當您陳述一件事實來支持您的立場時，可以插入 註腳 或是 章節附錄 來引用您的參考文獻。 註腳 會與引用來源同時顯示在每頁內容的結尾，而且是從文件的開始到結尾連續編碼。 章節附錄 和註腳很類似，但是是和每頁的內容分開顯示在文件的結尾。如果您改變文件的頁數，或是插入，刪除註腳或章節附錄，Word會自動更新參考文獻的編號，以保有連貫性。

若要代替在長篇文件中尋找特殊的文字、片語或特別區域，您可使用書籤。所謂的 書籤 就是使用於標記文字，以便讓您或讀者能快速看到它。使用書籤的目的在於能讓您快速瀏覽長篇文件。也可以藉由在 到 對話方塊中選擇一個書籤作為目標來導覽文件。

書籤只是Word幫助您處理長篇或複雜文件的其中一種方法而已，還有另一種方法就是使用 主文件 來處理文件，其中主文件還包含一套叫作 子文件 的文件。當一組人協同作業一份如年度業績報告的長篇文件時，或許將文件拆成數份子文件會是增進工作效率的好方法，而且組織中的每一個成員都可以同時使用子文件。他們可在各自獨立的子文件中改變內容，然後再將子文件重新合併成主文件。

在本章中，您會學習如何插入註腳和章節附錄、編輯參考文獻標記和註腳、改變正文和註腳之間分隔線的外觀、增加並使用書籤以及使用主文件和子文件。

本章使用的範例檔有 ReviseNotes、SepLine、 Bookmark 和 Master ，您可由書中所附的光碟來安裝。有關安裝範例檔的細節，請參考本書開始的〈 如何使用隨書光碟 〉。

註腳及章節附錄提供相同的目的：就是解釋、註解或是提供印刷文件內容的參考出處。註腳會顯示在包含相關文字的頁尾，而章節附錄則是顯示在整份文件的結尾或是文件章節的結尾。您可在相同文件中同時使用註腳和章節附錄。例如，您可使用註腳來提供附加的細節和解釋術語，而以章節附錄指出引用出處。大多數的文件都會使用到註腳或章節附錄。如果您建立了註腳，之後又決定您需要的類型是章節附錄，Word都可讓您隨時轉換其中之一的類型。

註腳及章節附錄是由參照標記及附註文字所組成的。所謂 參照標記 即是文件中主要文字旁的數字或字元，它代表包含註腳或章節附錄的附加資訊。在預設值中，Word會使用數字作為參照標記，不過您也可以建立屬於自己的參照標記。而 附註文字 則是註腳或章節附錄的內容。您可以增加任何長度的附註文字或是如同其他的文字一樣的方式，格式化附註文字。

欲插入註腳，請您按一下希望參照標記顯現的地方，依照慣例，我們會將參照標記放在與之關聯文字的結尾，然後使用 插入 功能表／ 參照 來加上您的註腳。Word會在正文中插入相同參照標記符號並在每頁的下方或整份文件的結尾顯示註腳及章節附錄。插入點會顯現在註腳區中，以便您可直接輸入附註文字。

高登園藝公司的主要園藝栽培師完成編輯施肥的研究報告，並想要引用資料來源來證實資料的可信度。

在本練習中，您將會學習如何在長篇文件中插入註腳和章節附錄，然後將章節附錄轉換成具有一致性的註腳。

範例檔案

1. 開啟Word。
2. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
3. 瀏覽至 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ CreatingNotes 資料夾／ Footnote 檔， Footnote 文件會以標準模式開啟。
4. 將插入點放在第一段結束的地方，也就是文字「利用」的旁邊。
5. 請您按一下 插入 功能表／ 參照 ／ 註腳 ，顯示 註腳及章節附錄 對話方塊。
6. 請按一下 位置 區中的 註腳 選項。
7. 在 格式 區中， 數字格式 下拉清單中選取1,2,3… 的數字格式。



註腳及章節附錄對話方塊

8. 請按一下 插入 。

您會看到註腳窗格顯示在文件視窗的下方。而Word會在文字中插入參照標記「1」，並將插入點移至頁面下方的註腳參照標記的旁邊。
9. 請您輸入「參考波蘭卡羅『世界之園藝生活』，123-125頁。」



註腳窗格

10. 請按一下註腳窗格中的 關閉 ，關閉註腳窗格。
11. 請按一下 整頁模式 以切換到整頁檢視模式。
12. 下拉到第一頁第三段，然後移動插入點到本段結尾（結尾字是「生產力」）。
13. 按一下 插入 功能表／ 參照 ／ 註腳 ，顯示 註腳及章節附錄 對話方塊。
14. 請按一下 位置 區／ 註腳 選項，然後按一下 插入 。

Word插入參照標記2，並將插入點移到本頁結尾之參照標記旁邊。
15. 請輸入註腳「參閱柏恩 金柏利『保護地球』，11-13頁。」



註腳

16. 下拉到標題「什麼是堆肥」下方的第三段，然後按一下本段結尾（結尾文字是「供給者」），將插入點移到段落之後。
17. 請按一下 插入 功能表／ 參照 ／ 註腳 顯示 註腳及章節附錄 對話方塊。
18. 在 位置 區按一下 章節附錄 選項來建立章節附錄。
19. 在 數字格式 下拉清單中選取 I,II,III … 的數字格式，然後按一下 插入 。

Word會在文字中插入參照標記，並將插入點移到文件結尾的章節附錄標記旁邊。
20. 請輸入章節附錄「參閱 撒頓，布瑞德『日常生活之微生物學』，75-98頁。」

章節附錄顯示於文件結尾。
21. 在章節附錄上，按一下右鍵以開啟快顯功能表。



開啟附錄功能表之Word文件之擷取螢幕

22. 請按一下 轉換成註腳 。章節附錄轉換成註腳3並顯示在第二段末端，其他的註腳會重新編排號碼。
23. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


儲存檔案
24. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉 FootNote 文件。


關閉視窗

在您將註腳及章節附錄插入至文件中之後，依然可隨時修訂註腳和章節附錄的文字內容或是參照標記，所增加或刪除的文字將會改變註腳的位置。幸運的是，當您在文件中改變正文時，Word也會重新調整註腳的位置。當您所做的編排影響到加入註腳的句子，或是在文件中移動、複製或刪除註腳時，Word都會替您將參照標記重新編碼。如果您將參照標記的位置搞錯了，可以剪下、貼上或拖曳來移動參照標記至新的位置。如果在文件中，您需要在很多地方提及相同的註腳或章節附錄，直接複製並在其他位置貼上註腳。而在移動、複製或刪除註腳時，您所使用的都是在文件中的參照標記來進行以上所述的動作。

另外，您在文件中所使用的檢視模式會決定使用註腳的類型。利用整頁模式可以同時看到顯示在文件中的註腳和章節附錄。但是使用Web版面配置模式只能看到章節附錄。如果您在Web版面配置模式下按兩下參照標記，則章節附錄的內容會顯示在文件的結尾。雖然在標準和大綱模式下無法顯示註腳及章節附錄，不過您還是可以按兩下參照標記直接開啟註腳窗格，以檢閱註腳及章節附錄的內容。在您捲動文件視窗時，也可以將游標指向參照標記，工具提示會在視窗中顯示註腳或章節附錄中的內容。

Word會提供工具來幫助您快速尋找特定的註腳、章節附錄或是在文件中連續瀏覽它們。您可以使用 尋找及取代 對話方塊中的 到 標籤來尋找顯示特定註腳或章節附錄的參照標記。如果您不知道註腳放在文件中的那裡，可以使用 瀏覽選取 功能表／ 瀏覽註腳 顯示每個相關的註腳標記。

在您使用註腳功能的時候，Word會在註腳和章節附錄的標號中套用預設值的樣式。在預設值中，註腳的參照標記會使用1,2,3的格式，而章節附錄的參照標記則是使用i, ii, iii的樣式。當然您也可以使用 註腳和章節附錄 對話方塊來指定其它的樣式，像是I, II, III, 或A, B, C等等。

高登園藝公司的主要園藝栽培師想要在有關施肥的文章中尋找、檢閱和修訂註腳，而且還要將參照標記的樣式修改成英文字母的樣式。

在本練習中，您將學習如何瀏覽尋找並檢閱註腳，然後移動、複製和刪除註腳內容；另外您也會修改參照標記的樣式。

範例檔案

1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
2. 瀏覽至SBS資料夾／ Word資料夾／ CreatingNotes資料夾／ ReviseNotes檔，開啟ReviseNotes文件。
3. 按一下 標準模式 ，切換到標準檢視模式。


標準模式
4. 按兩下註腳1的參照標記以開啟註腳窗格。

您也可以按一下 檢視 功能表／ 註腳 指令開啟註腳窗格。

在註腳窗格上，按一下註腳3的任何一處將插入點至置於註腳中。參照標記3顯示在文件視窗上。

按 向上 鍵兩次將插入點上移到註腳2及註腳1。文件視窗顯示參照標記1。

按一下 註腳窗格 ／ 關閉 關閉註腳窗格。

按一下 整頁模式 ，文件將顯示為整頁模式。



整頁模式

按一下垂直捲軸底端的 瀏覽選取 鈕，顯示 瀏覽選取 功能表。

按一下 瀏覽選取 ／ 瀏覽註腳 （第三欄第一列），將插入點移到參照標記2。



瀏覽選取

按一下垂直捲軸上的 下一註腳 ，將插入點移到參照標記3。



下一註腳

在主要文件視窗上，選取參照標記3，並往上拉文件以顯示整段文字。

按住Ctrl鍵，然後將參照標記3拖曳到同一段第一句文字「所有原料要越小越好」的右邊。參照標記副本與 貼上選項 顯示在第一句結尾，註腳副本顯示在頁面末端，而參照標記則會重新編碼。




您所複製參照標記的Word文件

如要移動註腳，請您選取參照標記，並將它拖曳到新位置。

選取參照標記4，然後按一下 刪除 ，刪除註腳4。

按一下 編輯 功能表／ 到 ，顯示 尋找及取代 對話方塊，顯示 到 標籤。

在 到 清單上按一下 註腳 。

在 鍵入註腳編號 方塊輸入「1」。




尋找及取代對話方塊

按一下 到 ，將插入點移到第一個註腳參照標記左邊。

在 尋找及取代 對話方塊上按一下 關閉 。

按一下 插入 功能表／ 參照 ／ 註腳 開啟 註腳及章節附錄 對話方塊。

按一下 註腳 選項。

在 格式 區中，選取 數字格式 下拉清單之a,b,c…。




註腳及章節附錄對話方塊上選取格式選項

在 將變更套用於 方塊中確認是「整份文件」，並按一下 套用 ，註腳變成小寫英文字體並照字母安排。

選取第一個註腳的參照標記「a」。

按一下 格式 工具列／ 斜體 ，註腳的參照標記變成斜體。



斜體

下拉捲軸，並選取參照標記「b」。

按一下 格式 功能表／ 樣式與格式 ，顯示 樣式與格式 工作窗格。




開啟樣式與格式工作窗格上並選取參照標記

按一下 全選 ，選取文件中所有註腳，按一下 挑選要套用的格式設定 ／ 註腳參照 ，註腳樣式會以斜體顯示在文件中。

在 樣式與格式 工作窗格上，按一下 關閉 關閉工作窗格。

在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。



儲存檔案

按一下文件視窗上的 關閉視窗 ，關閉 ReviseNotes 文件。



關閉視窗

 註腳分隔符號 線是將註腳從文件的正文中分開來。在預設值中，Word會以黑色實心線顯示註腳分隔符號。在標準檢視模式中，可以藉由增加框線，文字或圖形來自訂分隔符號。

高登園藝公司的主要栽培園藝師想要在註腳分隔符號中增加一個註腳文字。

在本練習中，您會學習如何修改註腳分隔線，然後再將它變回原來預設的樣式。

範例檔案

1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
2. 瀏覽至 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ CreatingNotes 資料夾／ SepLine 檔，開啟 SepLine 文件。
3. 按一下 標準模式 切換至標準模式檢視。


標準檢視
4. 按一下 檢視 功能表／ 註腳 ，開啟註腳窗格。
5. 在註腳窗格上按一下 註腳 下拉清單，然後按一下 註腳分隔符號 ，註腳窗格上顯示一水平線，而且插入點會移到線條起點。
6. 輸入 註腳 ，然後按一下 關閉 關閉註腳窗格。
7. 按一下 整頁模式 切換到整頁模式，然後下拉頁面以檢視註腳及新樣式的註腳分隔符號。


整頁模式


編輯註腳分隔符號線之Word文件


文字「註腳」顯示在有灰色水平分隔符號的線上。
8. 按一下 標準模式 切換到標準模式


標準模式鈕
9. 按一下 檢視 功能表／ 註腳 ，開啟註腳窗格。
10. 在註腳窗格上，按一下 註腳 下拉清單／ 註腳分隔符號 。
11. 在註腳窗格工具列上，按一下 重設 以恢復預設分格線，然後按一下 關閉 。
12. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。


儲存檔案
13. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉 SepLine 文件。


關閉視窗

您可以在文件中使用書籤或文件引導模式，快速導覽特定使用者指定的位置。基於讀者或您的方便性，可在文件中使用書籤。它們會在文件中標出您確認的位置和參考的名稱。就像實際的書籤一樣，Word書籤協助您找到文件位置，也可以利用書籤建立交互參照、標示索引項目的頁面範圍、建立連結Web網頁的超連結，或反白顯示文件中的術語並連結到它在文件其他位置的定義上，要新增書籤，您可以選取文件上的文字或項目並指定一個書籤名稱。

當您在檢視長篇文件時，可以利用文件引導協助您瀏覽文件標題。文件引導將文件區分成兩個檢視窗格，標題顯示在左邊窗格，而文件顯示在右邊窗格。當您按一下左邊窗格的標題，相對應的標題會顯示在右邊窗格中，您可以在左邊窗格項目上按一下右鍵選取詳細層級以顯示在文件引導窗格中，例如，您可以顯示所有標題或其中一層標題，或者您可以在個別標題下展開或摺疊文字。

高登園藝公司的主要栽培師希望新增有關堆肥研究的文章，並插入書籤，提醒他在收到研究報告時可插入文件中。

在本練習中，您將學習如何插入及瀏覽文件書籤，並利用文件引導以切換到文件標題。

範例檔案

1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
2. 瀏覽至 SBS 資料夾／ Word 資料夾／ CreatingNotes 資料夾／ Bookmark 檔，開啟 Bookmark 文件
3. 下拉到文件最後一頁，按一下標題「堆肥的對與錯」的起始處。
4. 按一下 插入 功能表／ 書籤 ，顯示 書籤 對話方塊。
5. 在 書籤名稱 方塊上輸入「對」。



輸入書籤名稱的書籤對話方塊

6. 按一下 書籤 。

 書籤 對話方塊關閉，「對」書籤插入到文件中，但書籤不會顯示在文件上。

您也可以利用鍵盤快取功能 Ctrl + Shift + F5 以開啟 書籤 對話方塊。

按一下 Ctrl+Home 將插入點置於文件開頭。

按一下 插入 功能表／ 書籤 以顯示 書籤 對話方塊，文件唯一的書籤「對」已被選取並顯示在 書籤名稱 清單上。

在 書籤 對話方塊上按一下 到 ，將插入點移到書籤位置， 書籤 對話方塊仍為開啟狀態。

在 書籤 對話方塊上，選取「對」，然後按一下 刪除 以刪除「對」書籤。

按一下 關閉 關閉 書籤 對話方塊。

按一下 檢視 功能表／ 文件引導模式 以顯示現有文件之文件引導模式。

在左邊窗格中，按一下 什麼是堆肥 。


標題「什麼是堆肥」會顯示在右窗格頂端，而插入點標題左邊。


按一下 檢視 功能表／ 文件引導模式 ，顯示標準模式。

在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。



儲存檔案

按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉 SepLine 文件。



關閉視窗

當您必須管理一篇冗長的計畫，例如，書本、商業計畫或包含多個部分的主要報告，您可以利用Word主文件及子文件功能，好比將書籍建立成主文件，而章節視為子文件，雖然主文件包含所有子文件，但是您可以個別使用子文件，這對您與他人合作一個計畫時是很有幫助的。子文件會連結到主文件，在您將子文件合併回主文件後，您可以利用主文件建立文件的目錄、索引、交互參照及頁首頁尾。

欲建立主文件，您可以在 大綱模式 中建立大綱，利用大綱工具列指定大綱的標題及副標題，例如，您可以建立第一章、第二章及以後章節的標題，然後選取部分文件，再利用 大綱 工具列／ 建立子文件 鈕將主文件選取部分區分到子文件中。您也可以利用 大綱 工具列／ 插入子文件 鈕以新增文件到主文件做為它的子文件。

當您使用主文件及其子文件時，可以利用大綱工具列改變文件檢視方式，您可以按一下 大綱 工具列／ 摺疊子文件 鈕隱藏子文件目錄並顯示為超連結，這樣可讓您輕鬆瀏覽、編排並組織主文件。當您摺疊子文件時，可以按一下超連結以開啟子文件來編輯它，或者拖曳子文件標題來重新安排。如果您想要使用整個主文件，例如，檢查拼字，請按一下 展開子文件 鈕以顯示所有子文件內容。

高登園藝公司的園藝師想要建立堆肥研究計畫主文件，並且要求其他員工提供文件做為這一系列的子文件。

在本練習中，您將學習如何在大綱檢視下建立主文件、子文件，然後開啟並更改子文件。

1. 在 一般 工具列上，按一下 開啟舊檔 ，顯示 開啟舊檔 對話方塊。


開啟舊檔
2. 瀏覽至SBS資料夾／ Word資料夾／ CreatingNotes資料夾／ Master檔，開啟Master文件。
3. 按一下 大綱模式 ，Word切換到 大綱模式 並顯示 大綱 工具列，插入點會顯示在第一個標題的左邊。


大綱模式
4. 在 大綱 工具列上按一下 僅顯示第一行 ，每一段第一行顯示在大綱上。


僅顯示第一行
5. 按一下「為什麼要製作堆肥」標題旁的加號以選取標題及相關的文字。
6. 下拉到文件的結尾，按住Shift，然後按一下「高溫或低溫」標題旁的加號以選取所有標題之間的文字。
7. 在 大綱 工具列上，按一下 降階 ，上拉到文件頂端，然後按一下「為什麼要製作堆肥」標題的右邊，「高溫或低溫」標題標示為階層二標題，之後文字會跟著縮排。


降階

8. 上拉文件，按一下標題「為什麼要製作堆肥」旁的加號以選取標題及其相關文字。
9. 按一下 大綱 工具列／ 建立子文件 ，子文件圖示顯示在文件左邊界，選取文字圍繞一條淺色外框，標題變成主文件中的子文件。


建立子文件

10. 重覆步驟8、9，選取下列標題的每個加號：「什麼是堆肥」、「如何製作堆肥」、「高溫或低溫」。
11. 按一下 大綱 工具列／ 摺疊子文件 顯示訊息方塊，詢問您是否儲存主文件的變更。


摺疊子文件
12. 按一下 確定 。



摺疊子文件之Word文件


子文件顯示為超連結，每個超連結顯示子文件的路徑，預設路徑同主文件資料夾，子文件則依標題名稱命名。
13. 按住 Ctrl 然後按一下第一個超連結（相對於標題「為什麼要堆肥」），子文件在所屬文件視窗中開啟。
14. 下拉到文件底部，然後選取「黑金」（第五段結尾），按一下 格式 工具列／ 粗體 將文字格式化讓它更引人注目。


粗體
15. 按一下 一般 工具列／ 儲存 ，然後按一下 關閉視窗 儲存並關閉子文件。Word將儲存並關閉子文件，並顯示主文件。
16. 按一下 大綱 工具列／ 展開子目錄 ，所有子文件被合併回主文件。


展開子文件
17. 按一下 大綱 工具列／ 僅顯示第一行 ，所有的標題展開以下的文字內容，「為什麼要製作堆肥」標題的變更會反應到主文件中。


僅顯示第一行
18. 在 一般 工具列上，按一下 儲存檔案 儲存文件。
19. 按一下文件視窗上的 關閉視窗 關閉 Master 文件。


關閉視窗