊

8. 下拉至文字「店中環境」的那一行，然後按兩下第一個下拉表單欄位，顯示 下拉式表單欄位選項 對話方塊。
9. 在 下拉式清單內含項目 方塊中，選取「不滿意」並按一下 移除 。則文字「不滿意」會從 下拉式清單內含項目 方塊中移除。
10. 在 下拉式項目 方塊中，輸入「不太滿意」，並按一下 加入 及 上移 鈕。

然後您會看到 不太滿意 的文字顯示在 下拉式清單內含項目 方塊中。

11. 按一下 確定 關閉 下拉式表單欄位選項 對話方塊。
12. 請您在下兩個下拉式表單欄位中，重覆步驟8至11的操作方法。
13. 請您在「其他意見」下方的文字表單欄位按一下。
14. 在 表單 工具列上，按一下 插入圖文框 鈕。圖文框會插入在文字方塊的周圍，而且黑色的移動控點會顯示在圖文框的周圍。


插入圖文框
15. 請您將文字方塊向下拖曳1/4英吋，來增加文字方塊及其他意見之間更多的空間。
16. 請您向右及向下拖曳右下角的移動控點直到方塊變成大約6英吋寬及5吋高。


17. 在 表單 工具列上，按一下 表單欄位網底設定 鈕，您會發現所有表單欄位的網底都被移除了。


表單欄位網底設定
18. 請您在 表單 工具列上，按一下 保護表單 鈕。則表單即刻被Word保護起來，現在您可以準備將表單給他人填寫了。


保護表單
19. 請您按一下文件起始處之日期表單欄位，輸入「6/25/03」並按下 Tab 鍵。

則在欄位中會顯示日期June25,2003，然後請您將目光移到表單中的第一個核取方塊。
20. 請您按一下標題「消費項目的類型」下方之每個核取方塊。您會看到每個方塊中都會出現X。

當您在填寫表單時，也可以在核取方塊中按下 空格 鍵，即可插入X。

在標題「請問您在消費的過程中，有找到您需要的產品嗎？」的下方，選擇 否 ，並清除 是 的核取方塊。這時 否 的方塊會被選取，而 是 的核取方塊則變成空白的。

在此提醒您一件事，在Word表單中，每一個核取方塊都是各自獨立的，所以即使是選取一個核取方塊，另一個核取方塊還是不會自動清除。因此，您必須手動選取或清除每個核取方塊。

請您在文字「店中環境」旁按一下下拉式方塊，然後按一下 還算滿意 。然後「還算滿意」的文字會顯示在下拉式表單欄位中。

請您按一下「員工對您的幫助」旁的下拉式方塊，並按一下 滿意 。然後「滿意」的文字會顯示在下拉式表單欄位中。

請您按一下「產品價格」旁的下拉式方塊，並按一下 不太滿意 。然後「不太滿意」的文字會顯示在下拉式表單欄位中。

按一下標題「其他意見」下方之表單欄位，並輸入「我想要栽培紫色鬱金香，但是您們好像沒有這種的品種，我可不可以從這裡訂購一箱？」




在 表單 工具列中，按一下 保護表單 鈕，則此份表單即刻被解開保護。

請您按一下 工具 功能表／ 保護文件 ，顯示 保護文件 對話方塊。



保護文件

在 保護文件 對話方塊中，按一下 表單 選項。




保護文件對話方塊

在 密碼 方塊中，輸入「Garden」作為密碼。

按一下 確定 ，顯示 確認密碼 對話方塊。

在 重新輸入保護密碼 方塊中，再輸入一次密碼「Garden」，然後按一下「確定」。

在 表單 工具列上，按一下 保護表單 鈕，顯示 解除文件保護 對話方框，輸入密碼「Garden」後，按一下 確定 。



保護表單
Word接受密碼後便會解除對文件的保護，而且保護表單的密碼也會被移除，現在您就可以編輯修改表單內容了。

請您按一下 檔案 功能表／ 另存新檔 鈕，顯示 另存新檔 對話方塊。

請在 檔案 名稱方塊中，輸入「SendForm」。

請您在 檔案類型 下拉清單中，選取 文件範本 。

瀏覽至 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ CreatingForms 資料夾，按一下確定。Word會將表單儲存成範本檔。

按一下文件視窗中的 關閉視窗 鈕，關閉 UseForm 文件。



關閉視窗




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